Multi-Tasking: What are you going to do about it?

 “Multi-Tasking”. The meaning of the word – and our attitudes about it – has gone full circle.

Years ago, companies demanded employees who “must be able to Multi-Task.”

Then, an avalanche of studies blamed Multi-Tasking-tasking as a productivity killer.

A new study says companies whose employees Multi-Task perform better.

So: to Multi-Task, or not to Multi-Task?

If you like how you manage your work, and have achieved work / life balance, congratulations! Read no further.

If you wonder about Multi-Tasking, and want to work smarter – not harder – read on.

Yes, I read scientific studies. I also watch real people work in real-life situations every day. What follows are my opinions of Multi-Tasking.

If you want answers about Multi-Tasking, first ask yourself some questions:

How old are you?

Up to about age 30, people do better at Multi-Tasking. Later, shifts in the brain’s frontal lobe cause a decline in the ability to Multi-Task.

Where are you located on your career path?

Bright, young people who Multi-Task often look courageous and ambitious – even if they make mistakes. Many managers like that. But when you’ve been around a while, and you keep dropping the ball because of Multi-Tasking you are seen as “non-promotable.”

Do you feel like you are out of control?

Many people who Multi-Task are sucked into it against their will. They don’t know how to stop, and cannot control it.

Are you constantly reacting to crises?

Some people are distracted by any interruption – big or small. They cannot focus on one task. They react to any stimulus, whether it is a crisis or not.

Do you lack confidence in yourself?

Multi-Tasking can be a way of trying to please everybody, all the time, to get approval. It projects an image of someone who thinks their own work is unimportant.

Are you a rude person by nature?  Does your company reward rudeness?

Even nice people can be unaware of the message they send by Multi-Tasking.  Multi-Tasking is a great way to insult others.   Think about it: when you answer the phone and say “I can’t talk now. I’m in a meeting with 10 people.” Congratulations! You’ve insulted eleven people at once! Of course, you or your company may like using insults as a business strategy. Or, you may simply be an arrogant bully. Which is it?

Do you have control issues?

Some people just cannot let go, cannot trust others, cannot delegate. Are they “control freaks?” Control freaks complain about having to do everything themselves – yet they will not ask for help, nor will they train others to help them.  They want to control it all by doing it all, all the time.

What did your manager say in your last performance review?

If your manager said you are scattered, that the quality of your work is suffering, that you need to learn to focus, then you may be using “Multi-Tasking” poorly.

Next week, I’ll offer some opinions about how to control Multi-Tasking, and use it to your advantage.

 

Ann Searles: PEPWorldwide Canada/Caribbean

Johan Chr. Holst, PEPww Norway, Redaktør

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

De er en pest og en plage. De er en tidsrøver. Og det er møteplikt. Ja nettopp. Det handler om møter. Igjen!

Uvel møtt (DN-artikkel) forfattet av Cecilie Enger

Norske ledere og en stor del av resten av organisasjonen tilbringer store deler av arbeidstiden i møter. Men mange av møtedeltakerne opplever at store deler av tiden i møter er bortkastet. Cecilie Enger har gjort et ærlig forsøk på å dokumentere riktigheten i denne påstanden. Konsernledelsen i Hafslund har stilt ledermøtet sitt til disposisjon for dokumentasjon og læring av og om møteeffektivitetens hemmeligheter.

I artikkelen kan det se ut som forfatteren stuper rett inn i et ledermøte som er i ferd med å avsluttes. Og hva opplever vi som leser: Leder gruppen sitter og evaluerer seg selv og sine egne bidrag i møtet. Åpenhjertig og ærlig “feedback” på godt og vondt.

Men sånn har det ikke alltid vært. I løpet av det siste året har konsernledelsen i Hafslund endret formen på møtene sine. Antallet møter er halvert og de er blitt svært mye mer effektive. Og deltakerne er svært fornøyd med disse endringene.

Halve dagen i dårlige møter. Nylig kom boken “Livet som leder. Lederundersøkelsen 3.0″ der de siste tallene fra Administrativt forskingsfond ved Norges Handelshøyskole (AFF) viser at toppledelsen i bedrifter med mer enn 100 ansatte i snitt bruker 19 timer i uken i møter. Dette tilsvarer omtrent 40% av den totale arbeidstiden.

 

Hva så med kvaliteten på møtene? Verre er det at 40% av lederne i undersøkelsen svarer at tiden i møtene er bortkastet fordi møtene er dårlig ledet. Dette er resultatet av en studie gjennomført av org. psykologene Henning Bang og Karin Nygaard Øverland blant 80 ledere fra offentlig og privat sektor.

Et under! Henning Bang, er en av landets fremste forskere ved UiO med spesialitet på organisasjonsutvikling og møteffektivisering, og han hevder at majoriteten av moderne arbeidsfolk blir teppebombet med møter. Det er et under at så mange finner seg i å bruke så mye av sin tid på det ene dårlige møte etter det andre.

Henning Bang hevder: «Jeg tror mange ledere (og møtedeltakere) glemmer at poenget med et møte er å produsere noe av verdi». Men verdiene som skal skapes i møter er ikke direkte forbundet med nøkkeltall i et budsjett.

Vi i PEPww har i mange år bistått våre kunder med å forstå dynamikken i møter og analysere seg frem til riktige tiltak for få mer verdifull «output» av interne møter. Ethvert møte løper gjennom 3 faser. Før møte: Planlegging og forberedelser, Gjennomføring: Struktur og disiplin og Etterarbeid: Referat med klare formuleringer om Hvem-Hva-Når i betydningen: Hvem er ansvarlig for hva og når skal resultatet leveres. Vi hjelper kunden til å utvikle: Sånn gjør vi det hos oss…….. type spilleregler. Det dårligste utbytte av møter er der hvor det ikke er utviklet spilleregler eller de er utviklet men de følges ikke.

Henning Bangs oppskrift for gode møter er der møteleder hanker inn diskusjonen når den beveger seg bort fra temaet samtidig som deltakerne selv klarer å hente seg inn når man havner på et sidespor. Gode møter har en kultur for å si fra når møtene er uklare og når man ikke når målene som er satt. Gode møter har en leder som etterspør kvaliteten på møtet i etterkant.

Slik vi ser det i PEPww er noen av de største møtekillerne tilgjengelighet til pc – internett og mobil i møterommet. Husk at den hjernen vi er utstyrt med bare kan være konsentrert om en konkret tanke av gangen. Altså, enten er den (hjernen) ute og svever på internett eller den befinner seg i møtet sammen med gode og effektive kolleger. Vel  møtt!

Johan Chr. Holst, PEPww Norway, Redaktør

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

 

Stress. Solution

Clearly there is a huge gap between the results employees are expected to deliver and the energy and calm they have to have to make it happen. Suppose that the mentioned problems have been solved, how would it look like then?

If there is something that you need to do, but it’s not getting done, one of the first places to start is to clear out the clutter around you and inside you. Clutter can block precious new energy from flowing into your life by filling up your world with old stagnant energy that loves to build up and stay right where it is. Clutter in your life might include a messy environment, a pile of paper on your desk, a non organized computer… When we free up this old energy around our space, we feel more lively and energized. And if we can set up a good system, it will help us to take the right actions that will lead us to our objectives.

The same goes for mental clutter. When you get rid of unneeded information, tasks and thoughts, you eliminate the energetic clutter that holds you back. Your mental self-management will create a clear head. You will be able to do the right thing in the right way at the right moment. Your searches will result in finding the right information, leading to better decisions in less time. The improved information processing will also result in time savings with regard to creating and modifying documents. Duplicated efforts within different divisions/projects will diminish. Processes will be better managed. Productivity and sales will increase because employees and customers are able to find the needed information, products and services, and customer satisfaction improves. And as a result of this, you will begin to feel more comfortable.

In order to help people and organizations to have this kind of results, the Personal Efficiency Program (PEP) has been developed as a coaching program to co-create the best possible solutions in making choices and setting objectives, to develop the best information processing techniques, to enhance personal and team success and performance. Based on our extensive experience with hundreds of organizations, in different sectors, and with different dimensions, we can conclude that PEP helps you and your organization to go through a maturity and engagement process towards improved results with less stress.

Hugo Van den Bergh PEPworldwide – Belgium

Johan Chr. Holst, PEPww Norway, Redaktør

Tilbake til hjemmesiden: pep.no