Konkrete triks for å takle tilgjengelighet i ferien

Forhåpentlig begynner du nå å bli klar for litt ferie. Du har kontroll og oversikt på alle oppgaver, kunder, kollegaer og prosjekter. Men hvordan har du tenkt å håndtere den stadig økende grad av, eller krav til din tilgjengelighet? Hvordan avvikles ferien på ditt kontor lokalt? Hva med de andre kontorene? Hva du avtaler i forkant av ferien for hvor tilgjengelig du skal være, kan i stor grad påvirke hvordan du kan nyte dager med familien foran peisen på hytta eller i skisporet der du farer avgårde, kilometer etter kilometer. Kanskje skal du til sydligere strøk og få kjenne varmen på kroppen…

Så da er det vel bare å se frem til første feriedag. Nå er det en ting som gjelder. Få unna mest mulig oppgaver som du har drøyd i det lengste med å gjennomføre, for nå er det straks ferie, og da skal du ikke bare ha gjort unna oppgaver og prosjekter, du skal også rydde pulten og innboksen, slik at du også er mest mulig klar til å starte på igjen når det nye året er her.

Ferien er her – ny tilgjengelighet

Så kommer dagen, den første dagen i ferien – ah, så deilig! Så kommer kanskje kriblingen, du vet du ikke burde men, du kjenner det i den hånda du pleier å ha smarttelefonen din i… Hvor langt inn i den etterlengtede første feriedagen går du før du begynner å gjøre slik du pleier å gjøre? Godt innarbeidede vaner vet sjelden forskjell på om du har ferie eller om du er på jobb. I hvert fall den første uken. Det er vel derfor også mange hevder at første uken brukes ofte til å komme i feriemodus, andre uken nytes ferien, og den tredje – da begynner vi mentalt å forberede oss på at vi skal starte på jobb igjen. Det er jo heller ikke så rart at det for mange er slik, teknologien som har hjulpet oss til økt tilgjengelighet, har vi også med oss på ferien, eller hva? Og mailikonet på telefonen lyser plutselig rødt, riktignok ganske diskre, men du legger allikevel godt merke til det. Og du legger også merke til at nå står det ikke lenger 7, men 28. 28 nye mail! Og du er bare på den første feriedagen! En del synes dette med jobbmail på ferie er en stressfaktor. Forventer jobben, kollegaene og kundene at du følger med? Forventer de at du svarer? Forventer familien din at du nå endelig er til stede med dem,  for dem? At du faktisk kan være med på å gjøre familieferieting uten at du har smarttelefonen i den ene hånden?

Tilgjengelighet – en kjent utfordring

Vi møter denne problemstillingen stadig vekk hos våre kunder. Vårt beste råd er å sjekke av med din leder hva han eller hun forventer av deg i ferien. Tro det eller ei, men mange ledere vi jobber med ønsker at deres medarbeidere kommer raskt inn i feriemodus, nyter ferien til det siste, og møter opp igjen på kontoret med fulladete batterier og masse gode opplevelser. De vet at dette er sunt, og at det forebygger utbrenthet. Mange ledere legger også opp til at det skal være mulig å få til. De engasjerer ferievikarer, sørger for at det er ferieoverlapping, eller sikrer på andre måter at kjernefunksjonen på avdelingen blir ivaretatt. På den annen side forventer de ofte også at ferierende kollegaer er tilgjengelig på telefon. Ja, det var det jeg visste tenker du kanskje nå, la meg forklare. Dette er nemlig en meget god ting. Avtaler dere forventningene rundt dette før ferien, betyr det nemlig at kontoret kan få tak i deg på tlf eller helst via sms, og gi deg beskjed om at de trenger en (forhåpentlig) kort prat med deg. Så kan du finne et tidspunkt som passer for deg å ringe de tilbake. Har du i tillegg en klar og tydelig fraværsassistent (se blogg 7 mailtips), kan du faktisk unngå å slite ut tommelfingeren på innboksen din, og nyte ferien med visshet om at: om det er behov for deg, så kan du vente en telefon eller en sms om det.

Må ha tilgjengelighet – hvordan?

Har du derimot ingen ferievikar, eller av andre årsaker har en slik jobb at du må være på og følge med, er det et par enkle ting du kan gjøre:

  • Avklar med din leder og familie, at det faktisk er slik (er du sikker på at det er sant at det må være sånn?)
  • Bli enige om at nå tar jeg en “tur innom jobben”, og så gjør du det og ikke noe annet
  • “Vær på jobben” i et avtalt tidsrom, 30 min eller en time, alt ettersom det som behøves, informer de rundt deg om hvor lenge du “er borte”
  • Unngå å sjekke mail innimellom hver gang du tenker at du får en mulighet til det når ingen ser deg. Det skaper bare ubehageligheter og dårlig samvittighet for familiemedlemmer og dårlig samvittighet for de åpnede og halvleste mailene som venter på et svar fra deg. Og helt ærlig, vil du ikke egentlig heller være tilstede i juleselskapet?

PEPworldwide ønsker dine kollegaer, din familie og deg en riktig god og fredelig julefeiring.

Er huskelister gammeldags?

De mest anvendte huskelister eller sjekklister vi kjenner er de som flybesetningen gjennomgår før hver eneste ”takeoff”. Og hvorfor gjør de nå det? De har jo sikkert gjort de samme grepene mange hundre ganger. Er huskelister blitt gammeldags? Tror vi at vi er blitt flinkere til å huske nå enn tidligere?

Forklaringen er ganske enkel: Hjernen er en dårlig notatblokk! Den er ikke til å stole på når det gjelder å huske ting eller gjenskape tanker og informasjon ”på kommando” eller når vi trenger informasjonen. I følge George Miller og hans banebrytende forskning på 1950-tallet  fremgår det at hjernen i beste fall kan huske inntil syv forskjellige ting eller saker i vårt såkalte arbeidsminne samtidig, +/- 2. Derfor går jeg og mange med meg ofte for å handle på butikken med huskelister nettopp fordi det er så lett å glemme alt jeg skal kjøpe. Nå som det går mot jul, er det flere ting å huske på, og det gjør det jo ekstra vanskelig å huske alt, for det er jo jul bare en gang i året.

Her kommer poenget. Hvorfor ikke gjenbruke disse huskelistene ved neste anledning av samme type? De aller fleste av oss reiser en del og det betyr forberedelser, pakking av bagasje, huske forskjellige rutiner og håndgrep som å slå av strykejernet (klassiker hvis man driver med den slags), stoppe aviser, låse terrassedøren, “pass – penger – pilletter” osv.

Som julekvelden på gubben

I forbindelse med julen er det tusen ting som man skal huske å gjøre og huskelister skrives igjen og igjen og igjen. Julen kommer jo tilbake hvert år! Hvorfor ikke bruke listene om igjen som sjekklister som stadig blir bedre? Noen elementer faller bort og nye kommer til. Julekortlister, (sorteringskriterium i Outlook for øvrig), presanglister, bestillingslister i butikker etc. Her kommer gevinsten: Vi trenger ikke tenke de samme tankene hvert eneste år, med fare for å glemme noe! Og juleforberedelsene er mye mer kontrollerte og med et lavere stressnivå.

Og hva med alle oppskriftene på julemat og kaker som bare benyttes en gang i året? Hvorfor ikke samle huskelister og sjekklister, juleoppskrifter, lister over julekortmottakere og annen julerelatert informasjon i en perm under mottoet alt på ett sted og gjennfinnbart?

Lister kan med enkelhet også deles med andre. Test ut Wunderlist appen, helt ypperlig!

På internett fant vi denne lille filmsnutten som så tydelig beskriver ideene våre, som er gjennomprøvd i mange år. Smarte juleforberedelser

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine en riktig god førjulstid.

7 gode mailtips før ferien i år

14 dager igjen til ferien? Da er det på tide å ta noen grep med våre mailtips, så du er mest mulig klar når tiden er inne, unngå å dra med deg masse jobb inn i ferien.

Det er  snart ferie, hva kan du gjøre for i størst mulig grad unngå å havne i mailfella i ferien? Her kommer 7 gode e-post tips om hvordan du gjør deg klar for litt “time out” og 6 gode råd om hvordan du kommer raskt i gang igjen. Les våre tips til hvordan du kan unngå mailfella gjennom god planlegging og litt forberedelser.

Begynn å trappe ned til feriestart allerede nå:

  1. Avtal hvem som skal overta dine oppgaver i ferien
  2. Skriv en tydelig fraværsassistent i mailen, den bør inneholde:
    • Dato for når du er tilbake etter ferien
    • Navn, mailadresse og telefonnummer til din stedfortreder
    • Beskriv hva avsender kan forvente seg av deg når du har ferie. “Mail blir lest innimellom”, eller “Ikke forvent svar fra meg”. Er du skikkelig modig og ønsker minst mulig arbeid ila og etter ferien er avsluttet, skriver du: “Send din mail på nytt til meg etter ferien dersom du ønsker at jeg fortsatt skal håndtere den”
    • Be avsender ta kontakt med deg på sms eller mobil, dersom det ikke kan vente til du er tilbake
  3. Sett opp automatikken i fraværsassistenten i din mail riktig:
    • Sett start- og sluttdato og aktiver NÅ
    • La mottaker kun få en feriemelding
    • Påse at det gjelder for både interne i egen organisasjon og for de utenfor din organisasjon
  4. Se over innboks, dine pågående saker, oppgavelister og kalenderen
  5. Gå kritisk gjennom oppgavelisten din. Gjør en realistisk vurdering og dobbeltsjekk dine prioriteringer og aktualitet for pågående saker. Prioriter hvilke oppgaver som er viktigst og som du må få unna før ferien
  6. Sett av konkrete tidsrom i kalenderen til å gjøre de viktigste oppgavene, som “møte med deg selv”. Prioriter strengt disse avtalene fremfor andre møter den siste uken før feriestart
  7. Prøv å unngå møter siste uke før ferien, så du har mulighet til å få unna de høyest prioriterte oppgaver og kan ta ferie med god følelse av kontroll

Dagen før feriestart:

  1. Se over din kalender og egen oppgaveliste
    • Sett ny startdato for ikke-avsluttede oppgaver til etter ferien
    • Bruker du flagging av mailer eller kontakter? Sjekk om de fortsatt er aktuelle, og sett eventuelt ny dato
  2. Legg inn tydelig fraværsmelding, gjerne også på mobilsvar. Sjekk at den virker slik du ønsker: når er du tilbake fra ferie? Hvor kan folk henvende seg mens du er på ferie? Har du en backup på kontoret?
  3. Hvilke saker/personer er viktige nok til at du skal prioritere de i ferien?
  4. Sett av tid i kalenderen din til “møte med deg selv” noen timer de første dagene etter ferien for å få mulighet til å skaffe deg oversikt og komme i gang med oppgaveløsning. Sett disse møtene med deg selv som opptatt i kalenderen, så dine kolleger ser at du er opptatt og ikke kaller deg inn til andre møter
  5. Vurder å ta med deg en liten notisbok, eller gjør deg kjent med et noteringsverktøy på din smartphone for gode jobbideer som kan dukke opp når du minst venter det :).
  6. Slå av Push mail. Du har fortsatt tilgang til e-post, men det er lettere å bestemme selv om du vil laste den ned
Oliventre og utsikt, sol og sommer nytes med god samvittighet for jobben med våre mailtips

6 gode råd om hva du kan gjøre for å håndtere din mail smart i ferien

Første dag etter ferien:

  1. Bruk den tiden du allerede har satt av i kalenderen til å gjenoppta oversikten og komme i gang
  2. Se over innboksen i mailen, begynn med det nyeste og håndter viktige saker og møteinnkallinger fra siste uke
  3. Beslutt hva du må gjøre nå, hva du må planlegge og hva du kan delegere. Deleger nå det som kan delegeres. Viktige, større oppgaver må du planlegge nå, sett påminnelse i kalender eller oppgaveliste/task manager når du skal ta fatt på dem
  4. Lag en mappe som heter “Rydd –feriemail 2015″ og flytt alt som er kommet i innboksen i ferien over til denne mappen, unntatt de nyeste sakene som du vil starte å jobbe med. Se raskt over innholdet for å ha oversikt. En annen dag kan du eventuelt sette av tid til å gå mer nøye gjennom denne mappen og flytte/arkivere e-poster til andre mapper hvis du har behov for det
  5. Når du nå har en relativt oversiktlig innboks går du i gang med å arbeide med de nyeste sakene som du må få unna så snart som mulig
  6. Sjekk ut om oppgaver mottatt i ferien fortsatt er aktuelle og planlegg når du skal løse dem

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine kolleger en riktig God Sommer!

 

VÅR OPPMERKSOMHET ER KONKURRANSEUTSATT!

En situasjon som ikke bare henspeiler på det nylig avholdte verdensmesterskapet i sjakk.

Tony Schwartz er en meget benyttet konsulent og rådgiver for store internasjonale selskaper. Han arbeider med å utvikle vår forståelse for forholdet til eget energibruk. Dette vil  bidra til at vi bedre vil kunne oppfylle kravene til oss selv i både arbeid og fritid.

Daniel Goleman, forfatter og filosof, har nylig kommet ut med boken: Focus: The hidden driver of excellence.

Det er umulig ikke å bli engasjert når disse to erfarne og innsiktsfulle personene setter seg ned og deler av sin kunnskap med oss på områder som konsentrasjonsevne, tilstedeværelse og hjernetrim.

Vårt oppmerksomhetssenter i hjernen er i den senere tid blitt gjenstand for betydelig hjerneforskning. Årsaken til dette er den teknologiske utvikling av produkter og tjenester som har som formål å få eller ta (stjele) vår oppmerksomhet.

Hjernen er en muskel og den må og kan trenes. Barn som vokser opp i dag er gjenstand for flere distraksjoner enn noen gang. Og disse distraksjoner skaper en avhengighet. F.eks. hvis mobilen må på verksted, internett går ned eller vi opplever andre former for «isolasjon», slår det oss hvor avhengige vi er blitt av disse hjelpemidlene. Før i tiden var konsentrasjon en selvfølge. I dag må vi trene oss opp til å oppnå konsentrasjon.

På vår egen “hjemmefront” omtalte Aftenposten denne uken det åpne kontorlandskap i forbindelse med innflyttingen i Gjensidiges nye hovedkontor i Oslo.  Og kommentarene fra leserne lot ikke vente på seg.

Og med kontorlokaler med mye støy og hyppige avbrytelser fordyper vi oss i å besvare e-post og andre mindre krevende oppgaver inntil lokalene er mer eller mindre tomme for støy og avbrytelser. Men da er også vårt energinivå på sitt laveste og vi utsetter krevende oppgaver til i morgen.  Ikke rart ting tar tid……

Du kan se og høre hele intervjuet her: Se hele intervjuet

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst, Redaktør

 

Halvtidsteoremet – fortsatt en problemstilling?

Jeg kom over begrepet “halvtidsteoremet” i et annonsebilag fra Projectplace for en tid tilbake.  I artikkelen heter det at ” Et menneske som er satt til en oppgave er alltid mindre effektiv i arbeidsøktens første halvdel“. Mine erfaringer tilsier at dette langt på vei er riktig.

Ved oppstart av en oppgave har vi jo som regel romslig tid til gjennomføringen, med mindre det er en brannsituasjon, og i så tilfelle slipper vi selvsagt alt vi har i hendene. Og fordi vi har så mange andre oppgaver som for lengst har begynt å haste, legger vi den nye oppgaven “på vent”. Så på det tidspunktet vi går ordentlig i gang med oppgaven avdekker vi alle uklarheter, komplikasjoner, relasjoner og faglige utfordringer som forårsaker at tidspresset øker og snarveier velges. Kvaliteten på resultatet blir oftere dårlig og tidsfrister opprinnelig avtalt oversittes.

E24 har satt teoremet inn i et forklarende perspektiv av unnskyldninger og “hvite” løgner. For å gjøre våre lesere bedre i stand til å forstå situasjoner som oppstår som følge av  teoremet, er dette interessant lesning. Og her er  Halvtidsteoremet

“Motgiften” må være bedre ferdigheter i å planlegge arbeidsoppgavene, legge disse planene inn i et kalendersystem og beholde oversikten over fremdrift i oppgaven, bl.a. ved hjelp av milepeler, sjekklister og handlingsplaner.

Lykke til!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst

Avbrudd i arbeidet: Løsninger

Vi ser hva avbrudd fører til av frustrasjoner og stress hos de menneskene vi trener i PEP ®-programmet , og at nesten alle, uten unntak , har et problem med det.

1. Det er flere måter du kan takle dette på: Du kan forbedre ditt rykte på jobb ved å :

- I det øyeblikket du hører eller husker noe som må gjøres, noter det ned! Psykologer sier at vårt korttidsminne varer ikke lenger enn 20 sekunder. Videre vet vi at de fleste av oss ikke kan huske mer enn 7-8 elementer på en gang, så det beste alternativet er å skrive ned alt som bør gjøres i det øyeblikket du tenker eller hører om det.

- Etabler deg med en grunnleggende planleggingsprosess. En liste over ting som skal gjøres er ikke nok. Du må også bestemme NÅR det skal gjøres. Noter tidsfrister i kalenderen med påminnelser om den valgte Startdato og ikke din Forfallsdato. “Blokker” av tid for de viktigste aktiviteter skal alltid være reservert i kalenderen. En gang i uken skal du vurdere hva som må gjøres i neste uke og planlegge tid til det. Gjør dette og jeg garanterer at du vil ha mindre avbrudd.

2 . Unngå å jobbe med “flere ting på en gang”: – Slå av e-postvarsling og ikke ta ny e-post mer enn 2-3 ganger om dagen.

Effektivitetstips:

* Begynn alltid dagen med en planlagt oppgave av høy verdi. Ikke start med din egen epost.

*Det er tider når du ikke kan og ikke bør svare telefonen. Det er praktisk når den som ringer får informasjon av din mobilsvar når du er tilgjengelig.

* Når du er den som ringer og blir konfrontert med en talepost bør du legge igjen følgende informasjon: navn, emne og når du er tilgjengelig for en retursamtale og til hvilket nummer det skal ringes hvis det er forskjellig fra det du ringer fra.

3 . Skap en kultur med respekt for hverandre: – Hvis du ønsker å påvirke eller endre miljøet må du alltid begynne med deg selv. Forutsatt en proaktiv tenkemåte kan du da bestemme deg for å utvide din egen sirkel av innflytelse til å gjelde arbeidsmiljøet, inkludert de du jobber med. Du gjør dette ved å respektere dine kollegaers rett til uforstyrret arbeid. – For folk som du rutinemessig trenger å samhandle med, sett av tid i kalenderen, såkalt “batching” som betyr å jobbe med likeartete oppgaver i sammenheng.

4 . En arbeidsplass uten avbrudd: – Å kunne jobbe i et miljø der du kan konsentrere deg og gjøre fremskritt med viktige oppgaver  er avgjørende. De fleste kontormiljøer er ikke utformet for å bidra til dette. Dessverre! Forslag:

- Arbeid en dag i uken hjemmefra er vanligvis en god løsning, selvfølgelig er dette avhengig av ditt hjemmemiljø.

- Stillerom for konsentrasjon fungerer godt så lenge det det er ment for respekteres av andre, noe som betyr at når du bruker det skal ingen komme og banke på døren for å stille et spørsmål.

- Hvis du blir lett distrahert skal du arrangere arbeidsplassen din slik at du ikke ser dører eller ut av vinduer.

5 . Ingen plass til deg uten unødvendige avbrudd: Hvis du ikke kan jobbe hjemmefra, eller det ikke er stillerom der du kan arbeide. Eller er din arbeidsplass i et åpent kontorlandskap hvor folk kommer og går hele tiden, og hvor du hører kolleger snakke i telefonen og du blir lett distrahert. Det er umulig å konsentrere seg, og det er virkelig frustrerende.

En løsning kan være å skaffe deg iPod eller en mp3-spiller sammen med noen støyreduserende hodetelefoner. Laste ned noe passende musikk (spa-musikk er bra) eller klassisk musikk, eller hvis du ikke liker klassisk musikk, velg annen musikk, uten tekster og med 60 slag i minuttet, og du er i business . Det vil ta noen minutter for deg å nå Alpha tilstanden i kropp og hode, en sinnstilstand hvor du kan fokusere, assimilere og arbeide med informasjon enkelt og effektivt. Du bør bruker dette i perioder utover dagen, ikke hele dagen gjennom. – Jeg vet at dette virker. Jeg bruker rutinemessig denne teknikken selv, og jeg skrev denne bloggen i akkurat et slikt et travelt miljø som jeg beskriver ovenfor!

Eric Magnusson PEPworldwide – Europe
Johan Chr. Holst, PEPworldwide Norway, Redaktør.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

Problem: Interruptions

One of the most common frustrations voiced by the participants in our PEP® Program are the continuous interruptions in their working environment making it difficult for them to concentrate.

Not all interruptions are bad. A client calling to place an order is a desirable interrupt and a social interaction with a colleague after you have been looking at the computer screen for the past couple of hours is often welcome.

This Blog is about those interruptions we would rather not have. The most common sources are:

  1. Colleagues with a question
  2. The telephone
  3. Ambient noise
  4. The “beep’ announcing that an email has arrived

There can also be a separate category of interruptions stemming from the reputation you have created in relation to those you work with. There are colleagues to whom you can send a request or delegate an action and it disappears into a black hole never to be seen or heard of again and there are colleagues who you trust will do what you have asked them to do correctly and on time without further follow up. Poor work organization and poor planning are a major cause of interruptions resulting in frustration and stress.

From our PEP® Efficiency Survey database where our PEP® Program participants give their input, we have been able to conclude that interruptions have a remarkable impact on our stress level. Through the cross tabulation of the input from several thousand PEP® Program participants we can actually measure how much stress is caused by a specific amount of interruptions.

In 1924 the EEG apparatus was invented and used by Scientists to measure brainwaves. They have defined four levels of brainwaves with specific characteristics:

  1. BETA: these are our most powerful brainwaves active in reasoning, discussions and activities in the outside world.
  2. ALPHA: this is a pleasant and relaxed state ideal for learning, absorbing and understanding information. You have a high level of concentration and focus. This can also be described as being in your FLOW.
  3. THETA: a state of deep relaxation between waking and sleeping.
  4. DELTA: a state of sleep and unconsciousness.

We are interested in the state of ALPHA. This is where you are mentally most productive.

Now here you are at your desk, in your FLOW, working on that very important report that has got to be finished today, when Peter walks up to your desk and asks “have you got 2 minutes?” It’s never 2 minutes and when Peter leaves half an hour later you pick up that report again and look at it.

How many minutes are needed until your concentration and focus have returned? Most people will say 3 or 4 minutes and yes, you have once again started reading it but you are not yet in your ALPHA state, not in your FLOW.

It will take you 15 to 20 minutes to get back to that state of concentration!

But in today’s normal working environment we can expect to be interrupted every 3.5 to 7 minutes the whole day through. So how can we ever get any productive work done?

See our Blog next week for the solution.

Eric Magnusson PEPworldwide

Johan Chr. Holst, PEPworldwide Norway, Redaktør.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

«Vi lever i et ulykkelig ekteskap med internett»

Hvor mange andre enn Agnes Ravatn, journalist i Dagbladet og forfatter, går med de samme tankene om sitt ulykkelige ekteskap med internett?

Som bedriftsleder, rådgiver og kursleder innen “faget” Personlig Effektivitet med over 30 års erfaring, har jeg sett hvordan dette “fenomenet” internett (inkluderende alle sosiale samfunn og andre tidsfordrivende fasiliteter man bare må være med på) stjeler vår oppmerksomhet fra det vi hadde tenkt å være oppmerksom mot.

Agnes formulerer seg i denne artikkelen på en fascinerende og engasjerende måte som leseren bare må ta stilling til. Det skal bli spennende å se (og å høre) om andre ekteskap som lider samme skjebne.

Artikkelen finner du: Her:

Johan Chr. Holst, Redaktør

Solution: Clean space = An organized mind

You can start  your own personal revolution with a simple change such as arranging desk paper into project files, a working file (active projects you are currently working on) as well as a quick access file for files/documents you use often, directories, references etc. This can make a huge difference if you can learn to recognise the items  you need now vs those you use less often vs the dust-collectors for disposal/filing – it’s simple implementation from there.

It does also take some time and effort to make the change and for many, a step away from bad habits borne of an often misplaced sense of urgency (we’ll look more at this next month).

A real change necessitates the establishment of new, positive habits and behaviours along with a personal pledge to never just dump papers on your desk; to never just download a file to your desktop. You’ll minimise the need to tidy up because things will be in their place from the outset. Not to mention the time that you’ll save searching for things, that can be used on more important activities.

PEPworldwide’s Person Efficiency Programme recommends a “Do it Now (if it will take you less than 10 minutes) or Decide Now” approach to personal management which can affect not only the free space on your desk and PC, but your productivity and efficiency.

How does it work? If you’re not going to address the issue right this minute, then decide exactly what you are going to do with it.  Develop it (take it to the next level), diarise it in your Outlook, designate it to your task list, delegate it, do it routinely (for example, checklists or invoices you can regulate), deposit/file it, dump/delete it or get help if you need more information.  These guidelines can help cut down your desk paper and email inbox, if applied consistently – while helping you apply priorities to tasks, building personal organisation and thus, efficiency.

Apart from decreasing stress levels and encouraging a bit more organisation, what exactly are the efficiency and productivity gains from making things a bit more ‘zen’? Let’s say you have an Executive who grosses $60,000 per year. That translates into about 50 cents per minute. Think of the precious time spent going through work ‘stuff’ to get to the real work – a loss of, say, 30 minutes each day. In a year, the time wasted will cost your company about $3,000 in lost productivity. This adds up across multiple employees too. So, consider, how much time and money are you wasting looking for this or reprinting that (because your last copy is ‘somewhere’ on the desk).

To add to the bottom line, chances are it’s not just you shaking your head every time you see your cluttered and messy workspace. It seems your colleagues and even your boss will be judging you also. In fact, a 2012 US study of 1,000 workers by Adecco suggests employees will look on someone more negatively if their desk or cubicle is a mess. A third said they saw a chaotic workstation as a sign of laziness. Three-quarters of those surveyed said employees are most productive when their desk is neat.

Top tips for workplace zen:

  • Adopt a “Do it Now or Decide Now” approach to tasks – it will simplify your life
  • If it’s not in a project folder, active project folder or daily access folder; Store it elsewhere or dump it
  • Ensure your space is well lit – natural light is best, but work with what you’ve got
  • Ensure you have everything you need (but only what you need), in its place
  • Use the last 10 minutes of your day to ‘restore order’. Chaos is banned
  • Don’t succumb to the filing cabinet ‘dumping ground’ – keep legal and important documents only in named folders
  • Post its can be useful, yet, they are clutter and all too often get lost. Put these away and write down reminders in a notebook
  • Use your Outlook calendar to your advantage: Set time for work or tasks and ensure what’s physically on your desk represents exactly what you need to achieve in that time(no distractions)
  • Your PC is an extension of your workspace – keep it organised
  • Your inbox is also an extension of your workspace – keep it organised (an email filing system can work wonders)

Mark Rigby PEPworldwide – New Zealand

Johan Chr. Holst, PEPworldwide Norway, Redaktør.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

 

Cluttered space = Cluttered mind

Does your work desk resemble a miniature city of paper-skyscrapers? Are you the Mayor of this miniature urban jungle?

Are you concerned about the 3 new strains of Penicillin harboured by your small colony of coffee cups? Are you considering filing a missing persons report for the 3 staplers you’ve lost to ‘the desk’ over the past 6 months?

Yes, it sounds like Hell and yet this is the environment many people ‘work’ in, every day.

In order to drive greater workplace efficiency, productivity and even creativity, the work environment is crucial. Yet it’s something very few of us ever do anything about – save for a ‘token tidy’ before a holiday or when we start a new job.

This article isn’t just about empowering you to minimise clutter and perhaps allowing the cleaner to wipe down one of those hidden surfaces every now and then. This is about being able to find things when you want them, minimising ‘search time’ and distractions and boosting productivity, all while simultaneously cutting down on the mental ‘clutter’ that is all too often a reflection of our physical work spaces. It’s about fostering personal organisation and making your own space ‘work-enhancing’ not ‘work-limiting’.

PEPworldwide’s study of workplace stress among several thousand workers measured the correlation between the piles of papers on one’s desk and workplace stress; unsurprisingly, those who reported ‘always’ or ‘often’ having papers on their desk, unrelated to the project at hand, reported higher stress levels.

A similar relationship was found between stress levels and the volume of emails in one’s inbox. You know how your blood starts boiling somewhere near your heart as the number of unread emails reaches 3-figures again? That’s stress – and it’s not good for you.

With access to emails now potentially 24/7 via smart phones and tablet technology ‘conveniences’ at every turn, this accessibility will ultimately have ramifications on health and wellbeing if workers mismanage it – to the further detriment of workplace productivity and efficiency.

Next week we’ll show you how to create a clean space = an organized mind.

Mark Rigby, PEPworldwide – New Zealand

Johan Chr. Holst, PEPww Norway, Redaktør. Tilbake til hjemmesiden: pep.no