Overfylte e-postkasser bidrar til økt stress, men overfylt med hva?

Overfylte e-postkasser er mer og mer en gjenganger når temaer som stress på jobben er i fokus. Vi kan gjøre noe med det…… hvis vi vil!

Før elektronisk post ble allemannseie fikk vi reklame i posten i form av konvolutt, frimerke og et innhold, også kalt DM (direct mail). DM var lett å identifisere og 99% av den gikk rett i det runde arkiv eller resirkulasjon. I dag er DM erstattet med alle former for nyhetsbrev. Et mer akseptabelt navn på den gamle DM utsendelsen.

Som personlige rådgivere og coacher på folks arbeidsplasser, får vi en god forståelse for de forskjellige typer e-post våre kunder får inn i sin e-postkasse. Jeg vil i det etterfølgende presisere at e-post er så mye forskjellig, og derfor trenger forskjellig behandling. Jeg vil også skissere tiltakene for å redusere virkningen av en ”full” e-postkasse.

Innboksens innhold kan deles inn i et fåtall hovedgrupper:
1. Arbeidsoppgaver: Disse er de viktigste. De kan enten ”Gjøres nå!” eller planlegges for å gjøres lenger frem i tid.
2. Arbeidsrelatert informasjon: Krever bare lesning og arkiveres eller slettes etter at den er lest.
3. Nyhetsbrev eller reklame: Ofte er dette informasjon vi har bedt om, eller ufrivillig mottar som følge av besøk på en hjemmeside, anskaffelse av kredittkort, kunde i et flyselskap eller hundre andre årsaker. Denne ”reklamen” lar vi ofte ligge i innboksen for å lese i en ”uke med to torsdager”. Det skjer jo som kjent aldri. Innholdet i innboksen øker, vi vet at det ligger der men forsøker å etablere et ikke-forhold til det.
4. Sosiale medier som sender oss en e-post hver gang det er en hendelse på et av de stedene vi ønsker å følge, og det er etter hvert svært mange.
5. ”Fredagsmail” med vitser og kjedebrev fra fjern og nær. Ofte tunge vedlegg som beslaglegger mye av kapasiteten på serverne.

Dette er i hovedsak de kategorier som kan beskrive innholdet i postkassen. Er dette noe du kjenner deg igjen i, kan du prøve våre forslag til forbedringer:

  1. Arbeidsoppgaver: Gjør dem nå! eller lag en oppgave i e-postsystemet og planlegg når og hvordan du skal løse oppgaven. Når du har planlagt den så fjern den fra innboksen. Sørg for at du har en egnet mappestruktur til dette formålet.
  2. Arbeidsrelatert informasjon som bare skal leses: Arkiveres eller slettes når den er lest. Sørg for å ta deg tid til slike ”skal bare leses”-oppgaver når du først setter deg til med e-posten.        
  3. Nyhetsbrev eller reklame: Det meste av dette vil ikke være jobbrelatert selv om noe er det. Etabler deg med en privat e-postadresse og studer denne reklamen når du er ferdig med jobben du blir betalt for å gjøre.
  4. Sosiale medier: De fleste av disse, for ikke si alle, er av privat natur. Derfor foreslår vi at du har en privat e-postadresse til bruk på sosiale medier.
  5. ”Fredagsmail”. Lag deg en mappe i e-posten med et passende navn for dette så slipper du å snuble over dette temaet i utide.

Avslutningsvis vil jeg anbefale deg å etablere en mappestruktur som reflekterer dine ansvarsområder. Bruk også muligheten til å lage regler for automastisk lagring av e-post i din mappestruktur. På denne måten vil din e-post bli et ”bedre sted å være”. Lykke til.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst

Legg igjen et svar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *

Du kan bruke disse HTML-kodene og -egenskapene: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>