It’s piling up!

“I can’t see the forest, from the trees!” is a phrase we as PEP consultants often hear when starting a Day 1 with a new PEP Group.

As we see in our line of work,  many participants of the PEP Course are somewhat drowning in backlogs and unfinished work. When we ask them where we as PEP consultants are most likely to help them to improve their efficiency, this is a key-subject named. They regularly complain about not being able to sort the old mail in the inbox, thoroughly read or finish the sometimes long overdue tasks which follow with these mails. This, of course, causes a lot of stress for the participants and usually is one of the main reasons for this stress and leads them into almost instant procrastination.

Not only in the electronic inbox (Outlook, Groupwise, etc.) tasks and mails are piling up for these participants. Even their physical inbox (hereby I mean their To-Do- shelf or in-tray) is often stuffed to the brim with unfinished work, which should have been handled for some time ago, or may even have been laying there for months. Imagine a desk filled with piles of paper and loose notes. Not a pretty sight and certainly distracting!

The before-named related stress these backlogs create can be generally problematic for the participant, because the person will always be looking at these piles (whether they are physical or electronic) and not really having a plan for squashing these. But there are ways to improve this!

Next week we will give you some useful tips on how to gradually reduce your backlog and keep the inbox/in-tray clean and in control!

Remco Visser, PEPworldwide Nederland

Johan Chr. Holst, Redaktør,   Tilbake til hjemmesiden: pep.no

Skråblikk på arbeidslivet, av daglig leder, etter ett år ved roret

 

Våre PEPrådgivere har en utrolig variert arbeidsdag og vi er svært privilegerte som får anledning til å bli kjent med så mange mennesker i mange forskjellige avdelinger og virksomheter. Jeg finner det fascinerende å komme utenfra og få lov til å observere hvordan ulike mennesker selv opplever at de gjør så godt de kan for å få gjort den jobben de skal, med de verktøy de har og med de forutsetninger og omstendigheter de har. Mange er også overbevist om at deres måte er den beste måten å gjøre det på. Mang en gang har du sikkert opplevd at ved å løfte blikket, og gjerne ta et skritt til siden for å vurdere ditt arbeid eller resultat, så slår det deg, at dette kunne jeg løst på en mye enklere eller smartere måte. De fleste av oss gjør dette de første gangene vi gjør noe nytt. Etter noen ganger slutter mange å evaluere seg selv, det er blitt en rutine, og da er arbeidsvanen eller mønsteret ofte etablert. Det er da det er godt, selv om det ikke alltid føles godt, å kunne få hjelp utenfra eller fra en venn eller kollega.

Det er interessant for oss å observere hvordan arbeidstakere i ulik grad mestrer sin arbeidsmengde og hvilke ferdigheter som de benytter for å håndtere det de opplever som sin arbeidshverdag. Her finner vi mange ulike metoder, noen mer originale enn andre, spesielt finner vi mye kreative løsninger for å unngå å glemme oppgaver som skal og må gjøres. Felles for de ulike metodene er at de innen en virksomhet er preget av kun å gjelde den enkelte medarbeider. Det er ingen felles eller enhetlig måte å jobbe på i avdelingen. Det er ofte et tydelig personlig preg på måten hver enkelt velger å organisere, planlegge og gjennomføre sitt arbeide på.

