TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011

Fra vår kollega Bary Sherman i California har vi mottatt denne samlingen av nyttårsønsker / løfter fra hele den industialiserte verden:

WORK IMPROVEMENT TIPS FOR THE OFFICE?

 Fallbrook, December 23, 2010 –  It’s that time to resolve to start to work smarter-not harder, to get more of the right things done in less time, and to do all this with less stress from wherever you are.

 Our work, where we spend so much time, is a place often overlooked in the tradition of New Year’s Resolutions.  Continuing a tradition, PEPworldwide-USA., a partner in the global consortium that developed the PEP Program and the White Collar Productivity Index (WPI), has asked its clients and associates around the world “What’s on your list of tips that have improved your TIME MANAGEMENT SKILLS”    

 PEPworldwide’s 2011 TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS are:

   1.  Do not multi task – you will waste time and get less accomplished.

  2.  No scroll bar in the email “In-Box” at the end of the day.

  3.  Silence your cell mobile device when in meetings or in open space.  

  4.  Get your mental and physical space organized to save time and energy.  

  5.  Schedule time on your electronic calendar to do your own work.

  6.  Turn off the visual and audio email alerts on your computer.  

  7.  Process your email on a schedule rather than checking it constantly.    

  8.  Schedule time, before you leave, to handle backlogs when you return from vacation.

  9.  Do the “Worst Things First” and reduce procrastinate.  

10.  Treat your Calendar like a map and check often what is coming up ahead.

11.  Populate your calendar with every predictable event that will take your time.

12.  Use “Instant Massaging” only when you need an instant reply.

13.  Put the “big rocks” in your calendar first, fit in other things as you can.

14.  Enable, if available, “delete from your handheld & computer” on your mobile device.

15.  Have your Outlook open to calendar first, not email, to see what your day is like.
                   

According to Lynn Sherman, President of PEPworldwide-USA, “There are many things people can do to improve their effectiveness and reduce stress from wherever they work.  It’s mostly a matter of changing personal habits. These TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011 are simple in nature, but you have to stick with them until they become common routines and everyday habits. Changing behavior is what it takes, and these proven, common-sense tips will help people improve their personal effectiveness and productivity.”

          For helpful tips and proven methods to help improve any of the TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011 contact:  johan@pep.no

PEPworldwide clients include such prominent organizations as Astra Zeneca, Ernst & Young, Harris Bank, HP, Kraft Foods, NCR, Toyota and Wrigley.  

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Møte med ”meg selv” – Dagens viktigste møte!

Fra historien husker vi sitatet fra Blaise Pascal, (fransk matematiker og filosof) på 1700 tallet:

”Vi lever aldri i nuet, vi fortaper oss i fortiden som om den fløy for fort eller vi tar fremtiden på forskudd som om den drøyet med å komme. Så tåpelige er vi at vi flakker som forstyrret omkring i tider da vi ikke har noe å bestille, uten å akte det minste på dette nuet som alene er vårt.”

 

Det er mange år siden IBT avdekket det faktum at deltakere i våre programmer for personlig effektivitet (PEP-Gjør det nå!) hadde vanskelig for å arbeide med oppgaver som krever konsentrasjon i arbeidstiden. Årsakene til dette har vi erfart opp gjennom tiden er mange. La meg belyse noen av hovedpunktene i utviklingen som i dag er rammebetingelsene for vår arbeidssituasjon.

Jeg skal ikke befatte meg med IBM’s kulehodemaskin med rettetast men gå rett løs på den elektroniske tekstbehandler som lagret teksten elektronisk, inntil du ba den skrive ut på et papir det du hadde skrevet. Deretter kommer de personlige datamaskinene på løpende bånd i stadig mindre og mindre utgaver. Samtidig forsvinner sekretærer og forværelsesbetjeningen. (de kan også være menn). Alle skal på PC-kurs (enten du vill eller ikke). Det neste store fremskrittet er den bærbare telefonen (som for meg veide 10 kg) og den kostet kr. 25.000 i 1987. Deretter følger åpne kontorlandskap. Dette tiltaket var motivert ut fra kunnskapen om at ca 35% av alle ansatte var aldri tilstede. Så la oss bygge om og fjerne veggene, spare husleie, øke kommunikasjonen, redusere møtene fordi vi blir raskere oppdatert i åpne landskap. Vi fjerner sentralbordet,  veggfaste telefoner og callingssystemer og alle får mobiltelefoner med innlagt e-post, LinkedIn, Facebook og ellers alt hva snurrige utviklere har skaffet oss av duppeditter……

Og nå kommer jeg til poenget eller hjertesukket: Hele denne utviklingen som beskrevet ovenfor har bare tatt 30 – 40 år. Vår kropps fysiologi og funksjoner har ikke utviklet seg tilsvarende for å møte omgivelsenes krav til omstilling. De elementer av endringer jeg har kort beskrevet ovenfor kan beskrives slik: Våre muligheter til å konsentrere oss om en klar tanke av gangen er vesentlig redusert. Forskere hevder at vi blir avbrutt mellom 200 og 300 ganger i løpet av en arbeidsdag. Og etter hvert avbrudd tar det betydelig tid, ja mange minutter avhengig av oppgavenes kompleksitet, å komme tilbake til det mentale modus man var i da avbruddet skjedde.

Nylig deltok flere av oss på et webinar (foredrag på internett med bilder og publikum over hele verden) gjennomført av Tony Schwartz [tony@theenergyproject.com]. Hans fokus var på: Hvordan bekjempe vår distraksjon eller sagt på en annen måte Hvordan redusere alle våre avbrudd slik at produksjonen av resultater øker. Her er noen konkrete forslag som også støttes av Tony Schwartz:

  1. Planlegg Møter med deg selv. Sett av tid til denne type jobbing i kalenderen slik at du signaliserer at du ”er i møte”.
  2. Slå av alle varsler om at du har ny e-post.
  3. Slå av telefonen og sørg for at du har en informativ telefonsvarer.
  4. Multitasking (e-postvarsler, SMS’er, høyrøstet samtale i nærheten, mobilsamtaler etc) gjør noe med vårt nervesystem.
  5. Kroppen vår er fysiologisk maskin. Den jobber kontinuerlig i intervaller av ca 90 minutter, både under søvn og våken tilstand. Du skal derfor også ha fokus på nødvendigheten av å ta pauser hver 1,5 timer. Dette vil både du og kroppen din tjene på. Og du blir trolig mer effektiv og det kan jo også dine omgivelser sette pris på!

Følger du ideen om bedre oppgaveplanlegging og bruk av teknikken ”Møte med meg selv” på viktige og krevende oppgaver, kan vi love deg en gevinst med vesentlig større sannsynlighet enn Viking Lotto. Lykke til!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst