De er en pest og en plage. De er en tidsrøver. Og det er møteplikt. Ja nettopp. Det handler om møter. Igjen!

Uvel møtt (DN-artikkel) forfattet av Cecilie Enger

Norske ledere og en stor del av resten av organisasjonen tilbringer store deler av arbeidstiden i møter. Men mange av møtedeltakerne opplever at store deler av tiden i møter er bortkastet. Cecilie Enger har gjort et ærlig forsøk på å dokumentere riktigheten i denne påstanden. Konsernledelsen i Hafslund har stilt ledermøtet sitt til disposisjon for dokumentasjon og læring av og om møteeffektivitetens hemmeligheter.

I artikkelen kan det se ut som forfatteren stuper rett inn i et ledermøte som er i ferd med å avsluttes. Og hva opplever vi som leser: Leder gruppen sitter og evaluerer seg selv og sine egne bidrag i møtet. Åpenhjertig og ærlig “feedback” på godt og vondt.

Men sånn har det ikke alltid vært. I løpet av det siste året har konsernledelsen i Hafslund endret formen på møtene sine. Antallet møter er halvert og de er blitt svært mye mer effektive. Og deltakerne er svært fornøyd med disse endringene.

Halve dagen i dårlige møter. Nylig kom boken “Livet som leder. Lederundersøkelsen 3.0″ der de siste tallene fra Administrativt forskingsfond ved Norges Handelshøyskole (AFF) viser at toppledelsen i bedrifter med mer enn 100 ansatte i snitt bruker 19 timer i uken i møter. Dette tilsvarer omtrent 40% av den totale arbeidstiden.

 

Hva så med kvaliteten på møtene? Verre er det at 40% av lederne i undersøkelsen svarer at tiden i møtene er bortkastet fordi møtene er dårlig ledet. Dette er resultatet av en studie gjennomført av org. psykologene Henning Bang og Karin Nygaard Øverland blant 80 ledere fra offentlig og privat sektor.

Et under! Henning Bang, er en av landets fremste forskere ved UiO med spesialitet på organisasjonsutvikling og møteffektivisering, og han hevder at majoriteten av moderne arbeidsfolk blir teppebombet med møter. Det er et under at så mange finner seg i å bruke så mye av sin tid på det ene dårlige møte etter det andre.

Henning Bang hevder: «Jeg tror mange ledere (og møtedeltakere) glemmer at poenget med et møte er å produsere noe av verdi». Men verdiene som skal skapes i møter er ikke direkte forbundet med nøkkeltall i et budsjett.

Vi i PEPww har i mange år bistått våre kunder med å forstå dynamikken i møter og analysere seg frem til riktige tiltak for få mer verdifull «output» av interne møter. Ethvert møte løper gjennom 3 faser. Før møte: Planlegging og forberedelser, Gjennomføring: Struktur og disiplin og Etterarbeid: Referat med klare formuleringer om Hvem-Hva-Når i betydningen: Hvem er ansvarlig for hva og når skal resultatet leveres. Vi hjelper kunden til å utvikle: Sånn gjør vi det hos oss…….. type spilleregler. Det dårligste utbytte av møter er der hvor det ikke er utviklet spilleregler eller de er utviklet men de følges ikke.

Henning Bangs oppskrift for gode møter er der møteleder hanker inn diskusjonen når den beveger seg bort fra temaet samtidig som deltakerne selv klarer å hente seg inn når man havner på et sidespor. Gode møter har en kultur for å si fra når møtene er uklare og når man ikke når målene som er satt. Gode møter har en leder som etterspør kvaliteten på møtet i etterkant.

Slik vi ser det i PEPww er noen av de største møtekillerne tilgjengelighet til pc – internett og mobil i møterommet. Husk at den hjernen vi er utstyrt med bare kan være konsentrert om en konkret tanke av gangen. Altså, enten er den (hjernen) ute og svever på internett eller den befinner seg i møtet sammen med gode og effektive kolleger. Vel  møtt!

Johan Chr. Holst, PEPww Norway, Redaktør

Tilbake til hjemmesiden: pep.no

 

Legg igjen et svar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Du kan bruke disse HTML-kodene og -egenskapene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>