Gjenbruk av huskelister = sjekklister

De mest anvendte huskelister vi kjenner er de som flybesetningen gjennomgår før hver eneste ”takeoff”. Og hvorfor gjør de nå det? De har jo sikkert gjort de samme grepene mange hundre ganger!

Forklaringen er ganske enkel: Hjernen er en dårlig notatblokk! Den er ikke til å stole på når det gjelder å huske ting eller gjenskape tanker og informasjon ”på kommando” eller når vi trenger informasjonen. Jeg har lest et sted at hjernen i beste fall kan håndtere inntil seks forskjellige informasjoner samtidig i betydningen samme type oppgave. Men går jeg for å handle på super’n ville jeg ikke ta sjansen på å huske alt jeg skal kjøpe. Derfor går de fleste rundt i disse dager med lange lister i handlevognen. Ja mange har skrevet listene inn på mobilen eller de ringer hjem for å be noen sjekke i kjøleskapet hva som mangler.

Og nå kommer jeg til poenget. Hvorfor ikke gjenbruke disse listene ved neste anledning av samme type? De aller fleste av oss reiser en del og det betyr forberedelser, pakking av bagasje, huske forskjellige håndgrep som å slå av strykejernet (klassiker hvis man driver med den slags), stoppe aviser, låse taerrassedøren etc. etc.

I forbindelse med julen er det tusen ting som man skal huske å gjøre og lister skrives igjen og igjen og igjen. Julen kommer jo tilbake hvert år! Hvorfor ikke bruke listene om igjen som sjekklister som stadig blir bedre? Noen elementer faller bort og nye kommer til. Julekortlister, (sorteringskriterium i MS Outlook for øvrig), presanglister, bestillingslister i butikker etc. etc. Og her er gevinsten: Vi trenger ikke tenke de samme tankene hvert eneste år, med fare for å glemme noe! Og juleforberedelsene er mye mer kontrollerte og med et lavere stressnivå.

Og hva med alle oppskriftene på julemat og – kaker som bare benyttes en gang i året? Hvorfor ikke samle sjekklister, juleoppskrifter, lister over julekortmottakere og annen julerelatert informasjon i en perm  under mottoet alt på ett sted og gjennfinnbart?

På internett fant vi denne lille filmsnutten som så tydelig beskriver ideene våre, som er gjennomprøvd i mange år.

Smarte juleforberedelser

Tilbake til hjemmesiden:  Her                PEPworldewide – Norge

Nyttårsforsetter – enda et nederlag – eller velge å gjøre noen ting annerledes denne gang?

I skrivende stund er det ca 2 uker til solen snur, julefreden senker seg og nyttårsforsettene skal hentes frem. Det er også tid for å oppsummere status på det året vi er i ferd med å avslutte, og, basert på dette årets suksesser, legge løpet for neste år. På mange måter gjør det godt å legge et år bak seg. 2009 har for mange vært et vanskelig år, og snart er det løpet kjørt. Men i denne situasjonen har vi noen valg. Vi kan velge å komme det nye året i møte med fornyet optimisme og fortsette å gjøre våre feil som om ingen ting var skjedd. Og skulle vi falle for fristelsen til å sette oss noen nye og større mål enn inneværende år så forteller vi ikke noen om det. For det kunne jo gå galt! Og det vil bli enda et nederlag.

George Bernhard Shaw har en gang uttalt: ”Folk skylder alltid på at omstendighetene har gjort dem slik de er. De som kommer frem i verden, er de som setter i gang og leter etter de omstendighetene de vil ha, og hvis de ikke finner dem, lager de dem.”

Når solen har snudd, juleakevitten er drukket opp, røyken etter nyttårsrakettene er blåst bort, og det går mot mer solrike dager, står vi overfor et par valg. Vi kan glemme alle feilene fra i fjor eller vi kan gå det nye året i møte med noen klare mål for forbedringer. Det beste kan være å bruke litt tid på å reflektere over hendelser i året som ebber ut og bruke erfaringene til å utforme mål og plan for året som kommer. Et jomfruelig nytt år inneholder et vell av muligheter. Disse må vi gripe. Og vi må holde de nye målene høyt hevet og tydelig slik at de kan virke forpliktende for oss selv og inspirerende på våre omgivelser.

IBT Norge har samlet inn et knippe med gode forsetter.  Her er vår “10 på topp”-liste over jobbrelaterte nyttårsforsetter til bruk for 2010:

 

  1. Min og mine kollegers tid er verdifull. Bruk egen tid godt og respekter andres.

2. Vurdere kontinuerlig: Hva er den mest verdifulle bruken av min tid akkurat nå?

3. Bruke den første timen på jobb om morgenen på dagens viktigste og planlagte oppgave. Ikke stupe ned i Inn-boksen i e-posten.

4. Sette av tid til eget arbeid i kalenderen, (møte med meg selv) og følge denne planen i like stor grad som avtaler med andre.

5. Foreslå løsninger til min leder, i stedet for å påpeke problemer.

6. Etablere meg med en god planlegger og planlegge neste uke hver fredag. Husk å planlegge for det uforutsette.

7. Klargjør roller og ansvar, for meg selv og teamet, så alle vet hva de skal planlegge, og bidra med.

8. Sette klare mål og forventninger til forberedelse til alle møter jeg er ansvarlig for.

9. Gjøre ”kontinuerlig forbedring” til en arbeidsform; daglig, ukentlig etc.

10. Starte med en ”grue seg til”- oppgave tidlig på dagen, og få gjort mer resten av dagen (”worst first”).

Etter mer enn 25 år som rådgivere hvor vi hjelper folk til å få en bedre arbeidssituasjon, erfarer vi at folk har mange fornuftige ønsker om å arbeide mer effektivt og redusere stress. Og det gode er at det faktisk er mulig. Alle arbeidsmetodene som den enkelte bruker er innlærte. Du er ikke født med noen av dine arbeidsvaner. Det meste er derfor mulig å endre og forbedre, enten det gjelder personlige vaner eller arbeidskulturen i din virksomhet.

Disse ”10 på topp-nyttårsforsettene” er enkelt formulert. Det betyr ikke at de er enkle å gjennomføre. Vaneendring er nøkkelordet, og det finnes velprøvde metoder for å oppnå gode resultater.

Godt nytt år!

Tilbake til hjemmesiden: http://www.pep.no