E-postens sorger og gleder

Fortsatt er norske aviser, og for så vidt forskere fra alle verdenshjørner, opptatt av fenomenet som tar kvelertaket på mange ansatte hver eneste dag.  Dette er situasjonen:

Får du altfor mange e-poster i løpet av dagen? Popper de opp med hornmusikk og fanfarer når du minst av alt ønsker det fordi du må konsentrere deg om en vrien oppgave? Har du altfor få mapper å legge e-postene i, og når du har lagt en e-post i en mappe finner du den aldri igjen fordi mappenavnet er helt antikvarisk og gått ut på dato?

Nikker du gjenkjennende til noe av dette er du i samme båt som mange av de menneskene som IBT og PEPworldwide har jobbet med i 25 år. E-posten som skulle være et hjelpemiddel og forenkle arbeidssituasjonen på grunn av sin raske mulighet for kommunikasjon mellom mennesker, viser seg å ha en betydelig negativ innvirkning fordi den er blitt en alvorlig stressfaktor for mange mennesker. Vi lar oss rive med i et betydelig høyere tempo. Vi svarer på e-post, sms’er og andre sosiale medier i et stadig høyere tempo, når som helst og hvor som helst inntil vi møter veggen og må ta en “time out”.

Som konsulenter og rådgivere har vi sett denne utviklingen på nært hold. Vi mener det er på høy tid at arbeidslivet finner metoder til å ta den langsomme tiden tilbake. Vi må sette foten ned, etablere noen enkle spilleregler og en gjensidig respekt for at det går an å sette grenser og utvikle spilleregler som gjør at vi kan leve med disse verktøyene. Vi må kunne gi beskjed om hvordan vi bruker e-post og jobber med den på en strukturert måte. Den generelle oppfatningen om at e-post er en åpen linje til alle døgnets tider må ikke være regelen men unntaket fordi noe brenner! Vi må tørre å kommunisere til omgivelsene hvordan vi tar ansvaret for å gjøre jobben vår. Og det er dette som er det vanskeligste: Nemlig å gjøre noe på en annen måte enn før.

Husk dette lille diktet:
Hvis du alltid gjør det du alltid har gjort – Vil du alltid få det du alltid har fått!

Her følger noen gjennomprøvde råd til deg som har lest så langt:
* Bruk litt tid på å etablere en mappestruktur som gjenspeiler dine ansvarsområder og evt. dine hovedansvarsoppgaver. På denne måten vil du alltid ha en mappe å legge (arkivere) e-posten i. Få e-posten ut av Inn-boksen. En e-post som er tatt hånd om, lest og / eller besvart, skal ikke lenger ligge i Inn-boksen. Er den arkivverdig så skal den sendte e-posten arkiveres.
* Be om å bli strøket fra adresselister som gir deg unødvendig informasjon.
* Lag en regel for e-poster du ikke ønsker å se.
* Gjør det til en vane å planlegge aktiviteter basert på e-post innspill.
* Unngå å skrive ut
* Unngå å sende e-post med mange i Til-feltet hvis du skal ha noe gjort.   
   Benytt bare de som skal ta “action” i Til-feltet. Resten på kopi.
* Bruk blindkopi hvis du skal sende til mange, på den måten avdekker du  
    ikke e-postadresser som kan misbrukes.
* Bruk Delete-knappen flittig.

Hvis du er i tvil om du kan gjennomføre disse til dels rabiate tiltak for å bedre din personlige arbeidssituasjon så husk følgende:
Du er ansatt for å gjøre jobben din etter ditt beste skjønn. Valget er ditt, men Gjør det nå!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst