5 trender for en god post-Korona arbeidsplass

Trender på arbeidsplassen post-Covid

Trender på arbeidsplassen post-Covid

Er vi enige om at de siste 12 måneder har vært en real prøvelse? Korona har endret måten vi lever og måten vi jobber på – uten tvil. Vi har lært å jobbe både på avstand og fleksibelt. Mange har fått masse erfaring med hjemmeskole, hjemmebarnehage og mer eller mindre permanent hjemmekontor. Mange har også opplevd på å bli satt i karantene, alle har vi opplevd å måtte leve mer isolert enn vi har ønsket. MEN, nå nærmer vi oss endelig avslutningen på pandemien (vi håper så inderlig på det), så hvilke deler av vårt arbeidsliv vil forandre seg i 2021 og hva vil forbli?

Hvilke trender på arbeidsplassen utfordrer oss som ledere? Hvilke trender kan støtte eller hindre våre teams fra å skape resultater, og hvilke verktøy kan vi gi dem for at de skal trives på fremtidens arbeidsplass? Hvilke strategier kan vi anvende for å sikre effektiv ledelse? Vi deler de mest åpenbare trender på arbeidsplassen for 2021 og hva de kan bety for vår produktivitet.

  1. Hybride arbeidsplasser er fremtiden

Selv når det en gang blir helt trygt å vende tilbake til kontoret, vil mange stille spørsmål rundt verdien av å møte opp på kontoret hver dag? Etter et år med å jobbe hjemmefra, må arbeidsgiverne stille opp med noen gode grunner for å komme inn igjen til kontoret – det kan være de mulighetene de fysiske tilrettelagte lokalene gir for å knytte sosiale bånd og samarbeid med gode kollegaer. For å imøtekomme behovet for bedre face-to-face interaksjon kan det være nødvendig å ommøblere litt på kontoret. Arbeidsplassen skal være et fleksibelt sted der vi som medarbeidere kan møtes for å samarbeide eller bare samles for felles utvikling.

Mange vil ønske å bevare muligheten til en blanding av å jobbe på kontoret og å jobbe hjemme, basert på hva slags type arbeidsoppgaver som er planlagt. Hybride arbeidsplasser byr på helt spesielle utfordringer for lederne, som må stille tydelige og klare forventninger og bygge en støttende teamkultur. Medarbeidere kan også ha bruk for å lære mer om hvordan jobbe effektivt som en del av et hybrid team, og herunder hvordan man holder motivasjonen oppe.

  1. Å jobbe 8-16 er så 2020…

2020 har gjort det ganske klart at vi ikke trenger å jobbe 8-16 for å nå resultater. Mange har nytt godt av fleksibiliteten ved å kunne styre sin egen arbeidstid – og nå er det ingen vei tilbake. Noen selskaper har helt droppet 8-16 arbeidsdagen. Andre har tydelig meldt fra om at de vil tilby permanente løsninger for hjemmekontor. Vi tror på at organisasjoner som tilbyr deres medarbeidere fleksibilitet vil bli mer attraktive for fremtidens talenter.

For å være i stand til å lede et fleksibelt team på en effektiv måte er det nødvendig med høy grad av autonomi, klar og tydelig kommunikasjon og at det ledes mot et større mål.

  1. Desentralisert arbeidsstyrke

På sikt kan den gode erfaringer med å jobbe borte fra kontoret åpne opp for at medarbeidere benytter muligheten til å flytte ut av sentrumskjernen for å heller bosette seg i forsteder. En desentralisert arbeidsstyrke gir noen klare fordeler for arbeidsgiver slik som lavere husleie i sentrum og tilgang på flere dyktige hoder ved ansettelser. For arbeidstaker er fordelene åpenbart mer bolig for pengene og å slippe å pendle inn til sentrum.

For å imøtekomme medarbeideres behov for fysisk arbeidsplass, har noen selskaper begynt å desentralisere kontorene og tilby såkalt hub and spoke-kontor (et fysisk redusert sentrum-hovedkontor omgitt av lokale satelittkontor). Hvis virksomhetene gjør det rett kan en desentralisert fysisk arbeidsplass både sikre en effektiv samhandling og fokusert arbeidstid og samtidig sikre at produktiviteten er høy.

  1. Fokus på medarbeidertrivsel

Selv om hjemmekontor har mange fordeler, er det også utfordringer. Det kan være riktig vanskelig å sette grenser mellom arbeid og fritid (familieliv), og for en del tar arbeidet alt for mye plass i livet. Risikoen for utbrenthet har ført til at flere arbeidsgivere nå fokuserer mer på medarbeidernes trivsel med hjelp til å oppnå den best mulige fysiske hjemmekontor-arbeidsplassen og å tilby verktøy som kan være til hjelp for medarbeideres mentale helse. Begge områder har hatt et betydelig oppsving den siste tiden, og selskaper kan investere i «corporate licenses» for både mindfulness og fysiske treningsapper for å sikre den mentale balansen og forebygge muskel og-skjelettskader.

Ledere har de seneste 12 måneder hatt rikelig med anledninger til å vise medarbeidere omtanke og oppmerksomhet, og medarbeidere som føler seg sett og passet på, er mer tilbøyelige til å kjenne seg glade, motiverte og produktive.

  1. Upskilling og omskolering…

Pandemien har påvirket noen bransjer mer enn andre, men stort sett har alle bransjer hatt behov for å ta noen skikkelige klyv mot den digitale omstillingen. Mange bedrifter ble tvunget til å raskt omstille arbeidsstyrken for å kunne tilby nye digitale kontaktløse servicetilbud for å holde seg relevante og attraktive. Men upskilling er ikke bare blitt mer nødvendig, det er også med på beholde talenter og fremme den interne mobilitet. Fremtidens ledere skal støtte deres team etter hvert som behovene for nye kvalifikasjoner og omskolering oppstår.

Det er blitt sagt at forandring er det eneste som er konstant – og de kommende måneder vil helt sikkert by på sin andel av både utfordringer og muligheter. Som ledere kan vi slå an en positiv tone og støtte våre teams til å få mest mulig ut av å være en del av en arbeidsplass i utvikling.

Vi hjelper medarbeidere og ledere på alle typer arbeidsplasser – og har gjort det i mer enn 35 år. Så vi er vant med å møte forandringer og elsker å hjelpe til og se at de lykkes.

 

Kommuniser og vær det gode forbilde som leder

Lev som du lærer, kommuniser klart og vær det gode forbildet

Lev som du lærer, kommuniser klart og vær det gode forbildet

Godt nyttår! Er du kommet godt i gang fra start? Fint, men trolig er dette også en gunstig tid for å kikke litt innover og kanskje gjøre noen justeringer på et par ting som en travel leder kan komme til å glemme 

I kjølvannet av årsskiftet og de mange Covid-19 utfordringer som vi står overfor, er mange virksomheters verdierkulturerspilleregler og prioriteringer blitt satt på prøveÉn ting er nå å oppdatere visjoner og verdisettnoe helt annet er det å skulle kommunisere budskapet på en god teFor når alt kommer til alt, er ikke en agrunnstenene for vellykket lederskap å få andre til å etterleve det vi selv prediker? Selv om en av klodens mest mektige ledere har strevd med nettopp dette og (la oss være ærlige, også med mye annet), så er vi vel selv riktig så gode på dette. 

Eller er vi? For selv om vi med stor sikkerheikke når det samme høye nivå av hykleri, som en nå avgående amerikansk president (og han satte lista høyt), så vil et raskt lite reality check nok allikevel avsløre, at det er rom for forbedringer i vår egen kommunikasjonVi har derfor tenkt, at  vil være et godt tidspunkt å se til ledelsesområdet og se på tre viktige områder der det kan være vanskelig å leve som vi lærer. 

1. Visjon 

Det sier seg selv, at en virksomhets visjon fremstår krystallklar for alle i ledelsen. Spørsmålet er bare, og det skal man som ledelse vurdere, om den samme klarhet er å finne hos medarbeiderne ute i de ytterste deler av organisasjonenFremstår visjonen like så klart her, eller blir det litullent? Husk, at hver eneste medarbeider må forstå sin egen rolle i å drive virksomheten fremover 

Ta for eksempel den velkjente historie om president John F. Kennedys møte med en vaktmester i NASAs hovedkvarter under en omvisning i 1961. Historien går som følger at da Kennedy spurte vaktmesteren, som moppet gulvet, hva han gjorde hos NASA, svarte han: “Jeg hjelper til med å sende en mann til månen”. Og så retter vi blikket mot deg: Hvis du skulle se tingene gjennom den samme filteret, hva skulle du ønske at en medarbeider hos dere vil svare på det samme spørsmålet? 

2. Kommunikasjon 

Det er vel ikke å ta for hardt i å si at alle har vært nødt til at rydde litt opp i hvordan vi kommuniserer på under Korona-krisen. Det er bra! Fortsett med det. Unngå å falle tilbake til det tidligere nivået, når de daglige rutiner på et tidspunkt vender tilbaktil normalenVi tror for øvrig mer på at vi lander på en helt ny normal. Tenk kritisk tilbake på den måten du har kommunisert  nylig – både de små og store ting. Har du opplevd, at noen kommer tilbake til deg for å få avklart noe? Hvis ja, så vurder hvordan du kunne formidlet budskapet bare litt tydeligere, litt enklere til det bedre. Trolig kan du svare ja, så husk på dette til neste gang. 

3. Anerkjennelse / Ros 

Som i: Gi anerkjennelse, når det er på sin plass. Nå vet vi godt, at dyktige ledere naturligvis har full kontroll gjennom ”performance reviews” og andre formelle måter at anerkjenne resultater på. Vårt budskap er bare, at når hverdagens kaos på kontoret begynner å ta over igjen, så må du ikke glemme hvor motiverende det kan være for medarbeidere med en enkel muntlig eller skriftlig påskjønnelse for deres innsats. Undervurder aldri viktigheten av en spontan kommentar som “Den håndterte du veldig bra” eller “Flott innsats med det prosjektet (anstreng deg for å være konkret). Hvor mange har du hørt klage over å få for mye ros for deres innsats? 

Vi kjenner alle til disse banale forutsetninger for en vellykket ledelse. Men vi er også kun mennesker. Så selv om det er utenkelig, at vi roter det til på samme te, som en nylig avgått president når det kommer til kommunikasjon, så er det forståelig, at vi også av og til kan vakle litt, når det kommer til stykket 

Så bruk et øyeblikk på å reflektere over våre vennlige påminnelser. Likeså lett som det er å glemme dem, er det å heldigvis å gjøre noe med det. Begynn i dag! Og det er nettopp det gode ledere gjør. 

Klar for juleferie uten stress? PEPs overlevelsesguide

Ta noen enkle grep  og oppnå mindre stress i ferien

Ta noen enkle grep og oppnå mindre stress i ferien

Så er vi her ved slutten av året – et år som har blitt alt annerledes enn det vanlige og forventede. Og med forventninger videre om at julen neppe blir som vanlig heller. Men én fin tradisjon skal vi sørge for i år også, å dele våre nyttigste råd og tips for å hjelpe deg til å runde av året med god samvittighet og mindre stress – og starte det nye året med oppladede batterier og god energi.

Med kun en snau uke igjen til jul føler du kanskje at det er mer stress og travelt enn at julestemningen har begynt å sige inn, men fortvil ikke. Vi har samlet noen få enkle rydde- og planleggingstips for å sikre at du ikke bare kommer deg ut av (gjemme)kontoret til jul, men at du forlater det med mindre stress, bedre oversikt og god kontroll på dine oppgaver for 2021.

