To guruer i en smekk.

Harvard Business Review –skribentene Tony Schwartz og David Allen intervjuet om temaet ”How to get more done!”

A complete guide to making yourself – and your team – more productive

Disse to guruene er vel kjente for sine bøker, foredrag, webinarer og store tilhengerskarer. De tar for seg temaet personlig produktivitet og effektivitet fra to forskjellige vinkler som begge er viktige for forståelsen av hvordan vi bedre kan utnytte vår ressurser.

Tony Schwartz har fokus på det mentale landskapet og hvordan vi dyrker dette for best mulig avkastning. David Allens utgangspunkt er på det mer praktiske plan – hvordan vi strukturerer våre tanker og planer for en best mulig avkastning på vårt investerte engasjement. Dette gjelder både i jobb og privat sammenheng.

Med dette anbefaler vi et dypdykk i temaet ”Hvordan få mer gjort!”

Dette opptar jo de fleste av oss. Her er lenken til artikkelen:

http://hbr.org/2011/05/being-more-productive/ar/1 

Lykke til.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

PEPww forespurt om leveranser til Shell internationalt

Vi i PEPworldwide Norge er stolte av å bli invitert til en prekvalifisering for leveranser av vårt program for personlig effektivitet PEP – Gjør det nå! til Shell internasjonalt. Vi er representert i over 30 land verden over.

Videre er vi svært stolte over å kunne legge frem dokumenterte resultater som viser at 113 deltakere fra forskjellige lokasjoner har oppnådd en gjennomsnitlig gevinst i tid på hele 1,82 timer pr dag eller 9,2 timer pr. uke.

Ved denne anledning ønsker vi å fremheve de av våre rådgivere som har jobbet med Shell i Norge: Hanne Kristine Lyssand i Stavanger, Torill Neset og Frede Jakhelln i Trondheim. Disse tre rådgiverene har til sammen over 20 års erfaring med å hjelpe ansatte på alle nivåer til å få en bedre arbeidssituasjon. Vi gratulerer dem med dette svært gode resultatet så langt og ønsker dem lykke til med prekvalifiseringen.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Hva var det vi sa…… – Sannhetens øyeblikk!

I Aftensposten 8. juni 1999 fant vi denne beskjedne artikkelen:

IT kan svekke produktiviteten. Allerede den gang var e-post blitt et voksende problem! 38 prosent av de britiske kontorarbeiderne som ble spurt svarte at ”IT-meldingene” forstyrret dem i arbeidet. E-post var allerede da blitt et voksende problem. 200 meldinger daglig var ikke uvanlig viser undersøkelsen. Artikkelen poengterer videre nødvendigheten av å beherske teknologien! Dette var i 1999.

For et par dager siden skrev VG om Frankrikes nest største bedrift, Atos Origin, som skal avvikle sin bruk av intern e-post i løpet av 3 år. Og begrunnelsen er i følge VG at

”Vi produserer data på en massiv skala, noe som forurenser vårt arbeidsmiljø og trenger seg inn i våre private liv.” Dette sier Atos Origin-direktør Thierry Breton i en pressemelding. Hvem blir først ut i Norge til å få sitt merkenavn i historiebøkene?

Les hele artikkelen og finn tips til smartere jobbing med e-post her.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011

Fra vår kollega Bary Sherman i California har vi mottatt denne samlingen av nyttårsønsker / løfter fra hele den industialiserte verden:

WORK IMPROVEMENT TIPS FOR THE OFFICE?

 Fallbrook, December 23, 2010 –  It’s that time to resolve to start to work smarter-not harder, to get more of the right things done in less time, and to do all this with less stress from wherever you are.

 Our work, where we spend so much time, is a place often overlooked in the tradition of New Year’s Resolutions.  Continuing a tradition, PEPworldwide-USA., a partner in the global consortium that developed the PEP Program and the White Collar Productivity Index (WPI), has asked its clients and associates around the world “What’s on your list of tips that have improved your TIME MANAGEMENT SKILLS”    

 PEPworldwide’s 2011 TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS are:

   1.  Do not multi task – you will waste time and get less accomplished.

  2.  No scroll bar in the email “In-Box” at the end of the day.

  3.  Silence your cell mobile device when in meetings or in open space.  

  4.  Get your mental and physical space organized to save time and energy.  

  5.  Schedule time on your electronic calendar to do your own work.

  6.  Turn off the visual and audio email alerts on your computer.  

  7.  Process your email on a schedule rather than checking it constantly.    

  8.  Schedule time, before you leave, to handle backlogs when you return from vacation.

  9.  Do the “Worst Things First” and reduce procrastinate.  

10.  Treat your Calendar like a map and check often what is coming up ahead.

11.  Populate your calendar with every predictable event that will take your time.

12.  Use “Instant Massaging” only when you need an instant reply.

13.  Put the “big rocks” in your calendar first, fit in other things as you can.

14.  Enable, if available, “delete from your handheld & computer” on your mobile device.

15.  Have your Outlook open to calendar first, not email, to see what your day is like.
                   

According to Lynn Sherman, President of PEPworldwide-USA, “There are many things people can do to improve their effectiveness and reduce stress from wherever they work.  It’s mostly a matter of changing personal habits. These TOP 15 TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011 are simple in nature, but you have to stick with them until they become common routines and everyday habits. Changing behavior is what it takes, and these proven, common-sense tips will help people improve their personal effectiveness and productivity.”

          For helpful tips and proven methods to help improve any of the TIME MANAGEMENT RESOLUTIONS for 2011 contact:  johan@pep.no

PEPworldwide clients include such prominent organizations as Astra Zeneca, Ernst & Young, Harris Bank, HP, Kraft Foods, NCR, Toyota and Wrigley.  

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Møte med ”meg selv” – Dagens viktigste møte!

Fra historien husker vi sitatet fra Blaise Pascal, (fransk matematiker og filosof) på 1700 tallet:

”Vi lever aldri i nuet, vi fortaper oss i fortiden som om den fløy for fort eller vi tar fremtiden på forskudd som om den drøyet med å komme. Så tåpelige er vi at vi flakker som forstyrret omkring i tider da vi ikke har noe å bestille, uten å akte det minste på dette nuet som alene er vårt.”

 

Det er mange år siden IBT avdekket det faktum at deltakere i våre programmer for personlig effektivitet (PEP-Gjør det nå!) hadde vanskelig for å arbeide med oppgaver som krever konsentrasjon i arbeidstiden. Årsakene til dette har vi erfart opp gjennom tiden er mange. La meg belyse noen av hovedpunktene i utviklingen som i dag er rammebetingelsene for vår arbeidssituasjon.

Jeg skal ikke befatte meg med IBM’s kulehodemaskin med rettetast men gå rett løs på den elektroniske tekstbehandler som lagret teksten elektronisk, inntil du ba den skrive ut på et papir det du hadde skrevet. Deretter kommer de personlige datamaskinene på løpende bånd i stadig mindre og mindre utgaver. Samtidig forsvinner sekretærer og forværelsesbetjeningen. (de kan også være menn). Alle skal på PC-kurs (enten du vill eller ikke). Det neste store fremskrittet er den bærbare telefonen (som for meg veide 10 kg) og den kostet kr. 25.000 i 1987. Deretter følger åpne kontorlandskap. Dette tiltaket var motivert ut fra kunnskapen om at ca 35% av alle ansatte var aldri tilstede. Så la oss bygge om og fjerne veggene, spare husleie, øke kommunikasjonen, redusere møtene fordi vi blir raskere oppdatert i åpne landskap. Vi fjerner sentralbordet,  veggfaste telefoner og callingssystemer og alle får mobiltelefoner med innlagt e-post, LinkedIn, Facebook og ellers alt hva snurrige utviklere har skaffet oss av duppeditter……

Og nå kommer jeg til poenget eller hjertesukket: Hele denne utviklingen som beskrevet ovenfor har bare tatt 30 – 40 år. Vår kropps fysiologi og funksjoner har ikke utviklet seg tilsvarende for å møte omgivelsenes krav til omstilling. De elementer av endringer jeg har kort beskrevet ovenfor kan beskrives slik: Våre muligheter til å konsentrere oss om en klar tanke av gangen er vesentlig redusert. Forskere hevder at vi blir avbrutt mellom 200 og 300 ganger i løpet av en arbeidsdag. Og etter hvert avbrudd tar det betydelig tid, ja mange minutter avhengig av oppgavenes kompleksitet, å komme tilbake til det mentale modus man var i da avbruddet skjedde.

Nylig deltok flere av oss på et webinar (foredrag på internett med bilder og publikum over hele verden) gjennomført av Tony Schwartz [tony@theenergyproject.com]. Hans fokus var på: Hvordan bekjempe vår distraksjon eller sagt på en annen måte Hvordan redusere alle våre avbrudd slik at produksjonen av resultater øker. Her er noen konkrete forslag som også støttes av Tony Schwartz:

  1. Planlegg Møter med deg selv. Sett av tid til denne type jobbing i kalenderen slik at du signaliserer at du ”er i møte”.
  2. Slå av alle varsler om at du har ny e-post.
  3. Slå av telefonen og sørg for at du har en informativ telefonsvarer.
  4. Multitasking (e-postvarsler, SMS’er, høyrøstet samtale i nærheten, mobilsamtaler etc) gjør noe med vårt nervesystem.
  5. Kroppen vår er fysiologisk maskin. Den jobber kontinuerlig i intervaller av ca 90 minutter, både under søvn og våken tilstand. Du skal derfor også ha fokus på nødvendigheten av å ta pauser hver 1,5 timer. Dette vil både du og kroppen din tjene på. Og du blir trolig mer effektiv og det kan jo også dine omgivelser sette pris på!

Følger du ideen om bedre oppgaveplanlegging og bruk av teknikken ”Møte med meg selv” på viktige og krevende oppgaver, kan vi love deg en gevinst med vesentlig større sannsynlighet enn Viking Lotto. Lykke til!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

E-postens sorger og gleder

Fortsatt er norske aviser, og for så vidt forskere fra alle verdenshjørner, opptatt av fenomenet som tar kvelertaket på mange ansatte hver eneste dag.  Dette er situasjonen:

Får du altfor mange e-poster i løpet av dagen? Popper de opp med hornmusikk og fanfarer når du minst av alt ønsker det fordi du må konsentrere deg om en vrien oppgave? Har du altfor få mapper å legge e-postene i, og når du har lagt en e-post i en mappe finner du den aldri igjen fordi mappenavnet er helt antikvarisk og gått ut på dato?

Nikker du gjenkjennende til noe av dette er du i samme båt som mange av de menneskene som IBT og PEPworldwide har jobbet med i 25 år. E-posten som skulle være et hjelpemiddel og forenkle arbeidssituasjonen på grunn av sin raske mulighet for kommunikasjon mellom mennesker, viser seg å ha en betydelig negativ innvirkning fordi den er blitt en alvorlig stressfaktor for mange mennesker. Vi lar oss rive med i et betydelig høyere tempo. Vi svarer på e-post, sms’er og andre sosiale medier i et stadig høyere tempo, når som helst og hvor som helst inntil vi møter veggen og må ta en “time out”.

Som konsulenter og rådgivere har vi sett denne utviklingen på nært hold. Vi mener det er på høy tid at arbeidslivet finner metoder til å ta den langsomme tiden tilbake. Vi må sette foten ned, etablere noen enkle spilleregler og en gjensidig respekt for at det går an å sette grenser og utvikle spilleregler som gjør at vi kan leve med disse verktøyene. Vi må kunne gi beskjed om hvordan vi bruker e-post og jobber med den på en strukturert måte. Den generelle oppfatningen om at e-post er en åpen linje til alle døgnets tider må ikke være regelen men unntaket fordi noe brenner! Vi må tørre å kommunisere til omgivelsene hvordan vi tar ansvaret for å gjøre jobben vår. Og det er dette som er det vanskeligste: Nemlig å gjøre noe på en annen måte enn før.

Husk dette lille diktet:
Hvis du alltid gjør det du alltid har gjort – Vil du alltid få det du alltid har fått!

Her følger noen gjennomprøvde råd til deg som har lest så langt:
* Bruk litt tid på å etablere en mappestruktur som gjenspeiler dine ansvarsområder og evt. dine hovedansvarsoppgaver. På denne måten vil du alltid ha en mappe å legge (arkivere) e-posten i. Få e-posten ut av Inn-boksen. En e-post som er tatt hånd om, lest og / eller besvart, skal ikke lenger ligge i Inn-boksen. Er den arkivverdig så skal den sendte e-posten arkiveres.
* Be om å bli strøket fra adresselister som gir deg unødvendig informasjon.
* Lag en regel for e-poster du ikke ønsker å se.
* Gjør det til en vane å planlegge aktiviteter basert på e-post innspill.
* Unngå å skrive ut
* Unngå å sende e-post med mange i Til-feltet hvis du skal ha noe gjort.   
   Benytt bare de som skal ta “action” i Til-feltet. Resten på kopi.
* Bruk blindkopi hvis du skal sende til mange, på den måten avdekker du  
    ikke e-postadresser som kan misbrukes.
* Bruk Delete-knappen flittig.

Hvis du er i tvil om du kan gjennomføre disse til dels rabiate tiltak for å bedre din personlige arbeidssituasjon så husk følgende:
Du er ansatt for å gjøre jobben din etter ditt beste skjønn. Valget er ditt, men Gjør det nå!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

The Productivity Paradox:

Harvard Business Review juni 2010:

I denne artikkelen beskriver Tony Schwartz hvordan de har hjulpet Sony Pictures Entertainment med endringsprosessen. Selskapet har gjennomført prosjekter i den hensikt å øke de ansattes forståelse for hvordan øke egen energi og etablere ritualer for egne arbeidsprosesser. I Culver City, California, har mer enn 3000 ansatte, av Sony Pictures 6300 ansatte, gjennomgått programmet for energiøkning i hverdagen.

Schwartz skriver at så langt har programmet vært mottatt med overveldende positivitet. 88 % av deltakerne sier at det har gjort dem mer fokusert og produktive. Les hele artikkelen her: hele artikkelen

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Overfylte e-postkasser bidrar til økt stress, men overfylt med hva?

Overfylte e-postkasser er mer og mer en gjenganger når temaer som stress på jobben er i fokus. Vi kan gjøre noe med det…… hvis vi vil!

Før elektronisk post ble allemannseie fikk vi reklame i posten i form av konvolutt, frimerke og et innhold, også kalt DM (direct mail). DM var lett å identifisere og 99% av den gikk rett i det runde arkiv eller resirkulasjon. I dag er DM erstattet med alle former for nyhetsbrev. Et mer akseptabelt navn på den gamle DM utsendelsen.

Som personlige rådgivere og coacher på folks arbeidsplasser, får vi en god forståelse for de forskjellige typer e-post våre kunder får inn i sin e-postkasse. Jeg vil i det etterfølgende presisere at e-post er så mye forskjellig, og derfor trenger forskjellig behandling. Jeg vil også skissere tiltakene for å redusere virkningen av en ”full” e-postkasse.

Innboksens innhold kan deles inn i et fåtall hovedgrupper:
1. Arbeidsoppgaver: Disse er de viktigste. De kan enten ”Gjøres nå!” eller planlegges for å gjøres lenger frem i tid.
2. Arbeidsrelatert informasjon: Krever bare lesning og arkiveres eller slettes etter at den er lest.
3. Nyhetsbrev eller reklame: Ofte er dette informasjon vi har bedt om, eller ufrivillig mottar som følge av besøk på en hjemmeside, anskaffelse av kredittkort, kunde i et flyselskap eller hundre andre årsaker. Denne ”reklamen” lar vi ofte ligge i innboksen for å lese i en ”uke med to torsdager”. Det skjer jo som kjent aldri. Innholdet i innboksen øker, vi vet at det ligger der men forsøker å etablere et ikke-forhold til det.
4. Sosiale medier som sender oss en e-post hver gang det er en hendelse på et av de stedene vi ønsker å følge, og det er etter hvert svært mange.
5. ”Fredagsmail” med vitser og kjedebrev fra fjern og nær. Ofte tunge vedlegg som beslaglegger mye av kapasiteten på serverne.

Dette er i hovedsak de kategorier som kan beskrive innholdet i postkassen. Er dette noe du kjenner deg igjen i, kan du prøve våre forslag til forbedringer:

  1. Arbeidsoppgaver: Gjør dem nå! eller lag en oppgave i e-postsystemet og planlegg når og hvordan du skal løse oppgaven. Når du har planlagt den så fjern den fra innboksen. Sørg for at du har en egnet mappestruktur til dette formålet.
  2. Arbeidsrelatert informasjon som bare skal leses: Arkiveres eller slettes når den er lest. Sørg for å ta deg tid til slike ”skal bare leses”-oppgaver når du først setter deg til med e-posten.        
  3. Nyhetsbrev eller reklame: Det meste av dette vil ikke være jobbrelatert selv om noe er det. Etabler deg med en privat e-postadresse og studer denne reklamen når du er ferdig med jobben du blir betalt for å gjøre.
  4. Sosiale medier: De fleste av disse, for ikke si alle, er av privat natur. Derfor foreslår vi at du har en privat e-postadresse til bruk på sosiale medier.
  5. ”Fredagsmail”. Lag deg en mappe i e-posten med et passende navn for dette så slipper du å snuble over dette temaet i utide.

Avslutningsvis vil jeg anbefale deg å etablere en mappestruktur som reflekterer dine ansvarsområder. Bruk også muligheten til å lage regler for automastisk lagring av e-post i din mappestruktur. På denne måten vil din e-post bli et ”bedre sted å være”. Lykke til.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Overveldet av ny teknologi? – Du må bare henge med!

I DN 17. juli har professor Torill Moi en artikkel med tittelen Distraksjonenes tid. Hennes beskrivelse av den moderne teknologiens påvirkning på vår mulighet til planmessig og uforstyrret jobbing er en glitrende beskrivelse av vår arbeidssituasjon.

 ”Den nye teknologien har endret arbeidsformene våre. Det skaper større frihet til å jobbe som man vil, men også, paradoksalt nok, en følelse av aldri å ha fri”.

Bare det faktum at store deler av våre arbeidsoppgaver er forbundet med enten å lese eller å besvare e-post, stiller svært store krav til vår evne til å konsentrere oss. I tillegg kommer alle andre former for nye kommunikasjonskanaler, smarttelefoner, SMS, interne direct messaging systemer og hva de nå heter alle sammen.

Jeg har i sommer reflektert over hvor dette skal ende. Selvsagt har det ingen ende. Utvikling er noe kontinuerlig som et svinghjul som drives rundt av leverandører og utviklere som stadig må finne på noe nytt som skal pushes ut på markedet. Løsningen er ikke å vente på at utviklingen skal stagnere. Nei, vi må henge med! Vi kommer ikke utenom et kontinuerlig behov for trening og opplæring i bruk av teknologien. I tillegg kommer kanskje den største utfordringen: Vår egen selvdisiplin. Torill Moi beskriver i artikkelen hvor lett det er å la seg fange av saker og ting på skjermen som etter en time viser seg å ha vært fullstendig bortkastet og en ikke planlagt aktivitet.

Min konklusjon: Det er hjelp å få i denne verden av ny og stadig mer avansert teknologi. Men du må fikse det selv. Trene opp selvdisiplinen, øve deg på å holde fokus, eliminere forstyrrelser, organisere arbeidsplassen og få jobben gjort. Og ikke glem at det hjelper å ha planlagt hvordan tiden skal brukes. Og så følge planene i størst mulig grad.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Slave av smarttelefonen?

I all tid siden hjulet ble oppfunnet har menneskene tilpasset seg den teknologiske utviklingen. Elektrisiteten, telegrafen og telefonen, radioen og grammofonen er alle oppfinnelser som har påvirket oss mennesker og vår tilværelse. Vi har tilpasset oss. Da TV’n en dag kom inn i huset ommøblerte vi stuen slik at alle kunne se på den og kommunikasjonen ble tydelig redusert. Med mikrobølgeovnen fulgte mange nye matprodukter og vedtatte oppskrifter ble ”gammeldags”. Og med den personlige datamaskinen forsvant sekretærene.

Nå er det telefonen som preger vår tilværelse. Smartphone, iPhone, Blackberry (ikke til å spise) HTC, Nokia N97 eller W995 (musikkmaskin) fra Sony Ericsson for å nevne noen. Disse håndholdte vidundrene som kan gjøre alt har vært omtalt i lang tid av voksne ”forståsegpåere”. Det har vært omtalt alt fra strålefare til mobbing på sosiale medier og avhengighet.  

Så endelig, fredag 4. mai har VG et spesialoppslag med tittelen: Slaver av smarttelefonen. I artikkelen står fire ungdommer (18 til 21) frem og bekjenner sin avhengighet. De bekrefter forskernes bekymring for denne utviklingen. De har vanskelig for å holde en logisk tankerekke over lengre tid. De bare MÅ sjekke telefonen hvert tredje minutt. Uansett hva man holder på med av andre oppgaver. Begrepet multitasking har slått rot i det norske språk. Denne litt nevrotiske atferden er lett synlig der mennesker samles, enten det er på gaten, T-banen, i møter eller i bilen. Ja for det piper jo når du har fått ny melding. Og det kan jo være noe spennende……….  Min bekymring for disse multitaskerne, når de en gang skal i jobb og det blir stilt krav til disiplin og ytelse, er at de ikke takler slike eksterne rammebetingelser. Les mer om multitasking her

Men dette er ikke et ungdomsfenomen som de forhåpentligvis vil ”vokse av seg”. Vi er alle bitt av denne basillen som kalles ”tilgjengelighet”. Den angriper folk i alle aldre, i alle yrker og bransjer. Vi ser det i alle former for møter, ja selv på Stortinget og i begravelser vibrerer det i lommen og folk snur seg bort og visker eller taster meldinger i troen på at ingen legger merke til det. Vi tvinges til å være på hele tiden. Grensen mellom jobb og privat tid utraderes ved hjelp av teknologien.

Og hva gjør dette med oss? Det er det enda vanskeligere å si noe bastant om. Men det er et faktum at avbrudd i konsentrasjon og tankrekker krever mye tid for å komme tilbake til der vi var før avbruddet.

Men menneskene har jo vært skeptiske til teknologiske nyvinninger tidligere også. Og vi har overlevd det meste av det………

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst