Halvtidsteoremet – en mulig forklaring på hvorfor vi alltid har liten tid…….

Jeg kom over begrepet “halvtidsteoremet” i et annonsebilag fra Projectplace no. 1 2010. www.projectplace.no I artikkelen heter det at ” Et menneske som er satt til en oppgave er alltid mindre effektiv i arbeidsøktens første halvdel“. Mine erfaringer tilsier at dette langt på vei er riktig. Ved oppstart av en oppgave har vi jo som regel romslig tid til gjennomføringen, med mindre det er en brannsituasjon, og i så tilfelle slipper vi selvsagt alt vi har i hendene. Og fordi vi har så mange andre oppgaver som for lengst har begynt å haste, legger vi den nye oppgaven “på vent”. Så på det tidspunktet vi går ordentlig i gang med oppgaven avdekker vi alle uklarheter, komplikasjoner, relasjoner og faglige utfordringer som forårsaker at tidspresset øker og snarveier velges. Kvaliteten på resultatet blir oftere dårlige og tidsfrister opprinnelig avtalt oversittes.

“Motgiften” må være bedre ferdigheter i å planlegge arbeidsoppgavene, legge disse planene inn i et kalendersystem og beholde oversikten over fremdrift i oppgaven, bl.a. ved hjelp av milepeler, sjekklister og handlingsplaner.

Lykke til!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst

Hvordan ta kontroll over e-posten og din egen tid……..

Erling Paulsen, adm. dir. i Rubberduck Media Lab, har i DN 11. mai en glitrende beskrivelse av hvordan e-posten (i dette tilfellet Outlook) har tatt kontrollen over våre arbeidsliv. Som bedriftsrådgiver og trener på området personlig effektivitet i mer enn 25 år, har vi kunnet følge utviklingen på nært hold og sett hvordan de enkelte ”verktøyene” eller kontorstøttesystemene har påvirket vår arbeidssituasjon – på godt og vondt.

For hva er egentlig et e-postsystem? I vår verden er e-post bare en virtuell konvolutt med innhold og frimerke som beveger seg fra avsender til mottaker med utrolig stor fart. Med det som utgangspunkt, kan vi spørre oss hvorfor det er blitt slik som Erling Paulsen så treffende beskriver: E-posten (Outlook) tar etter kort tids ansettelse kontrollen over ditt arbeidsliv! Det er en snikende utvikling; som et slags jobb-dop man blir avhengig av. Vi i IBT Norge AS har satt sammen noen enkle regler for hvordan du kan ta kontroll over e-posten og din egen tid:

  1. Slå av alarmer og varsler om at du har mottatt ny e-post. Jobb med e-posten din regelmessig, 3 – 4 ganger om dagen og gjør noe med den første gang du leser den. Ikke bare sjekk ut at det ikke haster.
  2. Ikke åpne e-posten som det første du gjør når pc’en startes om morgenen. Bruk de første par timene til å skape de viktigste resultatene den dagen.
  3. Benytt deg av mulighetene til å filtrere eller etablere automatisk sortering (lage regler) av e-poster du ikke umiddelbart har behov for å se.
  4. Planlegging av arbeidsoppgaver er viktig. Hvis planene dine er synlig i et felles kalendersystem, så krev respekt for at du har satt av tid til dine planlagte gjøremål.

Disse enkle spillereglene vil gi deg en opplevelse av mestring og økt kontroll. Det er et tankekors at vi har hatt e-post i ca 15 år uten at noen har bekymret seg for å utvikle eller publisere regler eller gode arbeidsvaner for brukeren. Når derimot Twitter, Facebook og andre sosiale medier blir allemannseie, med en antydning til misbruk i arbeidstiden, trykkes det på alarmknappene. Man skal skrive særoppgaver på høyskoler, etablere strategier i bedriftene og se på lovverket med reguleringsmuligheter. Mens bruk og misbruk av e-posten er nærmest en ikke-sak. Ha en fortreffelig Pinsehelg – fri for e-post!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst

Konstant avbrutt?

VG Helg 17. april har et stort oppslag med tittelen Konstant avbrutt – Slik takler du din daglige orkan av e-post og SMS. Og i tilegg kommer alle våre venner og relasjoner på sosiale medier som bare må få vår oppmerksomhet! Grensene mellom jobb og fritid er allerede usynliggjort takket være teknologiske muligheter. Verden er blitt vesentlig mindre. Men dette stiller tøffe krav til hvordan vi skal overleve og oppleve at vi lever. Vår egen hjerne, det verktøyet vi alle er utstyrt med for å mestre livet , men ikke har noen bruksanvisning til, er ikke trenet for den teknologiske hverdag. Vi kan til nød si at vi håndterer 2 oppgaver simultant (snakke i telefonen mens vi lager middag eller snakker i “handsfree” telefon mens vi kjører bil), men der går også grensen. Multitaskere taper alltid i det lange løp når effektivitet og kvalitet skal måles, det har forskningen avdekket.

Artikkelen beskriver situasjonen til Hege Skryseth, adm. dir. i Microsoft Norge. Her er noen av hennes begrunnete råd som vi sterkt anbefaler å følge:

Hun har slått av alle lyder. Hverken pc eller telefon avgir noen lydsignaler.

Hun benytter regler eller filtere for sortering av e-mail. E-mail adressert til  henne, hvor hun bare er i kopifeltet, blir automastisk lagt i en passende kopimappe. Denne mappen går hun inn i en gang i uken.

Hun har også planlagt dager og uker fremover til et nødvendig detaljnivå. E-mail leser hun til faste tider. Mandager og fredager er avsatt til interne møter.

En gang i uken har hun satt av 2-3 timer hvor hun fjerner alle forstyrrende påvirkninger for å arbeide konsentrert. Hun benytter et stillerom. For å unngå unødvendig stress pålegger hun seg selv og sine omgivelser en streng struktur i det daglige.

Det gamle rådet om ikke å ta med jobben hjem, holder ikke lenger? Hege bekrefter at det er gammeldags og ikke holder lenger. Men det stiller stadig større krav til oss om å skille jobb og fritid. Med pc og telefon innen armlengdes avstand er jo alltid jobben der……..

Artikkelen det referes til beskriver utfordringene våre. Vi må tørre å sette grenser. Vi må lære oss å bruke teknologien på en offensiv måte slik at den stadig økende arbeidsmengde blir mulig å leve med.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no              Johan Chr. Holst

Vi er kanskje flere som har det som Corinne McKay?

April 20, 2010 by Corinne McKay

I’m not generally a fan of time management literature, but during a recent trip to the local library, Kerry Gleeson’s The Personal Efficiency Program: How to stop feeling overwhelmed and win back control of your work caught my eye (published 2009 by John Wiley and Sons, 4th edition). Lately I’ve been feeling like I’m working more and getting less done, and I’ve been hearing similar buzz from other freelancers (“I feel like I could work 24 hours a day and it wouldn’t be enough,” “I feel totally and constantly overwhelmed,” “I’m at my desk all day but I can’t seem to get anything done,” etc.). So, I decided to give PEP (as Gleeson calls the program) a try.

Vi er kanskje flere som har det som Corinne? Les artikkelen her

Tilbake til hjemmesiden:  pep.no                  Johan Chr. Holst