7 gode mailtips før ferien i år

14 dager igjen til ferien? Da er det på tide å ta noen grep med våre mailtips, så du er mest mulig klar når tiden er inne, unngå å dra med deg masse jobb inn i ferien.

Det er  snart ferie, hva kan du gjøre for i størst mulig grad unngå å havne i mailfella i ferien? Her kommer 7 gode e-post tips om hvordan du gjør deg klar for litt “time out” og 6 gode råd om hvordan du kommer raskt i gang igjen. Les våre tips til hvordan du kan unngå mailfella gjennom god planlegging og litt forberedelser.

Begynn å trappe ned til feriestart allerede nå:

  1. Avtal hvem som skal overta dine oppgaver i ferien
  2. Skriv en tydelig fraværsassistent i mailen, den bør inneholde:
    • Dato for når du er tilbake etter ferien
    • Navn, mailadresse og telefonnummer til din stedfortreder
    • Beskriv hva avsender kan forvente seg av deg når du har ferie. “Mail blir lest innimellom”, eller “Ikke forvent svar fra meg”. Er du skikkelig modig og ønsker minst mulig arbeid ila og etter ferien er avsluttet, skriver du: “Send din mail på nytt til meg etter ferien dersom du ønsker at jeg fortsatt skal håndtere den”
    • Be avsender ta kontakt med deg på sms eller mobil, dersom det ikke kan vente til du er tilbake
  3. Sett opp automatikken i fraværsassistenten i din mail riktig:
    • Sett start- og sluttdato og aktiver NÅ
    • La mottaker kun få en feriemelding
    • Påse at det gjelder for både interne i egen organisasjon og for de utenfor din organisasjon
  4. Se over innboks, dine pågående saker, oppgavelister og kalenderen
  5. Gå kritisk gjennom oppgavelisten din. Gjør en realistisk vurdering og dobbeltsjekk dine prioriteringer og aktualitet for pågående saker. Prioriter hvilke oppgaver som er viktigst og som du må få unna før ferien
  6. Sett av konkrete tidsrom i kalenderen til å gjøre de viktigste oppgavene, som “møte med deg selv”. Prioriter strengt disse avtalene fremfor andre møter den siste uken før feriestart
  7. Prøv å unngå møter siste uke før ferien, så du har mulighet til å få unna de høyest prioriterte oppgaver og kan ta ferie med god følelse av kontroll

Dagen før feriestart:

  1. Se over din kalender og egen oppgaveliste
    • Sett ny startdato for ikke-avsluttede oppgaver til etter ferien
    • Bruker du flagging av mailer eller kontakter? Sjekk om de fortsatt er aktuelle, og sett eventuelt ny dato
  2. Legg inn tydelig fraværsmelding, gjerne også på mobilsvar. Sjekk at den virker slik du ønsker: når er du tilbake fra ferie? Hvor kan folk henvende seg mens du er på ferie? Har du en backup på kontoret?
  3. Hvilke saker/personer er viktige nok til at du skal prioritere de i ferien?
  4. Sett av tid i kalenderen din til “møte med deg selv” noen timer de første dagene etter ferien for å få mulighet til å skaffe deg oversikt og komme i gang med oppgaveløsning. Sett disse møtene med deg selv som opptatt i kalenderen, så dine kolleger ser at du er opptatt og ikke kaller deg inn til andre møter
  5. Vurder å ta med deg en liten notisbok, eller gjør deg kjent med et noteringsverktøy på din smartphone for gode jobbideer som kan dukke opp når du minst venter det :).
  6. Slå av Push mail. Du har fortsatt tilgang til e-post, men det er lettere å bestemme selv om du vil laste den ned
Oliventre og utsikt, sol og sommer nytes med god samvittighet for jobben med våre mailtips

6 gode råd om hva du kan gjøre for å håndtere din mail smart i ferien

Første dag etter ferien:

  1. Bruk den tiden du allerede har satt av i kalenderen til å gjenoppta oversikten og komme i gang
  2. Se over innboksen i mailen, begynn med det nyeste og håndter viktige saker og møteinnkallinger fra siste uke
  3. Beslutt hva du må gjøre nå, hva du må planlegge og hva du kan delegere. Deleger nå det som kan delegeres. Viktige, større oppgaver må du planlegge nå, sett påminnelse i kalender eller oppgaveliste/task manager når du skal ta fatt på dem
  4. Lag en mappe som heter “Rydd –feriemail 2015″ og flytt alt som er kommet i innboksen i ferien over til denne mappen, unntatt de nyeste sakene som du vil starte å jobbe med. Se raskt over innholdet for å ha oversikt. En annen dag kan du eventuelt sette av tid til å gå mer nøye gjennom denne mappen og flytte/arkivere e-poster til andre mapper hvis du har behov for det
  5. Når du nå har en relativt oversiktlig innboks går du i gang med å arbeide med de nyeste sakene som du må få unna så snart som mulig
  6. Sjekk ut om oppgaver mottatt i ferien fortsatt er aktuelle og planlegg når du skal løse dem

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine kolleger en riktig God Sommer!