Forsvarsdepartementet driver rovdrift på sin planavdeling (ca 150 ansatte)

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

Fenomenet Halvtidsteoremet slår til igjen.

Oppslag i VG i går søndag 5 mai siterer en, etter kroppsspråket slukøret forsvarsminister, som erkjenner rovdrift på ansatte i planavdelingen i Forsvarsdepartementet, i forbindelse med avslutningen av et pågående planarbeidet. Da jeg i dag skulle friske opp innholdet i artikkelen i VG var den «tatt av plakaten». Det i seg selv er jo ganske underlig!!!!

Artikkelen fra VG i går bragte frem erindringer fra noen år tilbake da jeg holdt et dagseminar om «Personlig effektivitet» for en avdeling i forsvaret. Og for at jeg skulle være godt oppdatert på hva avdelingen arbeidet med fikk jeg av sjefen tilsendt deres årsplan som besto av 46 oppgaver hvorav 4 var deltakelse i internasjonale samlinger / møter og resten var oppgaver av typen forskjellige prosjekter. Det som var karakteristisk for denne planen var at alle oppgavene startet den første januar og alle skulle være avsluttet innen 31. desember samme år.

I den senere tid er jeg blitt kjent med Halvtidsteoremet som har følgende postulat:

«Et menneske som er satt til en oppgave er alltid mindre effektiv i første halvdel av arbeidsøkten.»

Og så tilbake til seminaret for offiserene. Jeg tillot meg følgende utsagn etter å ha lest årsplanen for dem: «Nå forstår jeg hvorfor dere har så god tid i årets første halvdel og så forferdelig liten tid i årets andre halvdel.» Jeg valgte å forelese rundt teknikker og forståelse for prosjektplanlegging på individnivå. Tiden man har til rådighet for en oppgave må brytes ned i håndterbare størrelser med milepæler som i store oppgaver. De korte intervallene fjerner ikke fenomenet men minsker effekten. Selv om man er alene om å gjennomføre en oppgave skal deloppgavene settes inn i ditt personlige planleggingsverktøy. På denne måten er det en større sjanse for at oppgaven blir løst som planlagt.

Og avslutningsvis tar jeg med et råd til optimistene: «Overplanlegging» er nesten like farlig som ingen planlegging. Vår erfaring er at du ikke skal planlegge mer enn 60% av tiden din for å kunne ta hånd om det uforutsette når det kommer. Og det gjør det jo alltid.

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere en vel planlagt vår.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

Mer om stress – denne gang fra USA

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

Denne gangen har vi sikret oss en bloggtekst fra våre amerikanske kollegaer i PEPww USA & Mexico, Lynn and Bary Sherman. De har mange års erfaring fra å ha arbeidet med PEP-programmet i USA og Mexico. Vi spurte hvordan forholdene er «over there» og vi fikk dette tilbakespillet:

 Vi leste nylig en artikkel i LA Times som nevner to studier som omhandler spørsmålet om stress i arbeidslivet. En studie var ved Yale University som fant at 29% av sivile arbeidere følte seg “ganske mye eller svært stresset på jobb.” Den andre studien var av familier og Work Institute som fant at 26% av sivile arbeidere var “ofte eller svært ofte utbrent eller stresset av sitt arbeid. “Det er skremmende å tenke på at 25% av en organisasjon opplever dette nivået av stress på en gitt dag.

I arbeidet med våre kunder i løpet av de siste årene har vi sett en oppsiktsvekkende økning i antall mennesker som forteller oss at de er “stresset” eller ” utbrent ” på grunn av de overveldende krav jobben stiller til dem. En leder av en organisasjon ba oss om å metaforisk sørge for at en av hans stab “ikke hoppe ut av et vindu.”

Stress ikke bare hemmer folks evne til å fullføre sitt arbeid. Det påvirker også deres privatliv og tjenester de leverer sine kunder / klienter.
Organisasjoner vil ha nytte av å få på plass et kontinuerlig arbeid for stadig å finne nye måter å “redusere” stress nivået på hos sine ansatte. Profesjonell ferdighetstrening er et av de beste investeringene en organisasjon kan gjøre for å hjelpe sine folk med å få arbeidet gjort med høyest nivå av kvalitet og med minst mulig stress. Vi tror at det vi gjør globalt (PEP ® Programmer) er en grunnleggende pilar for å arbeide effektivt og med minst mulig stress.Disse ferdighetene undervises det i ved Center for Creative Leadership, samt opplæring på mestringforretningsreise kommunikasjon .
Den Stress Mess er reell, men kan reduseres betraktelig ved organisasjoner som har en proaktiv tilnærming til å sikre at medlemmer av staber har mestret den kompetansen som trengs for å arbeide med topp evne og lavt stressnivå

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere en stressredusernde vår.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst