Kjære PEP-deltakere, kunder, kolleger, venner og andre interesserte

Hva vil du gjøre med ytterligere 2 timer produktiv arbeidstid pr. uke?
Våre innsamlete nyttårsønsker fra alle våre PEPworld wide virksomheter har gitt oss denne samlingen på 16 forslag. Disse verdifulle tips for å kunne øke dine arbeidsteknikker og -metoder vil kunne gi deg akkurat det.

Bare logg deg inn her: www.pepww.com/blog  

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere det aller beste nyttår på lang tid.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

Vi får aldri mer tid, og jo flere tidsbesparende elektroniske hjelpemidler vi omgir oss med, desto flere aktiviteter setter vi i gang som krever svar, reaksjon og oppfølging og desto dårligere tid sies det at vi får.

Men hva er dårlig tid? Er det det motsatte av god tid? Og ville det i så fall være ønskelig å kvitte seg med disse hjelpemidlene? Antagelig ikke, men hvordan komme seg ut av den negative spiralen med dårlig tid?

Tiden er en begrenset ressurs, og de fleste av oss har lært at alt som ikke har ubegrenset tilgjengelighet skal settes pris på. Vi forlanger derfor maksimal avkastning per minutt.

Hvor lenge kan vi klare å leve med dette?

Den svenske professor og forfatter Bodil Jønsson skriver i sin bok: ”Tio tankar om tid”, at hun klarte å bytte ut livsløgnen om at hun hadde dårlig tid med den som går ut på at hun har god tid. ”Det er klokketiden vi jager etter. Den effektiviserer vi. Den stykker vi opp i smådeler. Og så kjøper vi teknikk for å spare tid. Alle disse bestrebelsene virker mot sin hensikt dersom man vil ha god, opplevd tid”, skriver Bodil Jønsson. ”En person som bruker tid på å planlegge og tenke fremfor å gjøre jobben sin, kan synes hensynsløs på kort sikt. På lang sikt kan dette være den eneste personen som faktisk gjør jobben sin. Tanker tar tid”, slår hun fast.

Men hva er tid? Benjamin Franklin uttalte at Tid er det som livet består av. I grunnen en ganske god beskrivelse, det er bare det at tiden hele livet har vi jo ikke – til enhver tid. En annen ting ved tiden som er interessant er at den er en av de få tingene i verden som er demokratisk fordelt, vi har alle fått tildelt 24 timer i døgnet fra fødselen av. Det virker kanskje bare ikke sånn, og det er vel fordi vi disponerer tiden forskjellig.

Det er tre dimensjoner på tid i: Fortid, Nåtid og Fremtid, og den franske matematiker og filosof Blaise Pascal som levde fra 1623 – 1662 og grunnla sannsynlighetsregningen sa:

Vi lever aldri i Nuet. Vi tar Fremtiden på forskudd,

Vi liksom skynder på den, Som om den drøyet med å komme.

Eller vi fortaper oss i Fortiden For å fastholde den Som om den fløy for fort.

Så tåpelige er vi, At vi flakker som forstyrret omkring

I tider da vi ikke har noe å bestille,

Uten å akte det minste På dette Nuet som alene er vårt!

Tidligere var problemet å skaffe seg informasjon. Nå er problemet å bli kvitt den for at vi skal få noe ut av livet. Vi filtrerer det vi kan, men det betyr at vi blir ganske overflatiske og glemmer, både det vi må huske og det vi med fordel kan kutte ut. Vi multitasker, som gjerne resulterer i dårlig kvalitet og utilfredshet og på denne måten utviskes tiden mellom arbeidstid og fritid.

Carpe Diem – Grip dagen. Lev nå! Men hva gjør vi for å få dette til? Tar vi en time-out av og til eller er vi ikke i stand til å betjene Off-bryteren på oss selv?

Av Randi Bough Holst, rådgiver i PEPworldwide Norge.

Den som bruker sin tid dårlig, er den første til å klage over at den er for knapp

                                                       Jean de la Bruyere, Fransk forfatter (1645-1696)

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

- Vi blir hva vi tenker ….. Da en gammel tante sa dette til meg da jeg var 10 – 12 år gammel fant jeg påstanden merkelig – jeg skjønte den vel ikke. Mange av oss glemmer at det er vi som tenker – at det faktisk er vi selv som produserer de tankene vi tenker og bestemmer hva vi skal tenke. Det å tenke blir så selvfølgelig at vi ikke tenker på å tenke.

Tankene blir avgjørende for hva vi føler og gjør. Negative tanker gir negative følelser og handlinger, og positive tanker gir selvfølgelig positive følelser og handlinger. Fordi det er jeg som tenker, er det også jeg som er ansvarlig for å forandre måten å tenke på. Vi velger altså selv hvilke tanker vi vil ha i hodet, selv om mange kommer automatisk på grunn av etablerte tankebaner vi har i hjernen. Når de negative automatiske tankene kommer, er det viktig å forandre dem slik at de blir positive. Utbyttet kan bli enormt.

Hvordan gjør du det?

1. Erkjenn at du av og til har for vane å tenke negativt.
2. Forstå at tankene blir til inne i deg.
3. Forstå at en negativ tanke begynte som en liten uskyldig tanke.

”Ikke alt vi erkjenner kan endres, men ingenting kan endres før vi har erkjent det” sa den amerikanske forfatteren James Baldwin.

Det virker som om enkelte mennesker er født optimister, men mange flere av oss har lært å være optimister. Vi måtte tenke annerledes for å føle oss bedre. Mange oppfatter det å være optimist som å tro at det nok kommer til å gå bra – tross alt. Jeg trodde også det inntil jeg oppdaget at det som er viktig for å være en livslang optimist, er å venne meg til å se muligheter – tross alt. Dette er stor forskjell i måten å tenke på. Den første oppfatningen er ganske passiv – går det så går det. Den andre er aktiv – jeg kan påvirke livet mitt.

- Dette får meg til å tenke på George Bernhard Shaw som uttalte: ”Folk skylder alltid på at omstendighetene har gjort dem til det de er. De som kommer seg frem her i verden, er de som setter i gang og leter etter de omstendighetene de vil ha, og hvis de ikke finner dem, lager de dem.”

Dette er mennesker som tar initiativ og gjør noe med en situasjon de ikke liker eller trives med. Mange av oss er utilfreds med ett eller annet, men gjør ingenting med situasjonen. Noen kaller det kos med misnøye.

- Hvis vi tenker oss at vi gir løfter om hva vi skal bruke tiden til, så kan disse deles i to: Ytre løfter som vi gir til andre – og indre løfter, som vi gir til oss selv. Hvilke løfter det er lettest å holde? Dessverre de ytre løftene. Jeg sier dessverre, for altfor mange mennesker driver rovdrift på seg selv ved sjelden å ta hensyn til kroppens signaler og egne behov. Om vi ikke holder løftene til oss selv, gir det ingen skyldfølelse, ingen dårlig samvittighet og da er det jo ikke så farlig. Eller…..? Jeg mener det er på tide å tenke mer på oss selv og egne behov – først når disse er ivaretatt er vi i stand til å hjelpe andre!

Av Randi Bough Holst, rådgiver i PEPworldwide Norge.

Henry Ford: Enten du sier at du klarer det eller ikke klarer det, har du helt rett.

Fra PEPww’s program for Mer Effekt av Møter (MEM)

 Møter med mye maktkamp virker ofte dobbelt så lange som den tiden man faktisk har brukt i selve møtet.

 Om maktmøter varer i en time så vil vi påstå at det fortsetter minst en time til.

 Effektivitet i møter

 -      Man lurer med en gang på hvordan nettopp jeg kommer til å bli påvirket og hvor mye jeg kan våge å si uten at det slår tilbake osv. I etterkant av et maktmøte prater ofte deltakerne med hverandre om hva som egentlig skjedde på møtet, hva dette betyr og hvorfor det ble slik. Her ligger det et stort skjult tidsforbruk, men langt viktigere – mye frustrasjon.

 -      Å bare utøve makt over mennesker innebærer blant annet at man minsker deres intellektuelle kapasitet. Mye av kreftene og energien går med til å bekjempe makten. Skal mennesker fungere bra må de tenke selvstendig og helst delta aktivt om enighet skal oppnås og beslutningene skal bli satt ut i livet. De må ha en forståelse av hvorfor, og akseptere dette både intellektuelt og følelsesmessig. Det hele handler om å frigjøre energien i riktig retning.

 Effektivitet også mellom møtene

Med en viss teknikk kan man effektivisere selve møtene, men det er enda viktigere å skape den riktige kommunikasjonssituasjonen i gruppen som møtes. Så kan man gjennomføre møter som deltakerne på samme tid finner både inspirerende og effektive.

-      Sammen må dere se på hvordan gruppen fungerer i dag. Deretter må alle deltakerne gi uttrykk for hvordan de ønsker at gruppen skal fungere. Så må dere i fellesskap legge premisser som alle er enige om å holde seg til.

-      Det handler om en prosess som få gå over tid. Når dere har gjennomført forandringen vinner dere ikke bare tid, men også styrke i selve gjennomføringen. Mer Effekt av Møter (MEM), vil hjelpe dere i å styrke denne prosessen. Deltakerne går ikke ut fra et møte bare som en budbringer, men også som bærer av ideene bak beslutningen. De vil selv være med på å ta godt underbygde beslutninger, og får dermed et sterkere eierforhold, engasjement og større vilje til gjennomføring. Dette er uhyre viktig.  

 Møteteknikk, møtekultur og møtedisiplin

-      Mange bedrifter og avdelinger tror at de har et felles språk, men altfor ofte har vi ulike tolkninger og vurderinger av de samme ordene. Våre rådgivere som jobber med MEM-programmet er derfor nøye med å la gruppen i fellesskap definere begrepenes betydninger allerede fra starten av prosessen.

 -      Møtedisiplin handler om hvordan vi for fellesskapets beste følger de regler og normer som vi er blitt enige om i møteteknikk og møtekultur. Det betyr altså at gruppen må ha skapt kulturen og man må kunne teknikken, dvs. hvilke regler som gjelder eller skal kjennetegne dere, når vi begynner å snakke om møtedisiplin.

 Et eksempel apropos møtekultur: Noen uttrykker i positive ordelag at det er høyt under taket på møtene deres. I den sammen gruppen sier andre at man ikke snakker sammen i det hele tatt. Kanskje er det høyt under taket på andres bekostning? Lykke til med å forbedre dine møter!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Harvard Business Review –skribentene Tony Schwartz og David Allen intervjuet om temaet ”How to get more done!”

A complete guide to making yourself – and your team – more productive

Disse to guruene er vel kjente for sine bøker, foredrag, webinarer og store tilhengerskarer. De tar for seg temaet personlig produktivitet og effektivitet fra to forskjellige vinkler som begge er viktige for forståelsen av hvordan vi bedre kan utnytte vår ressurser.

Tony Schwartz har fokus på det mentale landskapet og hvordan vi dyrker dette for best mulig avkastning. David Allens utgangspunkt er på det mer praktiske plan – hvordan vi strukturerer våre tanker og planer for en best mulig avkastning på vårt investerte engasjement. Dette gjelder både i jobb og privat sammenheng.

Med dette anbefaler vi et dypdykk i temaet ”Hvordan få mer gjort!”

Dette opptar jo de fleste av oss. Her er lenken til artikkelen:

http://hbr.org/2011/05/being-more-productive/ar/1 

Lykke til.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Vi i PEPworldwide Norge er stolte av å bli invitert til en prekvalifisering for leveranser av vårt program for personlig effektivitet PEP – Gjør det nå! til Shell internasjonalt. Vi er representert i over 30 land verden over.

Videre er vi svært stolte over å kunne legge frem dokumenterte resultater som viser at 113 deltakere fra forskjellige lokasjoner har oppnådd en gjennomsnitlig gevinst i tid på hele 1,82 timer pr dag eller 9,2 timer pr. uke.

Ved denne anledning ønsker vi å fremheve de av våre rådgivere som har jobbet med Shell i Norge: Hanne Kristine Lyssand i Stavanger, Torill Neset og Frede Jakhelln i Trondheim. Disse tre rådgiverene har til sammen over 20 års erfaring med å hjelpe ansatte på alle nivåer til å få en bedre arbeidssituasjon. Vi gratulerer dem med dette svært gode resultatet så langt og ønsker dem lykke til med prekvalifiseringen.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

I Aftensposten 8. juni 1999 fant vi denne beskjedne artikkelen:

IT kan svekke produktiviteten. Allerede den gang var e-post blitt et voksende problem! 38 prosent av de britiske kontorarbeiderne som ble spurt svarte at ”IT-meldingene” forstyrret dem i arbeidet. E-post var allerede da blitt et voksende problem. 200 meldinger daglig var ikke uvanlig viser undersøkelsen. Artikkelen poengterer videre nødvendigheten av å beherske teknologien! Dette var i 1999.

For et par dager siden skrev VG om Frankrikes nest største bedrift, Atos Origin, som skal avvikle sin bruk av intern e-post i løpet av 3 år. Og begrunnelsen er i følge VG at

”Vi produserer data på en massiv skala, noe som forurenser vårt arbeidsmiljø og trenger seg inn i våre private liv.” Dette sier Atos Origin-direktør Thierry Breton i en pressemelding. Hvem blir først ut i Norge til å få sitt merkenavn i historiebøkene?

Les hele artikkelen og finn tips til smartere jobbing med e-post her.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Fra vår kollega Bary Sherman i California har vi mottatt denne samlingen av nyttårsønsker / løfter fra hele den industialiserte verden:

WORK IMPROVEMENT TIPS FOR THE OFFICE?

 Fallbrook, December 23, 2010 –  It’s that time to resolve to start to work smarter-not harder, to get more of the right things done in less time, and to do all this with less stress from wherever you are.

 Our work, where we spend so much time, is a place often overlooked in the tradition of New Year’s Resolutions.  Continuing a tradition, PEPworldwide-USA., a partner in the global consortium that developed the PEP Program and the White Collar Productivity Index (WPI), has asked its clients and associates around the world “What’s on your list of tips that have improved your TIME MANAGEMENT SKILLS”    

 PEPworldwide’s 2011 TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS are:

   1.  Do not multi task – you will waste time and get less accomplished.

  2.  No scroll bar in the email “In-Box” at the end of the day.

  3.  Silence your cell mobile device when in meetings or in open space.  

  4.  Get your mental and physical space organized to save time and energy.  

  5.  Schedule time on your electronic calendar to do your own work.

  6.  Turn off the visual and audio email alerts on your computer.  

  7.  Process your email on a schedule rather than checking it constantly.    

  8.  Schedule time, before you leave, to handle backlogs when you return from vacation.

  9.  Do the “Worst Things First” and reduce procrastinate.  

10.  Treat your Calendar like a map and check often what is coming up ahead.

11.  Populate your calendar with every predictable event that will take your time.

12.  Use “Instant Massaging” only when you need an instant reply.

13.  Put the “big rocks” in your calendar first, fit in other things as you can.

14.  Enable, if available, “delete from your handheld & computer” on your mobile device.

15.  Have your Outlook open to calendar first, not email, to see what your day is like.
                   

According to Lynn Sherman, President of PEPworldwide-USA, “There are many things people can do to improve their effectiveness and reduce stress from wherever they work.  It’s mostly a matter of changing personal habits. These TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011 are simple in nature, but you have to stick with them until they become common routines and everyday habits. Changing behavior is what it takes, and these proven, common-sense tips will help people improve their personal effectiveness and productivity.”

          For helpful tips and proven methods to help improve any of the TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011 contact:  johan@pep.no

PEPworldwide clients include such prominent organizations as Astra Zeneca, Ernst & Young, Harris Bank, HP, Kraft Foods, NCR, Toyota and Wrigley.  

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Fra historien husker vi sitatet fra Blaise Pascal, (fransk matematiker og filosof) på 1700 tallet:

”Vi lever aldri i nuet, vi fortaper oss i fortiden som om den fløy for fort eller vi tar fremtiden på forskudd som om den drøyet med å komme. Så tåpelige er vi at vi flakker som forstyrret omkring i tider da vi ikke har noe å bestille, uten å akte det minste på dette nuet som alene er vårt.”

Det er mange år siden IBT avdekket det faktum at deltakere i våre programmer for personlig effektivitet (PEP-Gjør det nå!) hadde vanskelig for å arbeide med oppgaver som krever konsentrasjon i arbeidstiden. Årsakene til dette har vi erfart opp gjennom tiden er mange. La meg belyse noen av hovedpunktene i utviklingen som i dag er rammebetingelsene for vår arbeidssituasjon.

Jeg skal ikke befatte meg med IBM’s kulehodemaskin med rettetast men gå rett løs på den elektroniske tekstbehandler som lagret teksten elektronisk, inntil du ba den skrive ut på et papir det du hadde skrevet. Deretter kommer de personlige datamaskinene på løpende bånd i stadig mindre og mindre utgaver. Samtidig forsvinner sekretærer og forværelsesbetjeningen. (de kan også være menn). Alle skal på PC-kurs (enten du vill eller ikke). Det neste store fremskrittet er den bærbare telefonen (som for meg veide 10 kg) og den kostet kr. 25.000 i 1987. Deretter følger åpne kontorlandskap. Dette tiltaket var motivert ut fra kunnskapen om at ca 35% av alle ansatte var aldri tilstede. Så la oss bygge om og fjerne veggene, spare husleie, øke kommunikasjonen, redusere møtene fordi vi blir raskere oppdatert i åpne landskap. Vi fjerner sentralbordet,  veggfaste telefoner og callingssystemer og alle får mobiltelefoner med innlagt e-post, LinkedIn, Facebook og ellers alt hva snurrige utviklere har skaffet oss av duppeditter……

Og nå kommer jeg til poenget eller hjertesukket: Hele denne utviklingen som beskrevet ovenfor har bare tatt 30 – 40 år. Vår kropps fysiologi og funksjoner har ikke utviklet seg tilsvarende for å møte omgivelsenes krav til omstilling. De elementer av endringer jeg har kort beskrevet ovenfor kan beskrives slik: Våre muligheter til å konsentrere oss om en klar tanke av gangen er vesentlig redusert. Forskere hevder at vi blir avbrutt mellom 200 og 300 ganger i løpet av en arbeidsdag. Og etter hvert avbrudd tar det betydelig tid, ja mange minutter avhengig av oppgavenes kompleksitet, å komme tilbake til det mentale modus man var i da avbruddet skjedde.

Nylig deltok flere av oss på et webinar (foredrag på internett med bilder og publikum over hele verden) gjennomført av Tony Schwartz [tony@theenergyproject.com]. Hans fokus var på: Hvordan bekjempe vår distraksjon eller sagt på en annen måte Hvordan redusere alle våre avbrudd slik at produksjonen av resultater øker. Her er noen konkrete forslag som også støttes av Tony Schwartz:

1. Planlegg Møter med deg selv. Sett av tid til denne type jobbing i kalenderen slik at du signaliserer at du ”er i møte”.
2. Slå av alle varsler om at du har ny e-post.
3. Slå av telefonen og sørg for at du har en informativ telefonsvarer.
4. Multitasking (e-postvarsler, SMS’er, høyrøstet samtale i nærheten, mobilsamtaler etc) gjør noe med vårt nervesystem.
5. Kroppen vår er fysiologisk maskin. Den jobber kontinuerlig i intervaller av ca 90 minutter, både under søvn og våken tilstand. Du skal derfor også ha fokus på nødvendigheten av å ta pauser hver 1,5 timer. Dette vil både du og kroppen din tjene på. Og du blir trolig mer effektiv og det kan jo også dine omgivelser sette pris på!

Følger du ideen om bedre oppgaveplanlegging og bruk av teknikken ”Møte med meg selv” på viktige og krevende oppgaver, kan vi love deg en gevinst med vesentlig større sannsynlighet enn Viking Lotto. Lykke til!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Fortsatt er norske aviser, og for så vidt forskere fra alle verdenshjørner, opptatt av fenomenet som tar kvelertaket på mange ansatte hver eneste dag.  Dette er situasjonen:

Får du altfor mange e-poster i løpet av dagen? Popper de opp med hornmusikk og fanfarer når du minst av alt ønsker det fordi du må konsentrere deg om en vrien oppgave? Har du altfor få mapper å legge e-postene i, og når du har lagt en e-post i en mappe finner du den aldri igjen fordi mappenavnet er helt antikvarisk og gått ut på dato?

Nikker du gjenkjennende til noe av dette er du i samme båt som mange av de menneskene som IBT og PEPworldwide har jobbet med i 25 år. E-posten som skulle være et hjelpemiddel og forenkle arbeidssituasjonen på grunn av sin raske mulighet for kommunikasjon mellom mennesker, viser seg å ha en betydelig negativ innvirkning fordi den er blitt en alvorlig stressfaktor for mange mennesker. Vi lar oss rive med i et betydelig høyere tempo. Vi svarer på e-post, sms’er og andre sosiale medier i et stadig høyere tempo, når som helst og hvor som helst inntil vi møter veggen og må ta en “time out”.

Som konsulenter og rådgivere har vi sett denne utviklingen på nært hold. Vi mener det er på høy tid at arbeidslivet finner metoder til å ta den langsomme tiden tilbake. Vi må sette foten ned, etablere noen enkle spilleregler og en gjensidig respekt for at det går an å sette grenser og utvikle spilleregler som gjør at vi kan leve med disse verktøyene. Vi må kunne gi beskjed om hvordan vi bruker e-post og jobber med den på en strukturert måte. Den generelle oppfatningen om at e-post er en åpen linje til alle døgnets tider må ikke være regelen men unntaket fordi noe brenner! Vi må tørre å kommunisere til omgivelsene hvordan vi tar ansvaret for å gjøre jobben vår. Og det er dette som er det vanskeligste: Nemlig å gjøre noe på en annen måte enn før.

Husk dette lille diktet:
Hvis du alltid gjør det du alltid har gjort – Vil du alltid få det du alltid har fått!

Her følger noen gjennomprøvde råd til deg som har lest så langt:
* Bruk litt tid på å etablere en mappestruktur som gjenspeiler dine ansvarsområder og evt. dine hovedansvarsoppgaver. På denne måten vil du alltid ha en mappe å legge (arkivere) e-posten i. Få e-posten ut av Inn-boksen. En e-post som er tatt hånd om, lest og / eller besvart, skal ikke lenger ligge i Inn-boksen. Er den arkivverdig så skal den sendte e-posten arkiveres.
* Be om å bli strøket fra adresselister som gir deg unødvendig informasjon.
* Lag en regel for e-poster du ikke ønsker å se.
* Gjør det til en vane å planlegge aktiviteter basert på e-post innspill.
* Unngå å skrive ut
* Unngå å sende e-post med mange i Til-feltet hvis du skal ha noe gjort.   
   Benytt bare de som skal ta “action” i Til-feltet. Resten på kopi.
* Bruk blindkopi hvis du skal sende til mange, på den måten avdekker du  
    ikke e-postadresser som kan misbrukes.
* Bruk Delete-knappen flittig.

Hvis du er i tvil om du kan gjennomføre disse til dels rabiate tiltak for å bedre din personlige arbeidssituasjon så husk følgende:
Du er ansatt for å gjøre jobben din etter ditt beste skjønn. Valget er ditt, men Gjør det nå!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst