Hvordan ta kontroll over e-posten og din egen tid……..

Erling Paulsen, adm. dir. i Rubberduck Media Lab, har i DN 11. mai en glitrende beskrivelse av hvordan e-posten (i dette tilfellet Outlook) har tatt kontrollen over våre arbeidsliv. Som bedriftsrådgiver og trener på området personlig effektivitet i mer enn 25 år, har vi kunnet følge utviklingen på nært hold og sett hvordan de enkelte ”verktøyene” eller kontorstøttesystemene har påvirket vår arbeidssituasjon – på godt og vondt.

For hva er egentlig et e-postsystem? I vår verden er e-post bare en virtuell konvolutt med innhold og frimerke som beveger seg fra avsender til mottaker med utrolig stor fart. Med det som utgangspunkt, kan vi spørre oss hvorfor det er blitt slik som Erling Paulsen så treffende beskriver: E-posten (Outlook) tar etter kort tids ansettelse kontrollen over ditt arbeidsliv! Det er en snikende utvikling; som et slags jobb-dop man blir avhengig av. Vi i IBT Norge AS har satt sammen noen enkle regler for hvordan du kan ta kontroll over e-posten og din egen tid:

  1. Slå av alarmer og varsler om at du har mottatt ny e-post. Jobb med e-posten din regelmessig, 3 – 4 ganger om dagen og gjør noe med den første gang du leser den. Ikke bare sjekk ut at det ikke haster.
  2. Ikke åpne e-posten som det første du gjør når pc’en startes om morgenen. Bruk de første par timene til å skape de viktigste resultatene den dagen.
  3. Benytt deg av mulighetene til å filtrere eller etablere automatisk sortering (lage regler) av e-poster du ikke umiddelbart har behov for å se.
  4. Planlegging av arbeidsoppgaver er viktig. Hvis planene dine er synlig i et felles kalendersystem, så krev respekt for at du har satt av tid til dine planlagte gjøremål.

Disse enkle spillereglene vil gi deg en opplevelse av mestring og økt kontroll. Det er et tankekors at vi har hatt e-post i ca 15 år uten at noen har bekymret seg for å utvikle eller publisere regler eller gode arbeidsvaner for brukeren. Når derimot Twitter, Facebook og andre sosiale medier blir allemannseie, med en antydning til misbruk i arbeidstiden, trykkes det på alarmknappene. Man skal skrive særoppgaver på høyskoler, etablere strategier i bedriftene og se på lovverket med reguleringsmuligheter. Mens bruk og misbruk av e-posten er nærmest en ikke-sak. Ha en fortreffelig Pinsehelg – fri for e-post!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no             Johan Chr. Holst

Legg igjen et svar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Du kan bruke disse HTML-kodene og -egenskapene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>