Møte(u)virksomhet – et tusenårig fenomen umulig å forbedre?

I A-magasinet i går har Christine Koht en svært humoristisk og alvorlig ment artikkel om temaet Møteuvirksomhet. Artikkelen påviser mange sider ved dagens møtevirksomhet: Det er for mange møter, det er for mange på møtene, sakene er dårlig forberedt, møtene er dårlig ledet og referatet mangler ofte konklusjoner som kan bringe saken videre. Christine Koht har forsket på temaet og funnet at en ”vanlig arbeidstaker” tilbringer tiden i 61 møter i måneden. Hvis alle møtene varer 1 time tilsvarer det tilnærmet halve arbeidstiden. Og effekten av dette tidsforbruket kjenner vi alle til. Halvparten er bortkastet.

Møter har vært en arbeidsform i all tid. IBT med sine programmer for personlig effektivitet har arbeidet med disse temaene siden 1985. Vår erfaring er at møteledelse og møtedeltakelse er områder eller ferdigheter som ikke har fått den samme fokus for effektivisering som andre former for kommunikasjon. Jeg regner ikke med video eller telefonkonferanser. Jeg snakker om møter der menneskene møtes ansikt til ansikt.

Vi tar på oss ”møterollen” i det vi entrer et møterom. Rollene våre er hovedsakelig to typer:

1. Rollen vi spiller når det er et rolig og bekvemt møteklima og

2. Den rollen vi spiller når klimaet tilspisser seg og det blir konflikt i møtet.

Møter av begge typer er ikke slutt fordi om ordstyrer avslutter møtet. Prosessen i form av samtaler og diskusjoner på møtetemaene fortsetter i korridorene, på kontorene og i kantinene.

Våre anbefalinger til alle som leder møter er følgende:

  • Vær best mulig forberedt med innkalling og agenda så detaljert som mulig.
  • Hvis du vil ha fokus på forbedringsområder så si det i starten av møtet.
  • Evaluer møtet mens alle er tilstede. Registrer forbedringer og eventuelle utfordringer.
    Våre anbefalinger til alle som deltar i møter:
  • Forvent at møteinnkallelsen angir når møtet skal være ferdig slik at du kan planlegge resten av dagen.
  • Forvent at møteinnkallelsen angir hva du som deltaker skal gjøre av forberedelser
  • Forvent at møtereferatet kommer til deg innen neste dag og at det inneholder tiltakspunkter med hvem som er ansvarlig og tidsfrister for å ha utført oppgaven.

Tilbake til hjemmesiden: http://www.pep.no

DEN EVIGE TILGJENGELIGHETEN – OG HVA BLIR DET NESTE?

Dagens næringsliv har et stort oppslag lørdag 14. november med tittelen Evig online. Den omtaler smarte telefoner og bærbare pc’er som gjør det enkelt å være pålogget til alle døgnets tider. Ja vi kan faktisk besvare ”sjefens” oppringing mens vi steker pannekaker. Og undersøkelsen det vises til sier at vi liker å ha det sånn.  Artikkelen fokuserer mye på smarte telefoner og nevner Blackberry og iPhone som de fremherskende. Dessuten har nå snart alle husstander innlagt bredbånd. Og dette skaper muligheter til å kunne ”være på” døgnet rundt.

Men at teknologien bidrar til å endre eller utvikle våre arbeidsmetoder er jo ikke noe nytt. Det har den gjort siden tidenes morgen. Jeg kjøpte min første mobiltelefon på 80-tallet. Den veide 10 kilo og kostet 25.000.- kroner. Men jeg kunne ringe med den fra bilen mellom møter eller hvis jeg sto i kø. Altså hadde jeg tilnærmet et kontor i bilen også.

Det som imidlertid slo meg da jeg leste artikkelen er et par viktige forhold. Noen av oss er veldig opptatt av teknologi og må ha det nyeste og raskeste og liker å ligge i forkant av utviklingen med hensyn til å beherske den. Og samtidig bidra til å sette standarder for arbeidslivets utvikling. Men hva med alle dem som ikke har den velutviklete sansen for å ligge i forkant og som bare benytter telefonen til å ringe med og sende sms og sånt?

Som rådgiver på området personlig effektivitet opplevde jeg PC’ens inntog i arbeidslivet. Etter noen år hvor alle hadde en maskin på kontoret og det var store behov for opplæring på dette teknologiske vidunderet, var det at noen smarte bedrifter utviklet ordningen med hjemmepc. Og hva skjedde den dagen mor eller far kom trekkende med dette nye utstyret? Jo, behovet for opplæring og mer utstyr meldte seg. På den måten startet utviklingen mot det vi ser i dag: Det grenseløse arbeidslivet eller den evige tilgjengeligheten.

Er vi i ferd med å skape en ny elite? Mobiltelefoner har lenge vært en ”mannegreie”. If you show me yours I will show you mine!”. Ja vel. Men hva så med den kvinne eller mann som ønske å bruke telefonen til å ringe med og være uforstyrret sammen med familien etter arbeidstid? Bidrar dette til å skape et kastesystem innen den enkelte bedrift? Min bekymring er at teknologien og dens muligheter bidrar til å skape et press, et etter mitt skjønn i mange tilfeller unødvendig press, og at dette vil kunne ha uheldige konsekvenser for både jobb og privatliv.

”Gift med jobben!” Et gammelt og kjent begrep om mennesker som ikke klarer å sette grenser. Vi må være forberedt på at kolleger, venner og bekjente ikke er helt komfortable med at ”sjefen sover på sprekken” i dobbeltsengen. Det må fortsatt være akseptabelt å begrense vår tilgjengelighet og få aksept for det.

Tilbake til hjemmesiden: http://www.pep.no

Har vi sluttet å lære – eller er det bare det at ”vi benytter gamle ferdigheter på ny teknologi?”

På vår vei blant kundebedrifter over hele landet konstaterer vi at interessen eller evnen til egenlæring er lav eller ikke eksisterende. Som personlige rådgivere for tusenvis av medarbeidere på alle nivåer i organisasjoner og bedrifter, opplever vi at for hver ny versjon av de mest brukte kontorstøttesystemene utnytter vi dem med en stadig synkende andel. Jeg tror dette beror på to forhold som jeg vil ta for meg her.

Programmenes kompleksitet og arbeidsbelastningen på hver enkelt:

Den dagen det foretas en oppgradering på systemene kommer man på jobben og finner ny programvare på pc’n. Systemet har kanskje vært nede og man er i utgangspunktet på etterskudd med å få jobben gjort. I forbindelse med oppgradering til Office 2007 er det gjort betydelige endringer i ”miljøet” slik at det tar tid å finne de funksjonene man må ha for å kunne arbeidet. Gleden ved å finne dem er stor og arbeidet kan begynne. Svært mange av de menneskene vi hjelper i det daglige opplever hele tiden å være på etterskudd med å skape resultater. I en slik situasjon kan man ikke forvente overskudd og vilje til egenlæring.

 

 

 

 

Opplæringsmulighetene gir ikke tilfredsstillende løsninger.

OK. Så meld deg på et kurs! Kurs utenfor huset eller såkalte ”in house” kurs fungerer bare i liten grad. Deltakerne sitter ofte i et ”laboratorium”, de har ikke sin egen pc, de trener ikke på egne ”caser” og hvis ikke alle i klassen stiller på samme nivå vil noen legge større beslag på læreren med de konsekvenser det får for resten av klassen. Pensumet er basert på at man skal igjennom en del nye funksjoner og disse blir beskrevet ut fra et teknisk ståsted, i stedet for samtidig å sette de nye finessene inn i en sammenheng med smartere arbeidsprosesser. Og så er det jo slik at det man ikke jevnlig bruker det blir glemt! Og da er det jo viktig å ha en manual eller et annet kildemateriale å kunne slå opp i for å friske opp glemte ferdigheter. Men heller ikke dette er så enkelt lenger. Hos en organisasjon hørte jeg at de nylig hadde byttet e-postsystem. De ansatte ble oppfordret til å ”følge denne lenken” for å selvstudere det nye systemet på internett!

Jeg er ikke det minste overrasket over at gapet mellom systemenes muligheter og brukernes kompetanse stadig blir større og større.