Mange har mye å gjøre, andre har mindre å gjøre. Det utfordrende er når de jobber i samme avdeling, og begge opplever at de tar unna oppgaver for avdelingen og fellesskapet, begge opplever de at de må skyve sine egne oppgaver nedover på listen for å få unna andres ting. Begge opplever dette som frustrerende og begge føler at de bidrar og står på for andre, og at det kanskje går ubemerket hen. Samtidig kan det være vanskelig å be om hjelp. I vår verden handler dette om kommunikasjon, samspill og respekt. Vi erfarer at vi får medarbeidere i en avdeling eller bedrift til å kommunisere bedre og  derved øke deres grad av forståelse for hverandres oppgaver og prioriteringer. Samtidig er det ofte enklere å ta over en oppgave eller å gi den fra seg når man har en større forståelse for hverandres arbeidsmetodikk. Derfor jobber vi i PEP med hele avdelinger som ønsker å jobbe bedre sammen. 1 av 3 medarbeidere peker på at det er kollegaene som er årsaken til at de ikke får gjort det de hadde planlagt.  Med PEPs utprøvde arbeidsmetodikk hjelper vi medarbeidere i  virksomheter til å bli bevisstgjort sine arbeidsvaner og iverksette sine forbedringstiltak. Våre deltakere rapporterer om økt grad av planlegging, redusert stressfølelse, bedre oversikt, og ca 1 time frigjort tid hver dag pr. person.

Jojo Bough Holst, daglig leder, IBT Norge as og PEPworldwide Norge

Johan Chr. Holst, Redaktør,   Tilbake til hjemmesiden: pep.no

 

 

Møter igjen. De færreste har lært hvordan møter forberedes og gjennomføres for å kunne bidra til forventet verdiskapning i virksomheten.

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

Først et lite bakteppe for denne bloggen. I Aftenposten, 27. november 2009 skrev den svært skriveføre programleder og forfatter Christine Koht en artikkel om møter med bakgrunn og research fra norsk næringsliv. Artikkelen har en humoristisk vinkling, men med en alvorlig brodd: Den gjennomsnittlige ansatte deltar i 61 møter i måneden. Hvis hvert møte varer 1 time tilsvarer dette nesten halve arbeidstiden. Men det er forskjell på møter og møter. To som møtes på kafé over to kopper latte kan utrette mirakler på kort tid i forhold til grupper av alle størrelser som møtes for å ta beslutninger (kanskje) på temaer og utfordringer som er viktige for møteleder å få gjennomført.

Vi i PEPww har antenner for dette temaet og vi har funnet verdifullt materiale av høy leseverdighet på 99U.com på nettet. Vi anbefaler å ta en titt her. Denne siden inneholder mye godt stoff og det kommer stadig flere nye temaer.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

MULTITASKING – Det er igjen vitenskapelig bekreftet:

Multitasking er ikke effektivt!

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

En ny studie viser fordelene ved ikke hele tiden å sjekke e-post. Du stresser mindre og konsentrerer deg bedre.

Hvis du blir for stresset av en jevn strøm av e-poster i innboksen, men har likevel vanskelig å motstå lyssten til å sjekke om det hadde vært noe nytt? Av konkrete tips for de som ønsker å redusere stress på jobben er ett å ta en pause fra e-post – hvis det er mulig.

I en amerikansk studie tok en rekke testpersoner i et kontor “e-post ferie”. De  sjekket ikke e-posten i fem dager og arbeidet for øvrig som vanlig. I mellomtiden undersøkte forskerne deres hjertefrekvens og studerte hvordan de jobbet ved datamaskinen. Det samme gjaldt den ikke-mail-frie del av virksomhten.

Det viste seg at de ansatte som hadde tilgang til e-post hadde en konstant høy puls, som er et tegn på at kroppen er i konstant høy beredskap. Blant dem som ikke har e-post varierte pulsen på en naturlig måte, et tegn på at du er mindre stresset.

I den sistnevnte gruppen fokuserte vi lenge på en oppgave, mens de som fikk e-post hoppet mellom ulike dokumenter og dataprogrammer dobbelt så ofte som de som ikke sjekket postkassen.

Deltakere som ikke har e-post uttalte seg i intervjuer at de jobbet mer konsentrert. Du kan lese hele rapporten Her!

Kilde: Hans Lundgren
Reporter / Web Editor
hans.lundgren @ duochjobbet.se

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

Forsvarsdepartementet driver rovdrift på sin planavdeling (ca 150 ansatte)

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

Fenomenet Halvtidsteoremet slår til igjen.

Oppslag i VG i går søndag 5 mai siterer en, etter kroppsspråket slukøret forsvarsminister, som erkjenner rovdrift på ansatte i planavdelingen i Forsvarsdepartementet, i forbindelse med avslutningen av et pågående planarbeidet. Da jeg i dag skulle friske opp innholdet i artikkelen i VG var den «tatt av plakaten». Det i seg selv er jo ganske underlig!!!!

Artikkelen fra VG i går bragte frem erindringer fra noen år tilbake da jeg holdt et dagseminar om «Personlig effektivitet» for en avdeling i forsvaret. Og for at jeg skulle være godt oppdatert på hva avdelingen arbeidet med fikk jeg av sjefen tilsendt deres årsplan som besto av 46 oppgaver hvorav 4 var deltakelse i internasjonale samlinger / møter og resten var oppgaver av typen forskjellige prosjekter. Det som var karakteristisk for denne planen var at alle oppgavene startet den første januar og alle skulle være avsluttet innen 31. desember samme år.

I den senere tid er jeg blitt kjent med Halvtidsteoremet som har følgende postulat:

«Et menneske som er satt til en oppgave er alltid mindre effektiv i første halvdel av arbeidsøkten.»

Og så tilbake til seminaret for offiserene. Jeg tillot meg følgende utsagn etter å ha lest årsplanen for dem: «Nå forstår jeg hvorfor dere har så god tid i årets første halvdel og så forferdelig liten tid i årets andre halvdel.» Jeg valgte å forelese rundt teknikker og forståelse for prosjektplanlegging på individnivå. Tiden man har til rådighet for en oppgave må brytes ned i håndterbare størrelser med milepæler som i store oppgaver. De korte intervallene fjerner ikke fenomenet men minsker effekten. Selv om man er alene om å gjennomføre en oppgave skal deloppgavene settes inn i ditt personlige planleggingsverktøy. På denne måten er det en større sjanse for at oppgaven blir løst som planlagt.

Og avslutningsvis tar jeg med et råd til optimistene: «Overplanlegging» er nesten like farlig som ingen planlegging. Vår erfaring er at du ikke skal planlegge mer enn 60% av tiden din for å kunne ta hånd om det uforutsette når det kommer. Og det gjør det jo alltid.

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere en vel planlagt vår.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

Mer om stress – denne gang fra USA

Kjære PEPdeltakere, kunder, kollegaer og venner.

Denne gangen har vi sikret oss en bloggtekst fra våre amerikanske kollegaer i PEPww USA & Mexico, Lynn and Bary Sherman. De har mange års erfaring fra å ha arbeidet med PEP-programmet i USA og Mexico. Vi spurte hvordan forholdene er «over there» og vi fikk dette tilbakespillet:

 Vi leste nylig en artikkel i LA Times som nevner to studier som omhandler spørsmålet om stress i arbeidslivet. En studie var ved Yale University som fant at 29% av sivile arbeidere følte seg “ganske mye eller svært stresset på jobb.” Den andre studien var av familier og Work Institute som fant at 26% av sivile arbeidere var “ofte eller svært ofte utbrent eller stresset av sitt arbeid. “Det er skremmende å tenke på at 25% av en organisasjon opplever dette nivået av stress på en gitt dag.

I arbeidet med våre kunder i løpet av de siste årene har vi sett en oppsiktsvekkende økning i antall mennesker som forteller oss at de er “stresset” eller ” utbrent ” på grunn av de overveldende krav jobben stiller til dem. En leder av en organisasjon ba oss om å metaforisk sørge for at en av hans stab “ikke hoppe ut av et vindu.”

Stress ikke bare hemmer folks evne til å fullføre sitt arbeid. Det påvirker også deres privatliv og tjenester de leverer sine kunder / klienter.
Organisasjoner vil ha nytte av å få på plass et kontinuerlig arbeid for stadig å finne nye måter å “redusere” stress nivået på hos sine ansatte. Profesjonell ferdighetstrening er et av de beste investeringene en organisasjon kan gjøre for å hjelpe sine folk med å få arbeidet gjort med høyest nivå av kvalitet og med minst mulig stress. Vi tror at det vi gjør globalt (PEP ® Programmer) er en grunnleggende pilar for å arbeide effektivt og med minst mulig stress.Disse ferdighetene undervises det i ved Center for Creative Leadership, samt opplæring på mestringforretningsreise kommunikasjon .
Den Stress Mess er reell, men kan reduseres betraktelig ved organisasjoner som har en proaktiv tilnærming til å sikre at medlemmer av staber har mestret den kompetansen som trengs for å arbeide med topp evne og lavt stressnivå

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere en stressredusernde vår.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

 

Internasjonale nyttårsønsker

Kjære PEP-deltakere, kunder, kolleger, venner og andre interesserte

Hva vil du gjøre med ytterligere 2 timer produktiv arbeidstid pr. uke?
Våre innsamlete nyttårsønsker fra alle våre PEPworld wide virksomheter har gitt oss denne samlingen på 16 forslag. Disse verdifulle tips for å kunne øke dine arbeidsteknikker og -metoder vil kunne gi deg akkurat det.

Bare logg deg inn her: www.pepww.com/blog  

Med dette ønsker vi alle våre blogg-lesere det aller beste nyttår på lang tid.

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

 

Tanker om tid

Vi får aldri mer tid, og jo flere tidsbesparende elektroniske hjelpemidler vi omgir oss med, desto flere aktiviteter setter vi i gang som krever svar, reaksjon og oppfølging og desto dårligere tid sies det at vi får.

Men hva er dårlig tid? Er det det motsatte av god tid? Og ville det i så fall være ønskelig å kvitte seg med disse hjelpemidlene? Antagelig ikke, men hvordan komme seg ut av den negative spiralen med dårlig tid?

Tiden er en begrenset ressurs, og de fleste av oss har lært at alt som ikke har ubegrenset tilgjengelighet skal settes pris på. Vi forlanger derfor maksimal avkastning per minutt.

Hvor lenge kan vi klare å leve med dette?

Den svenske professor og forfatter Bodil Jønsson skriver i sin bok: ”Tio tankar om tid”, at hun klarte å bytte ut livsløgnen om at hun hadde dårlig tid med den som går ut på at hun har god tid. ”Det er klokketiden vi jager etter. Den effektiviserer vi. Den stykker vi opp i smådeler. Og så kjøper vi teknikk for å spare tid. Alle disse bestrebelsene virker mot sin hensikt dersom man vil ha god, opplevd tid”, skriver Bodil Jønsson. ”En person som bruker tid på å planlegge og tenke fremfor å gjøre jobben sin, kan synes hensynsløs på kort sikt. På lang sikt kan dette være den eneste personen som faktisk gjør jobben sin. Tanker tar tid”, slår hun fast.

Men hva er tid? Benjamin Franklin uttalte at Tid er det som livet består av. I grunnen en ganske god beskrivelse, det er bare det at tiden hele livet har vi jo ikke – til enhver tid. En annen ting ved tiden som er interessant er at den er en av de få tingene i verden som er demokratisk fordelt, vi har alle fått tildelt 24 timer i døgnet fra fødselen av. Det virker kanskje bare ikke sånn, og det er vel fordi vi disponerer tiden forskjellig.

Det er tre dimensjoner på tid i: Fortid, Nåtid og Fremtid, og den franske matematiker og filosof Blaise Pascal som levde fra 1623 – 1662 og grunnla sannsynlighetsregningen sa:

Vi lever aldri i Nuet. Vi tar Fremtiden på forskudd,

Vi liksom skynder på den, Som om den drøyet med å komme.

Eller vi fortaper oss i Fortiden For å fastholde den Som om den fløy for fort.

Så tåpelige er vi, At vi flakker som forstyrret omkring

I tider da vi ikke har noe å bestille,

Uten å akte det minste På dette Nuet som alene er vårt!

Tidligere var problemet å skaffe seg informasjon. Nå er problemet å bli kvitt den for at vi skal få noe ut av livet. Vi filtrerer det vi kan, men det betyr at vi blir ganske overflatiske og glemmer, både det vi må huske og det vi med fordel kan kutte ut. Vi multitasker, som gjerne resulterer i dårlig kvalitet og utilfredshet og på denne måten utviskes tiden mellom arbeidstid og fritid.

Carpe Diem – Grip dagen. Lev nå! Men hva gjør vi for å få dette til? Tar vi en time-out av og til eller er vi ikke i stand til å betjene Off-bryteren på oss selv?

Av Randi Bough Holst, rådgiver i PEPworldwide Norge.

Den som bruker sin tid dårlig, er den første til å klage over at den er for knapp

                                                       Jean de la Bruyere, Fransk forfatter (1645-1696)

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                                         Johan Chr. Holst

Tanker om tanker

- Vi blir hva vi tenker ….. Da en gammel tante sa dette til meg da jeg var 10 – 12 år gammel fant jeg påstanden merkelig – jeg skjønte den vel ikke. Mange av oss glemmer at det er vi som tenker – at det faktisk er vi selv som produserer de tankene vi tenker og bestemmer hva vi skal tenke. Det å tenke blir så selvfølgelig at vi ikke tenker på å tenke.

Tankene blir avgjørende for hva vi føler og gjør. Negative tanker gir negative følelser og handlinger, og positive tanker gir selvfølgelig positive følelser og handlinger. Fordi det er jeg som tenker, er det også jeg som er ansvarlig for å forandre måten å tenke på. Vi velger altså selv hvilke tanker vi vil ha i hodet, selv om mange kommer automatisk på grunn av etablerte tankebaner vi har i hjernen. Når de negative automatiske tankene kommer, er det viktig å forandre dem slik at de blir positive. Utbyttet kan bli enormt.

Hvordan gjør du det?

  1. Erkjenn at du av og til har for vane å tenke negativt.
  2. Forstå at tankene blir til inne i deg.
  3. Forstå at en negativ tanke begynte som en liten uskyldig tanke.

”Ikke alt vi erkjenner kan endres, men ingenting kan endres før vi har erkjent det” sa den amerikanske forfatteren James Baldwin.

Det virker som om enkelte mennesker er født optimister, men mange flere av oss har lært å være optimister. Vi måtte tenke annerledes for å føle oss bedre. Mange oppfatter det å være optimist som å tro at det nok kommer til å gå bra – tross alt. Jeg trodde også det inntil jeg oppdaget at det som er viktig for å være en livslang optimist, er å venne meg til å se muligheter – tross alt. Dette er stor forskjell i måten å tenke på. Den første oppfatningen er ganske passiv – går det så går det. Den andre er aktiv – jeg kan påvirke livet mitt.

- Dette får meg til å tenke på George Bernhard Shaw som uttalte: ”Folk skylder alltid på at omstendighetene har gjort dem til det de er. De som kommer seg frem her i verden, er de som setter i gang og leter etter de omstendighetene de vil ha, og hvis de ikke finner dem, lager de dem.”

Dette er mennesker som tar initiativ og gjør noe med en situasjon de ikke liker eller trives med. Mange av oss er utilfreds med ett eller annet, men gjør ingenting med situasjonen. Noen kaller det kos med misnøye.

- Hvis vi tenker oss at vi gir løfter om hva vi skal bruke tiden til, så kan disse deles i to: Ytre løfter som vi gir til andre – og indre løfter, som vi gir til oss selv. Hvilke løfter det er lettest å holde? Dessverre de ytre løftene. Jeg sier dessverre, for altfor mange mennesker driver rovdrift på seg selv ved sjelden å ta hensyn til kroppens signaler og egne behov. Om vi ikke holder løftene til oss selv, gir det ingen skyldfølelse, ingen dårlig samvittighet og da er det jo ikke så farlig. Eller…..? Jeg mener det er på tide å tenke mer på oss selv og egne behov – først når disse er ivaretatt er vi i stand til å hjelpe andre!

Av Randi Bough Holst, rådgiver i PEPworldwide Norge.

Henry Ford: Enten du sier at du klarer det eller ikke klarer det, har du helt rett.

Maktmøter varer dobbelt så lenge!

Fra PEPww’s program for Mer Effekt av Møter (MEM)

 Møter med mye maktkamp virker ofte dobbelt så lange som den tiden man faktisk har brukt i selve møtet.

 Om maktmøter varer i en time så vil vi påstå at det fortsetter minst en time til.

 Effektivitet i møter

 -      Man lurer med en gang på hvordan nettopp jeg kommer til å bli påvirket og hvor mye jeg kan våge å si uten at det slår tilbake osv. I etterkant av et maktmøte prater ofte deltakerne med hverandre om hva som egentlig skjedde på møtet, hva dette betyr og hvorfor det ble slik. Her ligger det et stort skjult tidsforbruk, men langt viktigere – mye frustrasjon.

 -      Å bare utøve makt over mennesker innebærer blant annet at man minsker deres intellektuelle kapasitet. Mye av kreftene og energien går med til å bekjempe makten. Skal mennesker fungere bra må de tenke selvstendig og helst delta aktivt om enighet skal oppnås og beslutningene skal bli satt ut i livet. De må ha en forståelse av hvorfor, og akseptere dette både intellektuelt og følelsesmessig. Det hele handler om å frigjøre energien i riktig retning.

 Effektivitet også mellom møtene

Med en viss teknikk kan man effektivisere selve møtene, men det er enda viktigere å skape den riktige kommunikasjonssituasjonen i gruppen som møtes. Så kan man gjennomføre møter som deltakerne på samme tid finner både inspirerende og effektive.

-      Sammen må dere se på hvordan gruppen fungerer i dag. Deretter må alle deltakerne gi uttrykk for hvordan de ønsker at gruppen skal fungere. Så må dere i fellesskap legge premisser som alle er enige om å holde seg til.

-      Det handler om en prosess som få gå over tid. Når dere har gjennomført forandringen vinner dere ikke bare tid, men også styrke i selve gjennomføringen. Mer Effekt av Møter (MEM), vil hjelpe dere i å styrke denne prosessen. Deltakerne går ikke ut fra et møte bare som en budbringer, men også som bærer av ideene bak beslutningen. De vil selv være med på å ta godt underbygde beslutninger, og får dermed et sterkere eierforhold, engasjement og større vilje til gjennomføring. Dette er uhyre viktig.  

 Møteteknikk, møtekultur og møtedisiplin

-      Mange bedrifter og avdelinger tror at de har et felles språk, men altfor ofte har vi ulike tolkninger og vurderinger av de samme ordene. Våre rådgivere som jobber med MEM-programmet er derfor nøye med å la gruppen i fellesskap definere begrepenes betydninger allerede fra starten av prosessen.

 -      Møtedisiplin handler om hvordan vi for fellesskapets beste følger de regler og normer som vi er blitt enige om i møteteknikk og møtekultur. Det betyr altså at gruppen må ha skapt kulturen og man må kunne teknikken, dvs. hvilke regler som gjelder eller skal kjennetegne dere, når vi begynner å snakke om møtedisiplin.

 Et eksempel apropos møtekultur: Noen uttrykker i positive ordelag at det er høyt under taket på møtene deres. I den sammen gruppen sier andre at man ikke snakker sammen i det hele tatt. Kanskje er det høyt under taket på andres bekostning? Lykke til med å forbedre dine møter!

Tilbake til hjemmesiden: pep.no                       Johan Chr. Holst