Om Jojo Bough Holst

Daglig leder og produktivitetskonsulent som ivrer etter å hjelpe bedrifter og medarbeidere til en bedre dag på jobben

Konkrete triks for å takle tilgjengelighet i ferien

Forhåpentlig begynner du nå å bli klar for litt ferie. Du har kontroll og oversikt på alle oppgaver, kunder, kollegaer og prosjekter. Men hvordan har du tenkt å håndtere den stadig økende grad av, eller krav til din tilgjengelighet? Hvordan avvikles ferien på ditt kontor lokalt? Hva med de andre kontorene? Hva du avtaler i forkant av ferien for hvor tilgjengelig du skal være, kan i stor grad påvirke hvordan du kan nyte dager med familien foran peisen på hytta eller i skisporet der du farer avgårde, kilometer etter kilometer. Kanskje skal du til sydligere strøk og få kjenne varmen på kroppen…

Så da er det vel bare å se frem til første feriedag. Nå er det en ting som gjelder. Få unna mest mulig oppgaver som du har drøyd i det lengste med å gjennomføre, for nå er det straks ferie, og da skal du ikke bare ha gjort unna oppgaver og prosjekter, du skal også rydde pulten og innboksen, slik at du også er mest mulig klar til å starte på igjen når det nye året er her.

Ferien er her – ny tilgjengelighet

Så kommer dagen, den første dagen i ferien – ah, så deilig! Så kommer kanskje kriblingen, du vet du ikke burde men, du kjenner det i den hånda du pleier å ha smarttelefonen din i… Hvor langt inn i den etterlengtede første feriedagen går du før du begynner å gjøre slik du pleier å gjøre? Godt innarbeidede vaner vet sjelden forskjell på om du har ferie eller om du er på jobb. I hvert fall den første uken. Det er vel derfor også mange hevder at første uken brukes ofte til å komme i feriemodus, andre uken nytes ferien, og den tredje – da begynner vi mentalt å forberede oss på at vi skal starte på jobb igjen. Det er jo heller ikke så rart at det for mange er slik, teknologien som har hjulpet oss til økt tilgjengelighet, har vi også med oss på ferien, eller hva? Og mailikonet på telefonen lyser plutselig rødt, riktignok ganske diskre, men du legger allikevel godt merke til det. Og du legger også merke til at nå står det ikke lenger 7, men 28. 28 nye mail! Og du er bare på den første feriedagen! En del synes dette med jobbmail på ferie er en stressfaktor. Forventer jobben, kollegaene og kundene at du følger med? Forventer de at du svarer? Forventer familien din at du nå endelig er til stede med dem,  for dem? At du faktisk kan være med på å gjøre familieferieting uten at du har smarttelefonen i den ene hånden?

Tilgjengelighet – en kjent utfordring

Vi møter denne problemstillingen stadig vekk hos våre kunder. Vårt beste råd er å sjekke av med din leder hva han eller hun forventer av deg i ferien. Tro det eller ei, men mange ledere vi jobber med ønsker at deres medarbeidere kommer raskt inn i feriemodus, nyter ferien til det siste, og møter opp igjen på kontoret med fulladete batterier og masse gode opplevelser. De vet at dette er sunt, og at det forebygger utbrenthet. Mange ledere legger også opp til at det skal være mulig å få til. De engasjerer ferievikarer, sørger for at det er ferieoverlapping, eller sikrer på andre måter at kjernefunksjonen på avdelingen blir ivaretatt. På den annen side forventer de ofte også at ferierende kollegaer er tilgjengelig på telefon. Ja, det var det jeg visste tenker du kanskje nå, la meg forklare. Dette er nemlig en meget god ting. Avtaler dere forventningene rundt dette før ferien, betyr det nemlig at kontoret kan få tak i deg på tlf eller helst via sms, og gi deg beskjed om at de trenger en (forhåpentlig) kort prat med deg. Så kan du finne et tidspunkt som passer for deg å ringe de tilbake. Har du i tillegg en klar og tydelig fraværsassistent (se blogg 7 mailtips), kan du faktisk unngå å slite ut tommelfingeren på innboksen din, og nyte ferien med visshet om at: om det er behov for deg, så kan du vente en telefon eller en sms om det.

Må ha tilgjengelighet – hvordan?

Har du derimot ingen ferievikar, eller av andre årsaker har en slik jobb at du må være på og følge med, er det et par enkle ting du kan gjøre:

  • Avklar med din leder og familie, at det faktisk er slik (er du sikker på at det er sant at det må være sånn?)
  • Bli enige om at nå tar jeg en “tur innom jobben”, og så gjør du det og ikke noe annet
  • “Vær på jobben” i et avtalt tidsrom, 30 min eller en time, alt ettersom det som behøves, informer de rundt deg om hvor lenge du “er borte”
  • Unngå å sjekke mail innimellom hver gang du tenker at du får en mulighet til det når ingen ser deg. Det skaper bare ubehageligheter og dårlig samvittighet for familiemedlemmer og dårlig samvittighet for de åpnede og halvleste mailene som venter på et svar fra deg. Og helt ærlig, vil du ikke egentlig heller være tilstede i juleselskapet?

PEPworldwide ønsker dine kollegaer, din familie og deg en riktig god og fredelig julefeiring.

Er huskelister gammeldags?

De mest anvendte huskelister eller sjekklister vi kjenner er de som flybesetningen gjennomgår før hver eneste ”takeoff”. Og hvorfor gjør de nå det? De har jo sikkert gjort de samme grepene mange hundre ganger. Er huskelister blitt gammeldags? Tror vi at vi er blitt flinkere til å huske nå enn tidligere?

Forklaringen er ganske enkel: Hjernen er en dårlig notatblokk! Den er ikke til å stole på når det gjelder å huske ting eller gjenskape tanker og informasjon ”på kommando” eller når vi trenger informasjonen. I følge George Miller og hans banebrytende forskning på 1950-tallet  fremgår det at hjernen i beste fall kan huske inntil syv forskjellige ting eller saker i vårt såkalte arbeidsminne samtidig, +/- 2. Derfor går jeg og mange med meg ofte for å handle på butikken med huskelister nettopp fordi det er så lett å glemme alt jeg skal kjøpe. Nå som det går mot jul, er det flere ting å huske på, og det gjør det jo ekstra vanskelig å huske alt, for det er jo jul bare en gang i året.

Her kommer poenget. Hvorfor ikke gjenbruke disse huskelistene ved neste anledning av samme type? De aller fleste av oss reiser en del og det betyr forberedelser, pakking av bagasje, huske forskjellige rutiner og håndgrep som å slå av strykejernet (klassiker hvis man driver med den slags), stoppe aviser, låse terrassedøren, “pass – penger – pilletter” osv.

Som julekvelden på gubben

I forbindelse med julen er det tusen ting som man skal huske å gjøre og huskelister skrives igjen og igjen og igjen. Julen kommer jo tilbake hvert år! Hvorfor ikke bruke listene om igjen som sjekklister som stadig blir bedre? Noen elementer faller bort og nye kommer til. Julekortlister, (sorteringskriterium i Outlook for øvrig), presanglister, bestillingslister i butikker etc. Her kommer gevinsten: Vi trenger ikke tenke de samme tankene hvert eneste år, med fare for å glemme noe! Og juleforberedelsene er mye mer kontrollerte og med et lavere stressnivå.

Og hva med alle oppskriftene på julemat og kaker som bare benyttes en gang i året? Hvorfor ikke samle huskelister og sjekklister, juleoppskrifter, lister over julekortmottakere og annen julerelatert informasjon i en perm under mottoet alt på ett sted og gjennfinnbart?

Lister kan med enkelhet også deles med andre. Test ut Wunderlist appen, helt ypperlig!

På internett fant vi denne lille filmsnutten som så tydelig beskriver ideene våre, som er gjennomprøvd i mange år. Smarte juleforberedelser

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine en riktig god førjulstid.

7 gode mailtips før ferien i år

14 dager igjen til ferien? Da er det på tide å ta noen grep med våre mailtips, så du er mest mulig klar når tiden er inne, unngå å dra med deg masse jobb inn i ferien.

Det er  snart ferie, hva kan du gjøre for i størst mulig grad unngå å havne i mailfella i ferien? Her kommer 7 gode e-post tips om hvordan du gjør deg klar for litt “time out” og 6 gode råd om hvordan du kommer raskt i gang igjen. Les våre tips til hvordan du kan unngå mailfella gjennom god planlegging og litt forberedelser.

Begynn å trappe ned til feriestart allerede nå:

  1. Avtal hvem som skal overta dine oppgaver i ferien
  2. Skriv en tydelig fraværsassistent i mailen, den bør inneholde:
    • Dato for når du er tilbake etter ferien
    • Navn, mailadresse og telefonnummer til din stedfortreder
    • Beskriv hva avsender kan forvente seg av deg når du har ferie. “Mail blir lest innimellom”, eller “Ikke forvent svar fra meg”. Er du skikkelig modig og ønsker minst mulig arbeid ila og etter ferien er avsluttet, skriver du: “Send din mail på nytt til meg etter ferien dersom du ønsker at jeg fortsatt skal håndtere den”
    • Be avsender ta kontakt med deg på sms eller mobil, dersom det ikke kan vente til du er tilbake
  3. Sett opp automatikken i fraværsassistenten i din mail riktig:
    • Sett start- og sluttdato og aktiver NÅ
    • La mottaker kun få en feriemelding
    • Påse at det gjelder for både interne i egen organisasjon og for de utenfor din organisasjon
  4. Se over innboks, dine pågående saker, oppgavelister og kalenderen
  5. Gå kritisk gjennom oppgavelisten din. Gjør en realistisk vurdering og dobbeltsjekk dine prioriteringer og aktualitet for pågående saker. Prioriter hvilke oppgaver som er viktigst og som du må få unna før ferien
  6. Sett av konkrete tidsrom i kalenderen til å gjøre de viktigste oppgavene, som “møte med deg selv”. Prioriter strengt disse avtalene fremfor andre møter den siste uken før feriestart
  7. Prøv å unngå møter siste uke før ferien, så du har mulighet til å få unna de høyest prioriterte oppgaver og kan ta ferie med god følelse av kontroll

Dagen før feriestart:

  1. Se over din kalender og egen oppgaveliste
    • Sett ny startdato for ikke-avsluttede oppgaver til etter ferien
    • Bruker du flagging av mailer eller kontakter? Sjekk om de fortsatt er aktuelle, og sett eventuelt ny dato
  2. Legg inn tydelig fraværsmelding, gjerne også på mobilsvar. Sjekk at den virker slik du ønsker: når er du tilbake fra ferie? Hvor kan folk henvende seg mens du er på ferie? Har du en backup på kontoret?
  3. Hvilke saker/personer er viktige nok til at du skal prioritere de i ferien?
  4. Sett av tid i kalenderen din til “møte med deg selv” noen timer de første dagene etter ferien for å få mulighet til å skaffe deg oversikt og komme i gang med oppgaveløsning. Sett disse møtene med deg selv som opptatt i kalenderen, så dine kolleger ser at du er opptatt og ikke kaller deg inn til andre møter
  5. Vurder å ta med deg en liten notisbok, eller gjør deg kjent med et noteringsverktøy på din smartphone for gode jobbideer som kan dukke opp når du minst venter det :).
  6. Slå av Push mail. Du har fortsatt tilgang til e-post, men det er lettere å bestemme selv om du vil laste den ned
Oliventre og utsikt, sol og sommer nytes med god samvittighet for jobben med våre mailtips

6 gode råd om hva du kan gjøre for å håndtere din mail smart i ferien

Første dag etter ferien:

  1. Bruk den tiden du allerede har satt av i kalenderen til å gjenoppta oversikten og komme i gang
  2. Se over innboksen i mailen, begynn med det nyeste og håndter viktige saker og møteinnkallinger fra siste uke
  3. Beslutt hva du må gjøre nå, hva du må planlegge og hva du kan delegere. Deleger nå det som kan delegeres. Viktige, større oppgaver må du planlegge nå, sett påminnelse i kalender eller oppgaveliste/task manager når du skal ta fatt på dem
  4. Lag en mappe som heter “Rydd –feriemail 2015″ og flytt alt som er kommet i innboksen i ferien over til denne mappen, unntatt de nyeste sakene som du vil starte å jobbe med. Se raskt over innholdet for å ha oversikt. En annen dag kan du eventuelt sette av tid til å gå mer nøye gjennom denne mappen og flytte/arkivere e-poster til andre mapper hvis du har behov for det
  5. Når du nå har en relativt oversiktlig innboks går du i gang med å arbeide med de nyeste sakene som du må få unna så snart som mulig
  6. Sjekk ut om oppgaver mottatt i ferien fortsatt er aktuelle og planlegg når du skal løse dem

PEPworldwide Norge ønsker deg og dine kolleger en riktig God Sommer!