Forsvarsdepartementet driver rovdrift på sin planavdeling (ca 150 ansatte)

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

Fenomenet Halvtidsteoremet slår til igjen.

Oppslag i VG i går søndag 5 mai siterer en, etter kroppsspråket slukøret forsvarsminister, som erkjenner rovdrift på ansatte i planavdelingen i Forsvarsdepartementet, i forbindelse med avslutningen av et pågående planarbeidet. Da jeg i dag skulle friske opp innholdet i artikkelen i VG var den «tatt av plakaten». Det i seg selv er jo ganske underlig!!!!

Artikkelen fra VG i går bragte frem erindringer fra noen år tilbake da jeg holdt et dagseminar om «Personlig effektivitet» for en avdeling i forsvaret. Og for at jeg skulle være godt oppdatert på hva avdelingen arbeidet med fikk jeg av sjefen tilsendt deres årsplan som besto av 46 oppgaver hvorav 4 var deltakelse i internasjonale samlinger / møter og resten var oppgaver av typen forskjellige prosjekter. Det som var karakteristisk for denne planen var at alle oppgavene startet den første januar og alle skulle være avsluttet innen 31. desember samme år.

I den senere tid er jeg blitt kjent med Halvtidsteoremet som har følgende postulat:

«Et menneske som er satt til en oppgave er alltid mindre effektiv i første halvdel av arbeidsøkten.»

Og så tilbake til seminaret for offiserene. Jeg tillot meg følgende utsagn etter å ha lest årsplanen for dem: «Nå forstår jeg hvorfor dere har så god tid i årets første halvdel og så forferdelig liten tid i årets andre halvdel.» Jeg valgte å forelese rundt teknikker og forståelse for prosjektplanlegging på individnivå. Tiden man har til rådighet for en oppgave må brytes ned i håndterbare størrelser med milepæler som i store oppgaver. De korte intervallene fjerner ikke fenomenet men minsker effekten. Selv om man er alene om å gjennomføre en oppgave skal deloppgavene settes inn i ditt personlige planleggingsverktøy. På denne måten er det en større sjanse for at oppgaven blir løst som planlagt.

Og avslutningsvis tar jeg med et råd til optimistene: «Overplanlegging» er nesten like farlig som ingen planlegging. Vår erfaring er at du ikke skal planlegge mer enn 60% av tiden din for å kunne ta hånd om det uforutsette når det kommer. Og det gjør det jo alltid.

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere en vel planlagt vår.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

Legg igjen et svar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Du kan bruke disse HTML-kodene og -egenskapene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>