Grunnleggende tiltak for å arbeide effektivt.

Våre største tidslekkasjer både  jobb og privat, er fortsatt den evinnelige tilgjengeligheten, manglende planer og utilstrekkelig oversikt over ”hva jeg har og hvor jeg har det”. Disse utfordringene møter vi de aller fleste steder og det er de mest påpekte ønsker om forbedringer som vi møter i hverdagen som rådgivere og coacher.

Om tilgjengeligheten: La oss stille oss spørsmålet: Må jeg være så tilgjengelig som jeg er og hva skjer om jeg ikke er det? I et lengre perspektiv har den teknologiske utviklingen gått forferdelig fort. For bare 18 år siden hadde vi ikke e-post eller sosiale medier, og ingen gikk rundt med telefonen i lommen fordi den veide 10 kilo. Den kostet for øvrig også 25.000 kroner og var derfor ikke allemannseie som i dag. Men det at teknologien gjør disse tingene mulig - telefonen ligger alltid innen rekkevidde og e-post formidles verden over i løpet av sekunder, SMS’er og liknende likeså -  er det grunn god nok til at ikke vi selv skal bestemme hvordan vi skal bruke disse hjelpemidlene? Ja, for de er vel bare hjelpemidler????

Og vi selv er jo ansvarlig for hvordan vi bruker vår egen tid! Her følger noen velprøvde ideer og råd for den som vil gjøre noe med sin situasjon, i den hensikt å få en bedre arbeidssituasjon:

Orden og organisering: Rydd, kast og organiser informasjon. Det er smart å ha samme struktur på informasjonen uavhengig av om den er papirbasert eller elektronisk. Gevinst: Redusert tid brukt på å lete!

Planlegging: Hvordan skal du bruke tiden din? En stor del av tiden vår benyttes til å løse oppgaver som er forutsigbare. Altså lar de seg planlegge. Men en del er uforutsigbare og når vi planlegger må vi sette av tid for dette. Når du har planlagt hvordan du vil disponere tiden er det viktig å følge denne planen.                                
Resultat: Bedre oversikt over oppgaver og prioriteringer

Unngå avbrudd i arbeidsprosessen: Og her støter vi på den største utfordringen som gjelder de fleste av oss: Hvordan unngå avbrytelser for å kunne arbeide smart og effektivt? Planlegg i din kalender og vis dine planer til omgivelsene slik at de forstår at du er opptatt med noe og ikke bare sitter og venter på et avbrudd. Når du er konsentrert om en tankerekke kan det ta mange minutter før du er tilbake i samme tankemodus etter et avbrudd. Slå av telefonen, bruk telefonsvarer, legg ned e-posten og lukk døren til kontoret (hvis du har dør). Dette er eksempler på tiltak for å vise at du er opptatt med noe og helst vil gjøre arbeidet ditt ferdig. Du vil øke din egen produktivitet merkbart.

Mange tusen mennesker har gjort noe med våre råd og prinsipper for å arbeide mer effektivt for å få mer ut av tiden. Hva med deg?

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst