Overfylte e-postkasser bidrar til økt stress, men overfylt med hva?

Overfylte e-postkasser er mer og mer en gjenganger når temaer som stress på jobben er i fokus. Vi kan gjøre noe med det…… hvis vi vil!

Før elektronisk post ble allemannseie fikk vi reklame i posten i form av konvolutt, frimerke og et innhold, også kalt DM (direct mail). DM var lett å identifisere og 99% av den gikk rett i det runde arkiv eller resirkulasjon. I dag er DM erstattet med alle former for nyhetsbrev. Et mer akseptabelt navn på den gamle DM utsendelsen.

Som personlige rådgivere og coacher på folks arbeidsplasser, får vi en god forståelse for de forskjellige typer e-post våre kunder får inn i sin e-postkasse. Jeg vil i det etterfølgende presisere at e-post er så mye forskjellig, og derfor trenger forskjellig behandling. Jeg vil også skissere tiltakene for å redusere virkningen av en ”full” e-postkasse.

Innboksens innhold kan deles inn i et fåtall hovedgrupper:
1. Arbeidsoppgaver: Disse er de viktigste. De kan enten ”Gjøres nå!” eller planlegges for å gjøres lenger frem i tid.
2. Arbeidsrelatert informasjon: Krever bare lesning og arkiveres eller slettes etter at den er lest.
3. Nyhetsbrev eller reklame: Ofte er dette informasjon vi har bedt om, eller ufrivillig mottar som følge av besøk på en hjemmeside, anskaffelse av kredittkort, kunde i et flyselskap eller hundre andre årsaker. Denne ”reklamen” lar vi ofte ligge i innboksen for å lese i en ”uke med to torsdager”. Det skjer jo som kjent aldri. Innholdet i innboksen øker, vi vet at det ligger der men forsøker å etablere et ikke-forhold til det.
4. Sosiale medier som sender oss en e-post hver gang det er en hendelse på et av de stedene vi ønsker å følge, og det er etter hvert svært mange.
5. ”Fredagsmail” med vitser og kjedebrev fra fjern og nær. Ofte tunge vedlegg som beslaglegger mye av kapasiteten på serverne.

Dette er i hovedsak de kategorier som kan beskrive innholdet i postkassen. Er dette noe du kjenner deg igjen i, kan du prøve våre forslag til forbedringer:

  1. Arbeidsoppgaver: Gjør dem nå! eller lag en oppgave i e-postsystemet og planlegg når og hvordan du skal løse oppgaven. Når du har planlagt den så fjern den fra innboksen. Sørg for at du har en egnet mappestruktur til dette formålet.
  2. Arbeidsrelatert informasjon som bare skal leses: Arkiveres eller slettes når den er lest. Sørg for å ta deg tid til slike ”skal bare leses”-oppgaver når du først setter deg til med e-posten.        
  3. Nyhetsbrev eller reklame: Det meste av dette vil ikke være jobbrelatert selv om noe er det. Etabler deg med en privat e-postadresse og studer denne reklamen når du er ferdig med jobben du blir betalt for å gjøre.
  4. Sosiale medier: De fleste av disse, for ikke si alle, er av privat natur. Derfor foreslår vi at du har en privat e-postadresse til bruk på sosiale medier.
  5. ”Fredagsmail”. Lag deg en mappe i e-posten med et passende navn for dette så slipper du å snuble over dette temaet i utide.

Avslutningsvis vil jeg anbefale deg å etablere en mappestruktur som reflekterer dine ansvarsområder. Bruk også muligheten til å lage regler for automastisk lagring av e-post i din mappestruktur. På denne måten vil din e-post bli et ”bedre sted å være”. Lykke til.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Overveldet av ny teknologi? – Du må bare henge med!

I DN 17. juli har professor Torill Moi en artikkel med tittelen Distraksjonenes tid. Hennes beskrivelse av den moderne teknologiens påvirkning på vår mulighet til planmessig og uforstyrret jobbing er en glitrende beskrivelse av vår arbeidssituasjon.

 ”Den nye teknologien har endret arbeidsformene våre. Det skaper større frihet til å jobbe som man vil, men også, paradoksalt nok, en følelse av aldri å ha fri”.

Bare det faktum at store deler av våre arbeidsoppgaver er forbundet med enten å lese eller å besvare e-post, stiller svært store krav til vår evne til å konsentrere oss. I tillegg kommer alle andre former for nye kommunikasjonskanaler, smarttelefoner, SMS, interne direct messaging systemer og hva de nå heter alle sammen.

Jeg har i sommer reflektert over hvor dette skal ende. Selvsagt har det ingen ende. Utvikling er noe kontinuerlig som et svinghjul som drives rundt av leverandører og utviklere som stadig må finne på noe nytt som skal pushes ut på markedet. Løsningen er ikke å vente på at utviklingen skal stagnere. Nei, vi må henge med! Vi kommer ikke utenom et kontinuerlig behov for trening og opplæring i bruk av teknologien. I tillegg kommer kanskje den største utfordringen: Vår egen selvdisiplin. Torill Moi beskriver i artikkelen hvor lett det er å la seg fange av saker og ting på skjermen som etter en time viser seg å ha vært fullstendig bortkastet og en ikke planlagt aktivitet.

Min konklusjon: Det er hjelp å få i denne verden av ny og stadig mer avansert teknologi. Men du må fikse det selv. Trene opp selvdisiplinen, øve deg på å holde fokus, eliminere forstyrrelser, organisere arbeidsplassen og få jobben gjort. Og ikke glem at det hjelper å ha planlagt hvordan tiden skal brukes. Og så følge planene i størst mulig grad.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst