Møte(u)virksomhet – et tusenårig fenomen umulig å forbedre?

I A-magasinet i går har Christine Koht en svært humoristisk og alvorlig ment artikkel om temaet Møteuvirksomhet. Artikkelen påviser mange sider ved dagens møtevirksomhet: Det er for mange møter, det er for mange på møtene, sakene er dårlig forberedt, møtene er dårlig ledet og referatet mangler ofte konklusjoner som kan bringe saken videre. Christine Koht har forsket på temaet og funnet at en ”vanlig arbeidstaker” tilbringer tiden i 61 møter i måneden. Hvis alle møtene varer 1 time tilsvarer det tilnærmet halve arbeidstiden. Og effekten av dette tidsforbruket kjenner vi alle til. Halvparten er bortkastet.

Møter har vært en arbeidsform i all tid. IBT med sine programmer for personlig effektivitet har arbeidet med disse temaene siden 1985. Vår erfaring er at møteledelse og møtedeltakelse er områder eller ferdigheter som ikke har fått den samme fokus for effektivisering som andre former for kommunikasjon. Jeg regner ikke med video eller telefonkonferanser. Jeg snakker om møter der menneskene møtes ansikt til ansikt.

Vi tar på oss ”møterollen” i det vi entrer et møterom. Rollene våre er hovedsakelig to typer:

1. Rollen vi spiller når det er et rolig og bekvemt møteklima og

2. Den rollen vi spiller når klimaet tilspisser seg og det blir konflikt i møtet.

Møter av begge typer er ikke slutt fordi om ordstyrer avslutter møtet. Prosessen i form av samtaler og diskusjoner på møtetemaene fortsetter i korridorene, på kontorene og i kantinene.

Våre anbefalinger til alle som leder møter er følgende:

  • Vær best mulig forberedt med innkalling og agenda så detaljert som mulig.
  • Hvis du vil ha fokus på forbedringsområder så si det i starten av møtet.
  • Evaluer møtet mens alle er tilstede. Registrer forbedringer og eventuelle utfordringer.
    Våre anbefalinger til alle som deltar i møter:
  • Forvent at møteinnkallelsen angir når møtet skal være ferdig slik at du kan planlegge resten av dagen.
  • Forvent at møteinnkallelsen angir hva du som deltaker skal gjøre av forberedelser
  • Forvent at møtereferatet kommer til deg innen neste dag og at det inneholder tiltakspunkter med hvem som er ansvarlig og tidsfrister for å ha utført oppgaven.

Tilbake til hjemmesiden: http://www.pep.no

Legg igjen et svar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Du kan bruke disse HTML-kodene og -egenskapene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>