Og vi vet at du sikkert er supertravel, så i god PEP-ånd har vi prioritert. Nedenfor finner du det vi og våre deltakere mener er de tre viktigste ting vi kan krysse av på, innen julemiddagen skal serveres.

Planlegg!

På denne tiden av året dukker nye deadlines opp raskere enn julegaveønsker på ønskelisten til en 5-åring. Så om du ikke har gjort det alt, er det nå du skal sette av og planlegge tid til de mest kritiske oppgavene som har frister før jul. Og hold på fokuset i din arbeidsflyt – for dette er virkelig tiden for nye distraksjoner. Husk at det du må oppnå ikke nødvendigvis er det samme som det du har lyst til å gjøre. Prokrastinering er ikke din venn, og på denne tiden av året kan det være ekstra problematisk.

Rydd opp!

Tiden frem til jul er alltid en god tid for å ta en liten opprydning – og vi tenker ikke da bare på kaffekopper og julekort fra i fjor. Vær brutal med dine mailer og filer; arkiver og slett så mye som mulig. Rydd for all del på din fysiske arbeidsplass også, men prioriter å rydde i dine mailer som din viktigste prioritet. Det ryddige (og rene) skrivebordet er sikkert fint, men det hjelper ikke på ditt stressnivå om du kommer tilbake fra ferien til en full og uoversiktlig innboks.

Forbered deg!

Det kan være vanskelig i dag å se forbi julen, men du kommer til å bli så glad og takknemlig for at du gjorde det når du kommer tilbake fra ferien til mindre kaos og til mer oversikt. Så se fremover og bestem deg for hvilke forberedelser du må gjøre innen julen senker seg. Spør deg selv om du har alt under kontroll for de to første ukene når du er tilbake. Hva trenger du av tid de første to ukene etter ferien? Gjør du en innsats for å planlegge dette nå, vil du kunne minimere – om ikke helt eliminere – den ulmende følelsen av jobbstress i ferien din.

Og vær så god, det var vår lille overlevelsesguide for denne ganske merkelige tiden av året vi går i møte. Er den enkel? Yepp. Er den Rett frem? Helt klart. Noen unnskyldninger? Nææh. Så bare begynn. Uansett hva du får til jul, kan ingenting måle seg med å avslutte året med lavere stress, og starte opp igjen det nye og begivenhetsrike nye 2021 med mer oversikt og mer kontroll.

6 tips til best flyt borte fra kontoret

Hender det at du tar en dag på hjemmekontor, eller kanskje du planlegger å jobbe fra hytta noen dager neste uke? For mange er det starten på vinterferie nå, en del skal reise bort, og samtidig har mange forpliktelser på kontoret. Fleksibelt og fritt sier noen, vrien balanse sier andre. Uansett om du skal ha ferie med litt jobb innimellom, eller om du skal jobbe borte fra kontoret, har

PEP New Zealand laget en kort liten liste med 5 tips til hvordan du kan få best flyt og produktivitet når du skal jobbe borte fra kontoret

Vi har også lagt til ett 6. tips og det er kanskje det viktigste og vanskeligste. Har du familie rundt deg, er det bedre og forklare at mamma eller pappa har noe jobb som må gjøres og at det vil ta f.eks to timer. Da gir du en tydelig beskjed om at du er opptatt, og du legger samtidig en tidsforpliktelse på deg selv, om at om to timer så må jeg også være ferdig. Unngå å ha ett øye på familien og ett øye på jobben/mailen, det gjør verken godt for deg eller for din familie. Bestem deg for hva du skal gjøre og sørg for å ha så god tilstedeværelse som mulig i det du driver med. Kommuniser med de rundt deg. Lykke til, og ha en god uke.

5 tips til hvordan du kan få best flyt og produktivitet når du skal jobbe borte fra kontoret

Hvordan få best flyt og produktivitet borte fra kontoret

Hvordan få best flyt og produktivitet borte fra kontoret

Hvordan går det med nyttårsforsettene?

Hadde du en god start på årets nyttårsforsetter, men så ble det tyngre enn du hadde tenkt? Det er mange årsaker til at vi ikke alltid får til det vi hadde planlagt; uforutsette ting har en tendens til å nettopp dukke opp uforutsett – og hasteoppgaver, hastemøter og brannslukking eller en god omgang influensa, som selvfølgelig aldri passer, kan lett sette oss ut av spill. I dag er det 343 dager igjen av året, og jeg tenker at da har du minst 343 nye muligheter til å få realisert de gode tankene du hadde for 2018. Klikker du videre vil du få 4 helt konkrete tips som kanskje kan hjelpe deg på veien til en bedre utgave av deg selv. Lykke til og Godt Nytt År!

4 konkrete tips til å nå nyttårsforsettene

4 konkrete tips til å nå nyttårsforsettene

Konkrete triks for å takle tilgjengelighet i ferien

Forhåpentlig begynner du nå å bli klar for litt ferie. Du har kontroll og oversikt på alle oppgaver, kunder, kollegaer og prosjekter. Men hvordan har du tenkt å håndtere den stadig økende grad av, eller krav til din tilgjengelighet? Hvordan avvikles ferien på ditt kontor lokalt? Hva med de andre kontorene? Hva du avtaler i forkant av ferien for hvor tilgjengelig du skal være, kan i stor grad påvirke hvordan du kan nyte dager med familien foran peisen på hytta eller i skisporet der du farer avgårde, kilometer etter kilometer. Kanskje skal du til sydligere strøk og få kjenne varmen på kroppen…

Så da er det vel bare å se frem til første feriedag. Nå er det en ting som gjelder. Få unna mest mulig oppgaver som du har drøyd i det lengste med å gjennomføre, for nå er det straks ferie, og da skal du ikke bare ha gjort unna oppgaver og prosjekter, du skal også rydde pulten og innboksen, slik at du også er mest mulig klar til å starte på igjen når det nye året er her.

Ferien er her – ny tilgjengelighet

Så kommer dagen, den første dagen i ferien – ah, så deilig! Så kommer kanskje kriblingen, du vet du ikke burde men, du kjenner det i den hånda du pleier å ha smarttelefonen din i… Hvor langt inn i den etterlengtede første feriedagen går du før du begynner å gjøre slik du pleier å gjøre? Godt innarbeidede vaner vet sjelden forskjell på om du har ferie eller om du er på jobb. I hvert fall den første uken. Det er vel derfor også mange hevder at første uken brukes ofte til å komme i feriemodus, andre uken nytes ferien, og den tredje – da begynner vi mentalt å forberede oss på at vi skal starte på jobb igjen. Det er jo heller ikke så rart at det for mange er slik, teknologien som har hjulpet oss til økt tilgjengelighet, har vi også med oss på ferien, eller hva? Og mailikonet på telefonen lyser plutselig rødt, riktignok ganske diskre, men du legger allikevel godt merke til det. Og du legger også merke til at nå står det ikke lenger 7, men 28. 28 nye mail! Og du er bare på den første feriedagen! En del synes dette med jobbmail på ferie er en stressfaktor. Forventer jobben, kollegaene og kundene at du følger med? Forventer de at du svarer? Forventer familien din at du nå endelig er til stede med dem,  for dem? At du faktisk kan være med på å gjøre familieferieting uten at du har smarttelefonen i den ene hånden?

Tilgjengelighet – en kjent utfordring

Vi møter denne problemstillingen stadig vekk hos våre kunder. Vårt beste råd er å sjekke av med din leder hva han eller hun forventer av deg i ferien. Tro det eller ei, men mange ledere vi jobber med ønsker at deres medarbeidere kommer raskt inn i feriemodus, nyter ferien til det siste, og møter opp igjen på kontoret med fulladete batterier og masse gode opplevelser. De vet at dette er sunt, og at det forebygger utbrenthet. Mange ledere legger også opp til at det skal være mulig å få til. De engasjerer ferievikarer, sørger for at det er ferieoverlapping, eller sikrer på andre måter at kjernefunksjonen på avdelingen blir ivaretatt. På den annen side forventer de ofte også at ferierende kollegaer er tilgjengelig på telefon. Ja, det var det jeg visste tenker du kanskje nå, la meg forklare. Dette er nemlig en meget god ting. Avtaler dere forventningene rundt dette før ferien, betyr det nemlig at kontoret kan få tak i deg på tlf eller helst via sms, og gi deg beskjed om at de trenger en (forhåpentlig) kort prat med deg. Så kan du finne et tidspunkt som passer for deg å ringe de tilbake. Har du i tillegg en klar og tydelig fraværsassistent (se blogg 7 mailtips), kan du faktisk unngå å slite ut tommelfingeren på innboksen din, og nyte ferien med visshet om at: om det er behov for deg, så kan du vente en telefon eller en sms om det.

Må ha tilgjengelighet – hvordan?

Har du derimot ingen ferievikar, eller av andre årsaker har en slik jobb at du må være på og følge med, er det et par enkle ting du kan gjøre:

  • Avklar med din leder og familie, at det faktisk er slik (er du sikker på at det er sant at det må være sånn?)
  • Bli enige om at nå tar jeg en “tur innom jobben”, og så gjør du det og ikke noe annet
  • “Vær på jobben” i et avtalt tidsrom, 30 min eller en time, alt ettersom det som behøves, informer de rundt deg om hvor lenge du “er borte”
  • Unngå å sjekke mail innimellom hver gang du tenker at du får en mulighet til det når ingen ser deg. Det skaper bare ubehageligheter og dårlig samvittighet for familiemedlemmer og dårlig samvittighet for de åpnede og halvleste mailene som venter på et svar fra deg. Og helt ærlig, vil du ikke egentlig heller være tilstede i juleselskapet?

PEPworldwide ønsker dine kollegaer, din familie og deg en riktig god og fredelig julefeiring.

Er huskelister gammeldags?

De mest anvendte huskelister eller sjekklister vi kjenner er de som flybesetningen gjennomgår før hver eneste ”takeoff”. Og hvorfor gjør de nå det? De har jo sikkert gjort de samme grepene mange hundre ganger. Er huskelister blitt gammeldags? Tror vi at vi er blitt flinkere til å huske nå enn tidligere?

Forklaringen er ganske enkel: Hjernen er en dårlig notatblokk! Den er ikke til å stole på når det gjelder å huske ting eller gjenskape tanker og informasjon ”på kommando” eller når vi trenger informasjonen. I følge George Miller og hans banebrytende forskning på 1950-tallet  fremgår det at hjernen i beste fall kan huske inntil syv forskjellige ting eller saker i vårt såkalte arbeidsminne samtidig, +/- 2. Derfor går jeg og mange med meg ofte for å handle på butikken med huskelister nettopp fordi det er så lett å glemme alt jeg skal kjøpe. Nå som det går mot jul, er det flere ting å huske på, og det gjør det jo ekstra vanskelig å huske alt, for det er jo jul bare en gang i året.

Her kommer poenget. Hvorfor ikke gjenbruke disse huskelistene ved neste anledning av samme type? De aller fleste av oss reiser en del og det betyr forberedelser, pakking av bagasje, huske forskjellige rutiner og håndgrep som å slå av strykejernet (klassiker hvis man driver med den slags), stoppe aviser, låse terrassedøren, “pass – penger – pilletter” osv.

Som julekvelden på gubben

I forbindelse med julen er det tusen ting som man skal huske å gjøre og huskelister skrives igjen og igjen og igjen. Julen kommer jo tilbake hvert år! Hvorfor ikke bruke listene om igjen som sjekklister som stadig blir bedre? Noen elementer faller bort og nye kommer til. Julekortlister, (sorteringskriterium i Outlook for øvrig), presanglister, bestillingslister i butikker etc. Her kommer gevinsten: Vi trenger ikke tenke de samme tankene hvert eneste år, med fare for å glemme noe! Og juleforberedelsene er mye mer kontrollerte og med et lavere stressnivå.

Og hva med alle oppskriftene på julemat og kaker som bare benyttes en gang i året? Hvorfor ikke samle huskelister og sjekklister, juleoppskrifter, lister over julekortmottakere og annen julerelatert informasjon i en perm under mottoet alt på ett sted og gjennfinnbart?

Lister kan med enkelhet også deles med andre. Test ut Wunderlist appen, helt ypperlig!

På internett fant vi denne lille filmsnutten som så tydelig beskriver ideene våre, som er gjennomprøvd i mange år. Smarte juleforberedelser

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine en riktig god førjulstid.

7 gode mailtips før ferien i år

14 dager igjen til ferien? Da er det på tide å ta noen grep med våre mailtips, så du er mest mulig klar når tiden er inne, unngå å dra med deg masse jobb inn i ferien.

Det er  snart ferie, hva kan du gjøre for i størst mulig grad unngå å havne i mailfella i ferien? Her kommer 7 gode e-post tips om hvordan du gjør deg klar for litt “time out” og 6 gode råd om hvordan du kommer raskt i gang igjen. Les våre tips til hvordan du kan unngå mailfella gjennom god planlegging og litt forberedelser.

Begynn å trappe ned til feriestart allerede nå:

  1. Avtal hvem som skal overta dine oppgaver i ferien
  2. Skriv en tydelig fraværsassistent i mailen, den bør inneholde:
    • Dato for når du er tilbake etter ferien
    • Navn, mailadresse og telefonnummer til din stedfortreder
    • Beskriv hva avsender kan forvente seg av deg når du har ferie. “Mail blir lest innimellom”, eller “Ikke forvent svar fra meg”. Er du skikkelig modig og ønsker minst mulig arbeid ila og etter ferien er avsluttet, skriver du: “Send din mail på nytt til meg etter ferien dersom du ønsker at jeg fortsatt skal håndtere den”
    • Be avsender ta kontakt med deg på sms eller mobil, dersom det ikke kan vente til du er tilbake
  3. Sett opp automatikken i fraværsassistenten i din mail riktig:
    • Sett start- og sluttdato og aktiver NÅ
    • La mottaker kun få en feriemelding
    • Påse at det gjelder for både interne i egen organisasjon og for de utenfor din organisasjon
  4. Se over innboks, dine pågående saker, oppgavelister og kalenderen
  5. Gå kritisk gjennom oppgavelisten din. Gjør en realistisk vurdering og dobbeltsjekk dine prioriteringer og aktualitet for pågående saker. Prioriter hvilke oppgaver som er viktigst og som du må få unna før ferien
  6. Sett av konkrete tidsrom i kalenderen til å gjøre de viktigste oppgavene, som “møte med deg selv”. Prioriter strengt disse avtalene fremfor andre møter den siste uken før feriestart
  7. Prøv å unngå møter siste uke før ferien, så du har mulighet til å få unna de høyest prioriterte oppgaver og kan ta ferie med god følelse av kontroll

Dagen før feriestart:

  1. Se over din kalender og egen oppgaveliste
    • Sett ny startdato for ikke-avsluttede oppgaver til etter ferien
    • Bruker du flagging av mailer eller kontakter? Sjekk om de fortsatt er aktuelle, og sett eventuelt ny dato
  2. Legg inn tydelig fraværsmelding, gjerne også på mobilsvar. Sjekk at den virker slik du ønsker: når er du tilbake fra ferie? Hvor kan folk henvende seg mens du er på ferie? Har du en backup på kontoret?
  3. Hvilke saker/personer er viktige nok til at du skal prioritere de i ferien?
  4. Sett av tid i kalenderen din til “møte med deg selv” noen timer de første dagene etter ferien for å få mulighet til å skaffe deg oversikt og komme i gang med oppgaveløsning. Sett disse møtene med deg selv som opptatt i kalenderen, så dine kolleger ser at du er opptatt og ikke kaller deg inn til andre møter
  5. Vurder å ta med deg en liten notisbok, eller gjør deg kjent med et noteringsverktøy på din smartphone for gode jobbideer som kan dukke opp når du minst venter det :).
  6. Slå av Push mail. Du har fortsatt tilgang til e-post, men det er lettere å bestemme selv om du vil laste den ned
Oliventre og utsikt, sol og sommer nytes med god samvittighet for jobben med våre mailtips

6 gode råd om hva du kan gjøre for å håndtere din mail smart i ferien

Første dag etter ferien:

  1. Bruk den tiden du allerede har satt av i kalenderen til å gjenoppta oversikten og komme i gang
  2. Se over innboksen i mailen, begynn med det nyeste og håndter viktige saker og møteinnkallinger fra siste uke
  3. Beslutt hva du må gjøre nå, hva du må planlegge og hva du kan delegere. Deleger nå det som kan delegeres. Viktige, større oppgaver må du planlegge nå, sett påminnelse i kalender eller oppgaveliste/task manager når du skal ta fatt på dem
  4. Lag en mappe som heter “Rydd –feriemail 2015″ og flytt alt som er kommet i innboksen i ferien over til denne mappen, unntatt de nyeste sakene som du vil starte å jobbe med. Se raskt over innholdet for å ha oversikt. En annen dag kan du eventuelt sette av tid til å gå mer nøye gjennom denne mappen og flytte/arkivere e-poster til andre mapper hvis du har behov for det
  5. Når du nå har en relativt oversiktlig innboks går du i gang med å arbeide med de nyeste sakene som du må få unna så snart som mulig
  6. Sjekk ut om oppgaver mottatt i ferien fortsatt er aktuelle og planlegg når du skal løse dem

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine kolleger en riktig God Sommer!

 

VÅR OPPMERKSOMHET ER KONKURRANSEUTSATT!

En situasjon som ikke bare henspeiler på det nylig avholdte verdensmesterskapet i sjakk.

Tony Schwartz er en meget benyttet konsulent og rådgiver for store internasjonale selskaper. Han arbeider med å utvikle vår forståelse for forholdet til eget energibruk. Dette vil  bidra til at vi bedre vil kunne oppfylle kravene til oss selv i både arbeid og fritid.

Daniel Goleman, forfatter og filosof, har nylig kommet ut med boken: Focus: The hidden driver of excellence.

Det er umulig ikke å bli engasjert når disse to erfarne og innsiktsfulle personene setter seg ned og deler av sin kunnskap med oss på områder som konsentrasjonsevne, tilstedeværelse og hjernetrim.

Vårt oppmerksomhetssenter i hjernen er i den senere tid blitt gjenstand for betydelig hjerneforskning. Årsaken til dette er den teknologiske utvikling av produkter og tjenester som har som formål å få eller ta (stjele) vår oppmerksomhet.

Hjernen er en muskel og den må og kan trenes. Barn som vokser opp i dag er gjenstand for flere distraksjoner enn noen gang. Og disse distraksjoner skaper en avhengighet. F.eks. hvis mobilen må på verksted, internett går ned eller vi opplever andre former for «isolasjon», slår det oss hvor avhengige vi er blitt av disse hjelpemidlene. Før i tiden var konsentrasjon en selvfølge. I dag må vi trene oss opp til å oppnå konsentrasjon.

På vår egen “hjemmefront” omtalte Aftenposten denne uken det åpne kontorlandskap i forbindelse med innflyttingen i Gjensidiges nye hovedkontor i Oslo.  Og kommentarene fra leserne lot ikke vente på seg.

Og med kontorlokaler med mye støy og hyppige avbrytelser fordyper vi oss i å besvare e-post og andre mindre krevende oppgaver inntil lokalene er mer eller mindre tomme for støy og avbrytelser. Men da er også vårt energinivå på sitt laveste og vi utsetter krevende oppgaver til i morgen.  Ikke rart ting tar tid……

Du kan se og høre hele intervjuet her: Se hele intervjuet

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst, Redaktør