Avbrudd i arbeidet: Løsninger

Vi ser hva avbrudd fører til av frustrasjoner og stress hos de menneskene vi trener i PEP ®-programmet , og at nesten alle, uten unntak , har et problem med det.

1. Det er flere måter du kan takle dette på: Du kan forbedre ditt rykte på jobb ved å :

- I det øyeblikket du hører eller husker noe som må gjøres, noter det ned! Psykologer sier at vårt korttidsminne varer ikke lenger enn 20 sekunder. Videre vet vi at de fleste av oss ikke kan huske mer enn 7-8 elementer på en gang, så det beste alternativet er å skrive ned alt som bør gjøres i det øyeblikket du tenker eller hører om det.

- Etabler deg med en grunnleggende planleggingsprosess. En liste over ting som skal gjøres er ikke nok. Du må også bestemme NÅR det skal gjøres. Noter tidsfrister i kalenderen med påminnelser om den valgte Startdato og ikke din Forfallsdato. “Blokker” av tid for de viktigste aktiviteter skal alltid være reservert i kalenderen. En gang i uken skal du vurdere hva som må gjøres i neste uke og planlegge tid til det. Gjør dette og jeg garanterer at du vil ha mindre avbrudd.

2 . Unngå å jobbe med “flere ting på en gang”: – Slå av e-postvarsling og ikke ta ny e-post mer enn 2-3 ganger om dagen.

Effektivitetstips:

* Begynn alltid dagen med en planlagt oppgave av høy verdi. Ikke start med din egen epost.

*Det er tider når du ikke kan og ikke bør svare telefonen. Det er praktisk når den som ringer får informasjon av din mobilsvar når du er tilgjengelig.

* Når du er den som ringer og blir konfrontert med en talepost bør du legge igjen følgende informasjon: navn, emne og når du er tilgjengelig for en retursamtale og til hvilket nummer det skal ringes hvis det er forskjellig fra det du ringer fra.

3 . Skap en kultur med respekt for hverandre: – Hvis du ønsker å påvirke eller endre miljøet må du alltid begynne med deg selv. Forutsatt en proaktiv tenkemåte kan du da bestemme deg for å utvide din egen sirkel av innflytelse til å gjelde arbeidsmiljøet, inkludert de du jobber med. Du gjør dette ved å respektere dine kollegaers rett til uforstyrret arbeid. – For folk som du rutinemessig trenger å samhandle med, sett av tid i kalenderen, såkalt “batching” som betyr å jobbe med likeartete oppgaver i sammenheng.

4 . En arbeidsplass uten avbrudd: – Å kunne jobbe i et miljø der du kan konsentrere deg og gjøre fremskritt med viktige oppgaver  er avgjørende. De fleste kontormiljøer er ikke utformet for å bidra til dette. Dessverre! Forslag:

- Arbeid en dag i uken hjemmefra er vanligvis en god løsning, selvfølgelig er dette avhengig av ditt hjemmemiljø.

- Stillerom for konsentrasjon fungerer godt så lenge det det er ment for respekteres av andre, noe som betyr at når du bruker det skal ingen komme og banke på døren for å stille et spørsmål.

- Hvis du blir lett distrahert skal du arrangere arbeidsplassen din slik at du ikke ser dører eller ut av vinduer.

5 . Ingen plass til deg uten unødvendige avbrudd: Hvis du ikke kan jobbe hjemmefra, eller det ikke er stillerom der du kan arbeide. Eller er din arbeidsplass i et åpent kontorlandskap hvor folk kommer og går hele tiden, og hvor du hører kolleger snakke i telefonen og du blir lett distrahert. Det er umulig å konsentrere seg, og det er virkelig frustrerende.

En løsning kan være å skaffe deg iPod eller en mp3-spiller sammen med noen støyreduserende hodetelefoner. Laste ned noe passende musikk (spa-musikk er bra) eller klassisk musikk, eller hvis du ikke liker klassisk musikk, velg annen musikk, uten tekster og med 60 slag i minuttet, og du er i business . Det vil ta noen minutter for deg å nå Alpha tilstanden i kropp og hode, en sinnstilstand hvor du kan fokusere, assimilere og arbeide med informasjon enkelt og effektivt. Du bør bruker dette i perioder utover dagen, ikke hele dagen gjennom. – Jeg vet at dette virker. Jeg bruker rutinemessig denne teknikken selv, og jeg skrev denne bloggen i akkurat et slikt et travelt miljø som jeg beskriver ovenfor!

Eric Magnusson PEPworldwide – Europe
Johan Chr. Holst, PEPworldwide Norway, Redaktør.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

Problem: Interruptions

One of the most common frustrations voiced by the participants in our PEP® Program are the continuous interruptions in their working environment making it difficult for them to concentrate.

Not all interruptions are bad. A client calling to place an order is a desirable interrupt and a social interaction with a colleague after you have been looking at the computer screen for the past couple of hours is often welcome.

This Blog is about those interruptions we would rather not have. The most common sources are:

  1. Colleagues with a question
  2. The telephone
  3. Ambient noise
  4. The “beep’ announcing that an email has arrived

There can also be a separate category of interruptions stemming from the reputation you have created in relation to those you work with. There are colleagues to whom you can send a request or delegate an action and it disappears into a black hole never to be seen or heard of again and there are colleagues who you trust will do what you have asked them to do correctly and on time without further follow up. Poor work organization and poor planning are a major cause of interruptions resulting in frustration and stress.

From our PEP® Efficiency Survey database where our PEP® Program participants give their input, we have been able to conclude that interruptions have a remarkable impact on our stress level. Through the cross tabulation of the input from several thousand PEP® Program participants we can actually measure how much stress is caused by a specific amount of interruptions.

In 1924 the EEG apparatus was invented and used by Scientists to measure brainwaves. They have defined four levels of brainwaves with specific characteristics:

  1. BETA: these are our most powerful brainwaves active in reasoning, discussions and activities in the outside world.
  2. ALPHA: this is a pleasant and relaxed state ideal for learning, absorbing and understanding information. You have a high level of concentration and focus. This can also be described as being in your FLOW.
  3. THETA: a state of deep relaxation between waking and sleeping.
  4. DELTA: a state of sleep and unconsciousness.

We are interested in the state of ALPHA. This is where you are mentally most productive.

Now here you are at your desk, in your FLOW, working on that very important report that has got to be finished today, when Peter walks up to your desk and asks “have you got 2 minutes?” It’s never 2 minutes and when Peter leaves half an hour later you pick up that report again and look at it.

How many minutes are needed until your concentration and focus have returned? Most people will say 3 or 4 minutes and yes, you have once again started reading it but you are not yet in your ALPHA state, not in your FLOW.

It will take you 15 to 20 minutes to get back to that state of concentration!

But in today’s normal working environment we can expect to be interrupted every 3.5 to 7 minutes the whole day through. So how can we ever get any productive work done?

See our Blog next week for the solution.

Eric Magnusson PEPworldwide

Johan Chr. Holst, PEPworldwide Norway, Redaktør.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no