Jeg avslutter med å fremsette en bønn: Vennligst send all verdens utviklere på to – års permisjon slik at menneskeheten kan ta igjen noe av det tapte og gjennom det bli bedre til å takle morgendagens utfordringer.

Tilbake til hjemmesiden: http://www.pep.no

Tilgjengelighetens tyranni

En artikkel i Aftenposten Aften onsdag av Hilde Egge med tittelen “Fri oss fra mobilsyken” bragte oppmerksomheten min tilbake til en artikkel i A-magasinet fra 12 juni i år: Hjernespinn. Internett, SMS, MMS, TV og e-post krydret med mobilsamtaler innimellom. Og for å gjøre bildet, eller forvirringen, komplett, uttalte trendforskeren Ida Hult som vi møtte hos Tandberg torsdag at vi avbrytes hvert 3. minutt i gjennomsnitt. Og det som bekymrer meg, og sikkert mange andre,  er hva gjør dette med oss?

Vi har alle forpliktelser.

Vi skal alle skape resultater i våken tilstand enten vi er barn eller voksne, yrkesaktive eller hjemmeværende. Resultatene, når de foreligger, skal ha en viss kvalitet og de skal som regel leveres til et forventet tidspunkt. På bakgrunn av dette kan vi legge planer. Og så langt er alt vel og bra.

Men hva skjer? Vi tar ikke høyde for alle de uforutsette ting som skjer rundt oss som følge av vår grenseløse tilgjengelighet, og plutselig befinner vi oss på etterskudd med å skape de resultatene som på planen virket så realistiske. Dette stiller oss overfor spørsmålet “hva skal jeg redusere på for å bli istand til å produsere de resultatene som forventes av meg?”

Vi kan redusere kvaliteten, forlenge tidsfristen eller ta litt av den private fritiden. Og ofte er det den private tiden dette går ut over med de konsekvenser det får.

Vi, som rådgivere og trenere i personlig effektivitet, PEP, foreslår svært ofte å legge de personlige arbeidsforhold til rette for å kunne jobbe uforstyrret når situasjonen krver det. Slå av mobilen, slå av alarmer for “du har ny e-post”, legge inn “møter med meg selv” i kalenderen for å vise omverdenen at jeg har reservert tid for viktige oppgaver.

Sosiale nettverk – et sosialt press?

Som foreleser krever jeg mobilforbud med mindre det står om livet hos en “nærtstående”. Men mobilen er jo bare en av en lang rekke arenaer mange av oss bare må være på. Jeg spør meg selv hvilke drifter i oss er det som gjør at vi kan sitte i timer å følge andres twitring eller facebook med beskrivelser av mer elle mindre privat karakter? Kanskje de samme driftene som gjør skattelistene så spennende? Eller er vårt eget privatliv så gørr kjedelig at vi tilfredsstilles ved å grave i andres?

Det er vel ingen som med hånden på hjertet  mener at disse nettsamfunnene er en livsnødvendighet. De er kommet som et resultat av at teknologien gjør dette mulig samtidig som noen smartinger ser muligheter til å gjøre forretninger på dette markedet.

Avhengighet

Og det virker som om det skapes en viss avhengighet. Og det er et sosialt press. På disse nettsamfunnene dukker det opp “snakkiser”. Og disse må man jo få med seg, ellers kan man jo ikke delta i samtalene i kantinen eller på treningen eller hvor man nå treffer andre mennesker i en sosial sammenheng.

Alle disse medier som påvirker oss dagen lang er kommet for å bli. Noen forsvinner over tid og nye kommer til. Det kalles utvikling. Og den kan man ikke kjempe imot. Men den enkelte av oss kan gjøre egne valg i forhold til hvordan vi vil forholde oss til alle de mulighetene som teknologien tilbyr oss. Og det viktigste er jo å skape eller oppnå de resultatene som forventes av oss både i jobb og på privat område.  Og da kan det kanskje være riktig å slå av telefonen eller legge ned e-posten for å kunne tenke en sammenhengende tanke i mer enn 3 minutter. Lykke til.

Tilbake til hjemmesiden: http://www.pep.no